การสื่อสารทางธุรกิจคืออะไร? กรอบการเลือกช่องทาง

การสื่อสารทางธุรกิจเป็นเพียงการเคลื่อนย้ายข้อมูลระหว่างผู้คนในและรอบๆ บริษัทของคุณ สิ่งที่ทีมเล็กๆ ต้องเผชิญนั้นไม่ใช่คำจำกัดความ แต่เป็นการกำหนดเส้นทาง: การร้องเรียนของลูกค้าที่ส่งทางแชทโดยไม่มีใครเห็น การเปลี่ยนแปลงราคาที่ประกาศในโถงทางเดิน การอนุมัติสัญญาที่ฝังอยู่ในเธรด ทุกข้อความมีช่องทางที่เหมาะสมและหลายช่องทางที่ไม่

คู่มือนี้ให้กรอบการทำงานที่เป็นประโยชน์สำหรับการเลือกช่องทางสำหรับข้อความแต่ละประเภท ตารางที่คุณสามารถปรับใช้ให้เข้ากับบรรทัดฐานของทีมของคุณเอง และรูปแบบความล้มเหลวที่ทำลายการสื่อสารในทีมขนาดเล็กบ่อยที่สุด

ต้องการหมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจหรือไม่? รับหมายเลข MeraTalk ภายในไม่กี่นาที ไม่ต้องทำสัญญา

ก่อนที่จะส่งอะไร ให้ตอบคำถามสี่ข้อก่อน พวกเขาใช้เวลาสองสามวินาทีในการฝึกฝน และตัดสินใจว่าช่องนั้นน่าเชื่อถือมากกว่านิสัย

1. 1เร่งด่วนแค่ไหน? หากอีกฝ่ายต้องดำเนินการภายในไม่กี่นาทีให้ใช้ช่องทางที่ขัดจังหวะ ถ้าชั่วโมงหรือวันใช้ได้ ให้ใช้อันที่ไม่เป็นเช่นนั้น
2. 2มันซับซ้อนแค่ไหน? ความแตกต่าง อารมณ์ และการเจรจาต่อรองต้องใช้เสียงหรือวิดีโอ ข้อเท็จจริงและการอนุมัติสามารถเดินทางเป็นลายลักษณ์อักษรได้
3. 3มันจำเป็นต้องมีบันทึกหรือไม่? สิ่งใดก็ตามที่เกี่ยวข้องกับเงิน คำมั่นสัญญา การอนุมัติ หรือการปฏิบัติตามกฎระเบียบควรไปอยู่ที่ไหนสักแห่งที่สามารถค้นหาได้
4. 4ใครคือผู้ชม? บุคคลหนึ่งคน ทั้งทีม ทั้งบริษัท หรือลูกค้าต่างเรียกร้องให้มีค่าเริ่มต้นที่แตกต่างกัน

การตอบคำถามสี่ข้อนี้คือกรอบการทำงานทั้งหมด ตารางด้านล่างใช้กับประเภทข้อความที่ทีมเล็กส่งบ่อยที่สุด

คอลัมน์เวลาตอบสนองเป็นบรรทัดฐานของทีมที่แนะนำ ไม่ใช่ผลการวิจัย ตั้งค่าของคุณเอง จดบันทึก และทบทวนทุกไตรมาส

ช่องทางที่เป็นลายลักษณ์อักษรมีประสิทธิภาพในการให้ข้อมูลข้อเท็จจริงและแยกแยะความแตกต่างได้ช้า โทรศัพท์หรือแฮงเอาท์วิดีโอเป็นเครื่องมือที่ดีกว่า เมื่อเธรดส่งไปมากกว่าสามหรือสี่ข้อความโดยไม่มีการแก้ไข เมื่อมีอารมณ์เข้ามาเกี่ยวข้อง หรือเมื่อลูกค้าตัดสินใจว่าจะอยู่ต่อหรือไม่ กฎสั้นๆ ช่วยคุณได้: หากคุณไม่พอใจที่จะได้รับข้อความ ให้พูดออกมาดังๆ

A โทรลูกค้า ยังมีด้านเก็บบันทึกที่คนลืม บันทึกวันที่ ใครพูด สิ่งที่สัญญาไว้ และสิ่งที่จะเกิดขึ้นต่อไป ระบบโทรศัพท์แบบคลาวด์ทำให้ง่ายขึ้นโดยการบันทึกประวัติการโทรและเชื่อมโยงหมายเลขเข้ากับบันทึกการติดต่อ หากธุรกิจของคุณอาศัยการโทรเข้า การตั้งค่าหมายเลขธุรกิจโดยเฉพาะอย่างเหมาะสมเป็นพื้นฐาน ซึ่งเป็นสาเหตุที่คู่มือหมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจของเราแนะนำให้ทดสอบเส้นทางก่อนที่คุณจะเผยแพร่หมายเลขดังกล่าว

