วิธีรับหมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจสำหรับบริษัทของคุณ

ทุกการโทรแบบมืออาชีพที่คุณพลาดคือผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าที่เดินไปหาคู่แข่ง หมายเลขโทรศัพท์เฉพาะสำหรับธุรกิจแยกแบรนด์ของคุณออกจากชีวิตส่วนตัวของคุณ สร้างความไว้วางใจให้กับลูกค้าทันที และปลดล็อคคุณสมบัติต่างๆ — การกำหนดเส้นทางการโทร ข้อความเสียงไปยังอีเมล การต่อสายตรงอัตโนมัติ — ซึ่งมือถือส่วนตัวไม่สามารถให้ได้

จากการสำรวจของ Salesforce ในปี 2023 ลูกค้า 88% กล่าวว่าประสบการณ์ที่บริษัทมอบให้มีความสำคัญพอๆ กับผลิตภัณฑ์หรือบริการของบริษัท ประสบการณ์นั้นมักเริ่มต้นด้วยการโทรศัพท์ ไม่ว่าคุณจะเป็นที่ปรึกษาเดี่ยว สตาร์ทอัพที่กำลังเติบโต หรือธุรกิจระดับภูมิภาคที่กำลังขยายไปทั่วประเทศ การมีหมายเลขโทรศัพท์ของธุรกิจถือเป็นหนึ่งในการลงทุนที่มีเลเวอเรจสูงสุดที่คุณสามารถทำได้ภายในเวลาไม่ถึงชั่วโมง

คู่มือนี้จะอธิบายคุณทุกขั้นตอน ตั้งแต่การเลือกประเภทหมายเลขที่ถูกต้องไปจนถึงการถ่ายทอดสดวันนี้

ต้องการหมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจหรือไม่? รับหมายเลข MeraTalk ภายในไม่กี่นาที ไม่ต้องทำสัญญา

หมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจเป็นสายเฉพาะที่ใช้สำหรับการสื่อสารระดับมืออาชีพโดยเฉพาะ แยกจากโทรศัพท์เคลื่อนที่หรือโทรศัพท์บ้านส่วนตัวของคุณ หมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจสมัยใหม่ส่วนใหญ่ทำงานบน Voice over Internet Protocol (วีโอไอพี) เทคโนโลยี หมายถึง การโทรผ่านการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตของคุณ แทนที่จะเป็นสายโทรศัพท์ทองแดงแบบเดิมๆ

การเปลี่ยนแปลงนี้มีความสำคัญ หมายเลขธุรกิจที่ใช้ VoIP สามารถโฮสต์ในระบบคลาวด์ทั้งหมด ส่งต่อไปยังอุปกรณ์ใดๆ และจัดการผ่านแดชบอร์ดที่เรียบง่าย โดยไม่จำเป็นต้องใช้ฮาร์ดแวร์ในสถานที่ Grand View Research ให้ความสำคัญกับตลาด VoIP ทั่วโลกที่มากกว่า 4 หมื่นล้านดอลลาร์สหรัฐ โดยคาดการณ์การเติบโตด้วยตัวเลขสองหลักอย่างต่อเนื่องจนถึงสิ้นทศวรรษ ในขณะที่ธุรกิจทุกขนาดย้ายออกจากโครงสร้างพื้นฐานโทรศัพท์แบบเดิม

หมายเลขโทรศัพท์ของธุรกิจต่างจากหมายเลขส่วนตัวตรงที่ผูกกับบริษัท ไม่ใช่ซิมการ์ด คุณจะเก็บไว้หากคุณเปลี่ยนโทรศัพท์ เปลี่ยนผู้ให้บริการ หรือจ้างพนักงานใหม่

หมายเลขธุรกิจทั้งหมดไม่ได้มีจุดประสงค์เดียวกัน การทำความเข้าใจตัวเลือกของคุณช่วยให้แน่ใจว่าคุณเลือกขนาดที่พอดี

หมายเลขโทรศัพท์ท้องถิ่น

หมายเลขท้องถิ่นมีรหัสพื้นที่ทางภูมิศาสตร์ (เช่น 212 สำหรับนิวยอร์ก 310 สำหรับลอสแองเจลิส) พวกเขาส่งสัญญาณการมีอยู่ของชุมชนและมีแนวโน้มที่จะได้รับอัตราการตอบรับที่สูงขึ้นจากผู้โทรในท้องถิ่น การวิจัยจาก Software Advice (2022) พบว่า 80% ของผู้บริโภคมีแนวโน้มที่จะรับสายจากหมายเลขท้องถิ่นมากกว่าหมายเลขโทรฟรีที่ไม่รู้จัก

หมายเลขโทรฟรี (800, 888, 877 ฯลฯ)

