ประเด็นสำคัญ
ครอบคลุม voip สำหรับธุรกิจขนาดเล็กในเชิงลึก
ครอบคลุมคุณสมบัติของโทรศัพท์ธุรกิจขนาดเล็กในเชิงลึก
ครอบคลุมคุณสมบัติ voip ในเชิงลึก
ครอบคลุมคุณสมบัติ VoIP ทางธุรกิจในเชิงลึก
ต้องการหมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจหรือไม่? รับหมายเลข MeraTalk ภายในไม่กี่นาที ไม่ต้องทำสัญญา
เริ่มต้นฟรีเหตุใดคุณสมบัติ VoIP จึงมีความสำคัญสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก
ธุรกิจขนาดเล็กมักเผชิญกับข้อเสียเปรียบด้านการสื่อสารเมื่อเทียบกับคู่แข่งรายใหญ่เสมอ บริษัทระดับองค์กรสามารถซื้อระบบ PBX เฉพาะที่มีพนักงานต้อนรับ คิวการโทร และการกำหนดเส้นทางการโทรที่ซับซ้อน ธุรกิจขนาดเล็กทำด้วยโทรศัพท์มือถือพื้นฐานหรือโทรศัพท์บ้านธรรมดา
VoIP ได้เปลี่ยนแปลงสมการนี้ไปอย่างสิ้นเชิง ขณะนี้ธุรกิจขนาดเล็กที่มีพนักงาน 5 คนสามารถดำเนินธุรกิจด้วยฟีเจอร์การสื่อสารแบบเดียวกับองค์กรที่มีพนักงาน 500 คน โดยมีค่าใช้จ่ายเพียงเล็กน้อย ฟีเจอร์นี้ไม่ใช่เวอร์ชันลดน้ำเช่นกัน เป็นเทคโนโลยีเดียวกันที่ส่งผ่านซอฟต์แวร์และระบบคลาวด์
ความท้าทายสำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กคือการรู้ว่าคุณลักษณะใดที่ควรจัดลำดับความสำคัญ คู่มือนี้ครอบคลุมถึงคุณสมบัติ VoIP หกประการที่ให้ผลกระทบที่สามารถวัดผลได้มากที่สุดต่อการดำเนินธุรกิจขนาดเล็ก
คุณลักษณะที่ 1: การเข้าร่วมอัตโนมัติ
ระบบต่อสายตรงอัตโนมัติคือระบบอัตโนมัติที่รับสายเรียกเข้าและนำเสนอเมนูตัวเลือกแก่ผู้โทร เป็นคำทักทายแบบมืออาชีพที่พูดว่า: 'ขอบคุณที่โทรหา Acme Corp. กด 1 เพื่อฝ่ายขาย กด 2 เพื่อฝ่ายสนับสนุน กด 3 เพื่อเรียกเก็บเงิน'
เหตุใดจึงสำคัญสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก
ระบบต่อสายตรงอัตโนมัติที่ได้รับการกำหนดค่าอย่างดีทำให้ธุรกิจขนาดเล็กมีความมั่นคงและเป็นมืออาชีพตั้งแต่การโทรครั้งแรก ลูกค้าที่โทรหาธุรกิจและได้ยินเมนูที่ชัดเจนและเป็นระเบียบจะรู้สึกมั่นใจมากขึ้นเกี่ยวกับบริษัทที่ตนติดต่อด้วย
นอกเหนือจากการแสดงครั้งแรกแล้ว ระบบต่อสายตรงอัตโนมัติจะโทรไปยังบุคคลที่เหมาะสมโดยไม่ต้องมีพนักงานต้อนรับที่เป็นมนุษย์ ธุรกิจที่มีคนสองคนสามารถจัดการเรื่องการขาย การสนับสนุน และการเรียกเก็บเงินผ่านหมายเลขโทรศัพท์เพียงหมายเลขเดียว — ระบบต่อสายตรงอัตโนมัติจะจัดเรียงข้อมูล
- จัดการการโทรนอกเวลาทำการด้วยข้อความนอกเวลาทำการที่กำหนดเอง
- กำหนดเส้นทางการโทรติดต่อฝ่ายสนับสนุนเร่งด่วนไปยังอุปกรณ์เคลื่อนที่แม้ในขณะที่สำนักงานปิดอยู่
- ลดสายที่ไม่ได้รับโดยกำหนดให้ผู้โทรไปที่วอยซ์เมลเมื่อมีสายไม่ว่าง
- ขจัดค่าใช้จ่ายของพนักงานต้อนรับเฉพาะด้านสำหรับการกำหนดเส้นทางการโทรขั้นพื้นฐาน
คุณลักษณะที่ 2: การบันทึกการโทร
บันทึกการโทร บันทึกเสียงการโทรเข้าและโทรออกและเก็บไว้เพื่อตรวจสอบในภายหลัง ระบบ VoIP สมัยใหม่บันทึกการโทรโดยอัตโนมัติตามกฎที่คุณตั้งไว้ — การโทรทั้งหมด การโทรไปยังหมายเลขเฉพาะ หรือการโทรโดยสมาชิกในทีมที่ระบุ
เหตุใดจึงสำคัญสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก
การบันทึกการโทรเป็นเครื่องมือการฝึกอบรมที่ทรงพลังและประกันคุณภาพ เมื่อมีพนักงานใหม่เข้าร่วมทีมของคุณ การโทรที่บันทึกไว้จะช่วยให้พวกเขาได้ยินว่าเพื่อนร่วมงานที่มีประสบการณ์จัดการกับคำคัดค้านของลูกค้า อธิบายราคา หรือแก้ไขข้อร้องเรียนอย่างไร ไม่มีแหล่งข้อมูลการฝึกอบรมใดที่ดีไปกว่าการโทรจริง