รับหมายเลขโทรศัพท์เสมือนสำหรับธุรกิจของคุณ — ตั้งค่าได้ในไม่กี่นาที

การแชทเป็นทีมเหมาะอย่างยิ่งสำหรับคำถามสั้นๆ และการประสานงานที่รวดเร็ว มันต้องดิ้นรนกับสามสิ่ง: สิ่งใดก็ตามที่ต้องมีบันทึกการตัดสินใจที่คงทน สิ่งใดก็ตามที่ยาวพอที่จะให้ผู้คนอ่านมันได้ และอะไรก็ตามที่เกี่ยวข้องกับลูกค้าที่ไม่ได้อยู่ในเครื่องมือ การทดสอบที่ดีคือข้อความจะยังมีความสำคัญในหนึ่งเดือนหรือไม่ หากจำเป็น ให้ย้ายไปยังอีเมล เอกสาร หรือตั๋ว

• สร้างช่องทางตามวัตถุประสงค์มากกว่าตามบุคคล
• ยอมรับว่าการตัดสินใจในแชทจะถูกคัดลอกไปยังตำแหน่งที่ติดตาม
• ใช้ชุดข้อความเพื่อให้คำถามและคำตอบอยู่รวมกัน
• กำหนดความคาดหวังว่าควรจะอ่านแชทเมื่อใด และเมื่อใดไม่อ่าน

อีเมลยังคงเป็นค่าเริ่มต้นสำหรับสิ่งที่แนบมาภายนอก เป็นทางการ หรือต้องมีไฟล์แนบ และจะเดินทางข้ามองค์กรที่เครื่องมือแชทไม่รองรับ จุดอ่อนคือปริมาณ: เมื่ออีเมลกลายเป็นช่องทางสำหรับทุกสิ่ง ไม่มีอะไรจะให้ความสำคัญ รักษาหัวเรื่องให้เจาะจง ใส่คำขอในบรรทัดแรก และขอหนึ่งคำขอต่อข้อความเพื่อให้สามารถติดตามการตอบกลับได้

การสื่อสารแบบครบวงจรเป็นบริการ (UCaaS) นำเสียง วิดีโอ ข้อความ และการแสดงตนมาไว้ในแอปพลิเคชันเดียว ดังนั้นการสนทนาจึงสามารถย้ายจากการแชทเป็นการโทรโดยไม่ต้องเปลี่ยนเครื่องมือ ซึ่งจะมีประโยชน์มากที่สุดเมื่อทีมของคุณใช้หลายช่องทางและสูญเสียบริบทเมื่อสลับ ไม่ได้แก้ไขบรรทัดฐานที่ไม่ชัดเจน: แพลตฟอร์มที่มียี่สิบช่องและไม่มีกฎเกณฑ์ทำให้เกิดความสับสนแบบเดียวกันในสถานที่ใหม่ ตัดสินใจเกี่ยวกับบรรทัดฐานก่อน จากนั้นเลือกเครื่องมือ หากคุณกำลังประเมินแพลตฟอร์ม คำแนะนำของเราในการประเมินผู้ให้บริการ UCaaS จากเลเยอร์ผู้ให้บริการขึ้นไปจะให้แผ่นงานการให้คะแนน

1. 1ระบุประเภทข้อความสิบประเภทที่ทีมของคุณส่งบ่อยที่สุด โดยใช้ตารางด้านบนเป็นจุดเริ่มต้น
2. 2กำหนดช่องเริ่มต้นและความคาดหวังในการตอบสนองให้กับแต่ละช่อง
3. 3ตัดสินใจว่าบันทึกจะอยู่ที่ใดสำหรับผู้ที่ต้องการบันทึก
4. 4ตั้งชื่อเจ้าของสำหรับกล่องจดหมาย หมายเลข และช่องทางที่แชร์แต่ละรายการ
5. 5เขียนลงในหน้าเดียวและวางไว้ในตำแหน่งที่พนักงานใหม่จะเห็น
6. 6ตรวจสอบอีกครั้งหลังจากผ่านไปหนึ่งเดือนและอีกครั้งหลังจากการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ในพนักงานหรือเครื่องมือ

สำหรับการอ่านที่กว้างขึ้นเกี่ยวกับการจัดโครงสร้างการเขียนและข้อความอย่างมืออาชีพ ภาพรวมการสื่อสารทางธุรกิจของ Purdue OWL ถือเป็นข้อมูลอ้างอิงที่เชื่อถือได้

พร้อมที่จะเริ่มต้นกับ การสื่อสารทางธุรกิจคืออะไร?

เข้าร่วมกับธุรกิจนับพันที่ใช้ MeraTalk สำหรับบริการเสียงขายส่ง VoIP และหมายเลขโทรศัพท์

คำถามที่พบบ่อย