หมายเลขโทรฟรีแสดงถึงความน่าเชื่อถือในระดับชาติ และช่วยให้ลูกค้าโทรหาธุรกิจของคุณได้โดยไม่มีค่าใช้จ่าย มีประสิทธิภาพโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับสายสนับสนุนลูกค้าและองค์กรที่มีฐานลูกค้าทั่วประเทศ

ตัวเลขไร้สาระ

ความไร้สาระ ตัวเลขใช้คำหรือรูปแบบที่น่าจดจำ — คิดว่า 1-800-FLOWERS มีประสิทธิภาพในการโฆษณาและการเรียกคืนแบรนด์ แม้ว่าจะต้องมีความพร้อมจำหน่ายและบางครั้งก็มีราคาระดับพรีเมียมก็ตาม

หมายเลข VoIP เสมือน

หมายเลขเสมือนไม่ได้เชื่อมโยงกับตำแหน่งทางกายภาพหรืออุปกรณ์ สามารถส่งต่อไปยังโทรศัพท์ใดๆ ก็ได้ — มือถือ โทรศัพท์ตั้งโต๊ะ หรือแอปซอฟต์โฟน — ทำให้เหมาะสำหรับทีมที่อยู่ห่างไกล พนักงานที่ทำงานนอกสถานที่ หรือผู้ก่อตั้งที่ต้องการหมายเลขมืออาชีพโดยไม่มีสำนักงานประจำ

ตัวเลือกของผู้ให้บริการมีความสำคัญพอๆ กับประเภทตัวเลข ต่อไปนี้คือวิธีที่ตัวเลือกที่พบบ่อยที่สุดเมื่อเปรียบเทียบกับระดับราคาและความเหมาะสม:

ระดับราคาจะแตกต่างกันไปตามระยะเวลาของสัญญาและส่วนเสริมฟีเจอร์ — ยืนยันราคาปัจจุบันโดยตรงกับผู้ให้บริการเสมอก่อนตัดสินใจ

รับหมายเลขโทรศัพท์เสมือนสำหรับธุรกิจของคุณ — ตั้งค่าได้ในไม่กี่นาที

การรับหมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจเพื่อใช้ในการสั่งซื้อฮาร์ดแวร์ กำหนดเวลาการติดตั้ง และรอหลายสัปดาห์ ทุกวันนี้ ผู้ให้บริการคลาวด์ส่วนใหญ่สามารถให้คุณใช้งานได้ภายใน 30 นาที

ขั้นตอนที่ 1: กำหนดความต้องการและงบประมาณของคุณ

เริ่มต้นด้วยการตอบคำถามสามข้อ: มีผู้ใช้กี่คนที่ต้องมีสาย? คุณต้องการเส้นทางการโทรหรือการต่อสายอัตโนมัติหรือไม่? คุณจะให้บริการลูกค้าในท้องถิ่น ระดับชาติ หรือต่างประเทศหรือไม่? แผน VoIP บนคลาวด์ที่คำนึงถึงงบประมาณสำหรับธุรกิจขนาดเล็กนั้นต่ำกว่าระบบ PBX แบบดั้งเดิมซึ่งต้องใช้ฮาร์ดแวร์จำนวนมากล่วงหน้า

ขั้นตอนที่ 2: เลือกผู้ให้บริการการสื่อสารบนคลาวด์

เลือกผู้ให้บริการที่นำเสนอความน่าเชื่อถือ ฟีเจอร์ที่ธุรกิจของคุณต้องการ และราคาที่โปร่งใส คุณสมบัติหลักที่ต้องมองหา ได้แก่ การต่อสายตรงอัตโนมัติ การโอนสายและการกำหนดเส้นทาง การถอดข้อความเสียงไปยังอีเมล การเข้าถึงแอปมือถือ การพักเพลงและการเข้าคิวการโทร และการผสานรวมการส่งข้อความในทีม มองหาผู้ให้บริการที่รับประกันความพร้อมในการทำงานอย่างน้อย 99.99% MeraTalk เสนอแผน VoIP ที่ยืดหยุ่น ซึ่งออกแบบมาสำหรับบริษัทขนาดเล็กและขนาดกลาง โดยไม่มีสัญญาระยะยาว และการเปิดใช้งานหมายเลขภายในวันเดียวกันที่ meratalk.com

ขั้นตอนที่ 3: เลือกและกำหนดค่าหมายเลขของคุณ

ผู้ให้บริการคลาวด์ส่วนใหญ่ให้คุณค้นหาหมายเลขที่มีตามรหัสพื้นที่ เมือง หรือคำสำคัญ คุณยังสามารถโอนหมายเลขที่มีอยู่จากผู้ให้บริการปัจจุบันของคุณได้ ซึ่งโดยทั่วไปจะใช้เวลา 5-10 วันทำการและรักษาความสัมพันธ์อันดีกับลูกค้าไว้ เมื่อคุณเลือกหมายเลขแล้ว ให้กำหนดค่าขั้นตอนการโทรของคุณ: ตัดสินใจว่าจะกำหนดเส้นทางสายเรียกเข้าอย่างไร ตั้งค่าคำทักทายการต่อสายอัตโนมัติ และกำหนดหมายเลขต่อให้กับสมาชิกในทีม

ขั้นตอนที่ 4: เชื่อมต่ออุปกรณ์ของคุณและใช้งานจริง

ดาวน์โหลดแอปมือถือหรือเดสก์ท็อปของผู้ให้บริการของคุณ บริการ VoIP ส่วนใหญ่รองรับโทรศัพท์ตั้งโต๊ะ ซอฟต์โฟน (การโทรผ่านคอมพิวเตอร์) และแอปมือถือไปพร้อมๆ กัน เพื่อให้ทีมของคุณสามารถรับสายได้จากทุกที่ ทดสอบการโทรเข้าและโทรออก ยืนยันว่าตั้งค่าข้อความเสียงถูกต้อง เท่านี้คุณก็พร้อมแล้ว

หมายเลขโทรศัพท์เป็นเพียงจุดเริ่มต้น แพลตฟอร์มที่ขับเคลื่อนนั้นจะกำหนดว่าจะให้บริการธุรกิจของคุณได้ดีเพียงใด จัดลำดับความสำคัญคุณลักษณะเหล่านี้เมื่อประเมินผู้ให้บริการ:

• Auto-Attendant - กำหนดเส้นทางผู้โทรไปยังแผนกที่ถูกต้องโดยไม่มีพนักงานต้อนรับสด สำคัญสำหรับธุรกิจที่ต้องรับสายมากกว่า 20 สายต่อวัน
• การบันทึกการโทร — มีคุณค่าสำหรับการฝึกอบรม การปฏิบัติตามข้อกำหนด และการรับประกันคุณภาพ อุตสาหกรรมที่ได้รับการควบคุมหลายแห่งต้องการสิ่งนี้
• การวิเคราะห์และการรายงาน — ทำความเข้าใจปริมาณการโทร เวลาเร่งด่วน อัตราสายที่ไม่ได้รับ และประสิทธิภาพของตัวแทนด้วยข้อมูลเชิงลึกที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล
• การบูรณาการ CRM — การซิงค์ระบบโทรศัพท์ของคุณกับ Salesforce, HubSpot หรือ Zoho ช่วยให้มั่นใจได้ว่าทุกการโต้ตอบของผู้โทรจะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติ
• SMS/ข้อความ – รายงาน SimpleTexting ปี 2023 พบว่า 70% ของผู้บริโภคต้องการส่งข้อความกับธุรกิจ แต่มีบริษัทน้อยกว่าครึ่งที่เสนอข้อความดังกล่าว

ราคาจะแตกต่างกันไปตามผู้ให้บริการและระดับแผน แต่นี่คือรายละเอียดที่สมเหตุสมผลสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก:

โดยปกติการย้ายหมายเลขจะฟรี หมายเลขโทรฟรีอาจมีค่าบริการรายเดือนเล็กน้อย เมื่อเปรียบเทียบกับระบบโทรศัพท์ PBX แบบเดิม ซึ่งต้องใช้ฮาร์ดแวร์จำนวนมากก่อนการติดตั้ง ระบบ VoIP บนคลาวด์มอบคุณสมบัติระดับองค์กรด้วยต้นทุนเพียงเล็กน้อย

• เลือกหมายเลขที่ลูกค้าของคุณสามารถจดจำได้ — รหัสพื้นที่ที่เป็นที่รู้จักจะสร้างความไว้วางใจให้กับชุมชนสำหรับธุรกิจในท้องถิ่น หมายเลขโทรฟรี 800 ถือว่าเป็นที่ยอมรับมากขึ้นสำหรับบริการระดับชาติ
• ย้ายหมายเลขที่มีอยู่ของคุณ หากคุณมี — ลูกค้าทราบอยู่แล้ว และการสูญเสียหมายเลขนั้นหมายถึงการสูญเสียปริมาณการโทรเข้าที่คุณได้รับแล้ว
• เลือกผู้ให้บริการที่มีการสนับสนุนลูกค้าที่แข็งแกร่ง — ระบบโทรศัพท์ของคุณมีความสำคัญต่อภารกิจ ถ้ามีอะไรพัง คุณต้องมีคนจริงๆ ที่พร้อมอยู่
• อ่านสัญญาอย่างละเอียด — ชอบแผนแบบเดือนต่อเดือนเพื่อความยืดหยุ่น ดูค่าธรรมเนียมที่ซ่อนอยู่ในนาทีระหว่างประเทศ การย้าย หรือผู้ใช้เพิ่มเติม
• ทดสอบก่อนตัดสินใจ — ผู้ให้บริการโทรศัพท์คลาวด์ที่มีชื่อเสียงส่วนใหญ่เสนอให้ทดลองใช้ฟรี ใช้เพื่อทดสอบคุณภาพการโทร ความเสถียรของแอป และการตอบสนองที่รองรับ

ปัญหาการตั้งค่าส่วนใหญ่สามารถหลีกเลี่ยงได้ และเกือบทั้งหมดจะย้อนกลับไปที่ขั้นตอนการกำหนดค่า หมายเลขที่ดังไปยังอุปกรณ์ที่ไม่ถูกต้อง — หรือไม่ส่งเสียงกริ่งเลย — ยกเลิกความน่าเชื่อถือที่สายควรจะสร้าง

• การเผยแพร่หมายเลขก่อนการทดสอบ — ทำการทดสอบการโทรเข้าและโทรออกจากโทรศัพท์ภายนอกก่อนเสมอ
• บันทึกข้อความเสียงทักทายแบบเร่งด่วน — ผู้โทรจะตัดสินความเป็นมืออาชีพในสิบวินาทีแรก เขียนสคริปต์และบันทึกใหม่จนกว่าจะฟังดูถูกต้อง
• การกำหนดเส้นทางทุกอย่างไปยังมือถือของบุคคลหนึ่ง - จุดล้มเหลวเพียงจุดเดียวหมายถึงสายที่ไม่ได้รับในขณะที่บุคคลนั้นไม่ว่าง
• ลืมกฎเวลาทำการ — ผู้โทรนอกเวลาทำการควรได้ยินคำทักทายที่ชัดเจนและเข้าถึงข้อความเสียง ไม่ใช่เสียงเรียกเข้าที่ไม่มีที่สิ้นสุด
• การข้ามการกำหนดค่าหมายเลขผู้โทร — การโทรออกควรแสดงชื่อและหมายเลขบริษัท ไม่ใช่ชุดตัวเลขที่ไม่คุ้นเคย
• การเพิกเฉยต่อป้ายกำกับสแปม — การลงทะเบียนหมายเลขกับบริการชื่อเสียงของผู้ให้บริการจะป้องกันไม่ให้การโทรที่ถูกต้องถูกตั้งค่าสถานะว่าเป็นสแปม

การตรวจสอบการกำหนดค่าหนึ่งชั่วโมงก่อนการเปิดตัว เช่น การทักทาย การกำหนดเส้นทาง ชั่วโมง หมายเลขผู้โทร จะตรวจจับทุกรายการในรายการนี้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดู เสียงผ่านไอพี.

การเติบโตมักหมายถึงบริษัทเดียวที่รับสายหลายหมายเลข — สายท้องถิ่นสำหรับแต่ละสาขา บวกกับสายโทรฟรีสำหรับการสอบถามข้อมูลในประเทศ แพลตฟอร์มคลาวด์ทำให้สิ่งนี้ตรงไปตรงมา: หมายเลขทั้งหมดอยู่ในแดชบอร์ดเดียว แบ่งปันกลไกการโทรเดียว และกำหนดเส้นทางไปยังทีมเดียวกันเมื่อจำเป็น

รูปแบบทั่วไปคือดุมและซี่ล้อ สถานที่แต่ละแห่งจะเผยแพร่หมายเลขพร้อมรหัสพื้นที่ของตนเองสำหรับรายการค้นหาในท้องถิ่นและความไว้วางใจในบริเวณใกล้เคียง ในขณะที่สายเรียกเข้าจะไหลไปยังระบบต่อสายอัตโนมัติที่ใช้ร่วมกันหรือคิวการรับส่วนกลาง หากทีมสาขาไม่ว่าง กฎโอเวอร์โฟลว์จะโอนสายไปที่สำนักงานใหญ่หรือสาขาอื่นแทนข้อความเสียง ผู้โทรจะไม่ทราบถึงความแตกต่าง

• จับคู่รหัสพื้นที่ของหมายเลขสาขาแต่ละสาขากับพื้นที่ให้บริการจริงเพื่อให้รายการท้องถิ่นสอดคล้องกัน
• ใช้คำทักทายเฉพาะสถานที่แต่กำหนดเส้นทางผ่านคิวที่ใช้ร่วมกันเพื่อลดช่องว่างในการรับพนักงาน
• รายงานต่อหมายเลข ไม่ใช่แค่ต่อทีม - ปริมาณการโทรตามสถานที่เผยให้เห็นความต้องการที่เพิ่มขึ้น

พร้อมที่จะเริ่มต้นกับ หมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจ?

เข้าร่วมกับธุรกิจนับพันที่ใช้ MeraTalk สำหรับบริการเสียงขายส่ง VoIP และหมายเลขโทรศัพท์

คำถามที่พบบ่อย