สำหรับทีมขาย การโทรที่บันทึกไว้จะเป็นวัตถุดิบสำหรับการสนทนาการฝึกสอน ผู้จัดการสามารถรับฟังการโทรร่วมกับทีมและระบุได้อย่างชัดเจนว่าโอกาสใดที่เสียไป
- แก้ไขข้อขัดแย้งโดยการตรวจสอบสิ่งที่พูดระหว่างการโทรให้ชัดเจน
- ฝึกอบรมพนักงานใหม่โดยใช้การโต้ตอบกับลูกค้าจริงแทนการแสดงบทบาทสมมติ
- เก็บรักษาบันทึกการปฏิบัติตามข้อกำหนดสำหรับอุตสาหกรรมที่มีข้อกำหนดด้านกฎระเบียบ
- ระบุข้อโต้แย้งของลูกค้าทั่วไปและปรับแต่งข้อความการขาย
รับหมายเลขโทรศัพท์เสมือนสำหรับธุรกิจของคุณ — ตั้งค่าได้ในไม่กี่นาที
คุณสมบัติ 3: ข้อความเสียงไปยังอีเมล
ข้อความเสียงเป็นอีเมลแปลงข้อความเสียงเป็นไฟล์เสียง (หรือการถอดเสียงข้อความ) และส่งโดยตรงไปยังกล่องจดหมายอีเมลของคุณ แทนที่จะโทรเข้าเพื่อตรวจสอบข้อความเสียง คุณจะได้รับอีเมลพร้อมไฟล์บันทึกเสียงที่แนบมาด้วย
เหตุใดจึงสำคัญสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก
เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กมักไม่ค่อยนั่งที่โต๊ะเพื่อรอข้อความเสียง พวกเขาอยู่ในการประชุม ที่ไซต์งานของลูกค้า หรือระหว่างเดินทาง ข้อความเสียงถึงอีเมลช่วยให้มั่นใจได้ว่าจะไม่พลาดข้อความใด ๆ ข้อความเสียงด่วนจะได้รับการปฏิบัติโดยให้ความสำคัญเช่นเดียวกับอีเมล แทนที่จะต้องคอยตรวจสอบเป็นเวลาหลายชั่วโมง
เมื่อรวมการถอดเสียงแล้ว คุณสามารถอ่านเนื้อหาของข้อความเสียงได้ภายในไม่กี่วินาทีโดยไม่ต้องกดเล่น ซึ่งมีประโยชน์ในการประชุมหรือสภาพแวดล้อมที่มีเสียงรบกวนซึ่งการฟังเสียงไม่สามารถทำได้
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการตั้งค่า
- กำหนดเส้นทางข้อความเสียงไปยังกล่องจดหมายของทีมที่ใช้ร่วมกัน เพื่อให้หลายคนสามารถดูและดำเนินการได้
- ใช้การถอดเสียงเพื่อให้สามารถค้นหาข้อความเสียงได้ ซึ่งมีประโยชน์สำหรับการตรวจสอบข้อซักถามของลูกค้าในสัปดาห์ต่อมา
- ตั้งค่าการแจ้งเตือนเพื่อให้ข้อความเสียงเร่งด่วนเรียกใช้การแจ้งเตือนทันที
คุณสมบัติ 4: บูรณาการ CRM
การบูรณาการ CRM เชื่อมต่อระบบ VoIP ของคุณกับซอฟต์แวร์การจัดการลูกค้าสัมพันธ์ เช่น HubSpot, Zoho CRM, Salesforce หรือ Pipedrive เมื่อลูกค้าโทรมา บันทึกการติดต่อ ประวัติการซื้อ และบันทึกก่อนหน้าจะปรากฏบนหน้าจอโดยอัตโนมัติ
เหตุใดจึงสำคัญสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก
การผสานรวม CRM ช่วยลดช่องว่างที่น่าอึดอัดใจระหว่างสายที่มาถึงและการค้นหารายละเอียดของลูกค้า ตัวแทนทักทายผู้โทรด้วยชื่อ อ้างอิงคำสั่งซื้อก่อนหน้านี้ และแก้ไขปัญหาโดยไม่ต้องขอให้ซ้ำข้อมูลที่ให้ไว้ก่อนหน้านี้
หลังจากการโทร การโต้ตอบจะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติใน CRM โดยไม่ต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง ไม่มีบันทึกการติดตามผลที่พลาด สำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่ทุกความสัมพันธ์กับลูกค้ามีความสำคัญ ระบบ CRM มอบองค์กรระดับนี้ สร้างความได้เปรียบทางการแข่งขันอย่างแท้จริง
- บันทึกการโทรอัตโนมัติ: ทุกการโทรจะถูกบันทึกไว้ในไทม์ไลน์ CRM ของลูกค้า
- คลิกเพื่อโทร: โทรหาผู้ติดต่อ CRM โดยตรงจากบันทึกโดยไม่ต้องพิมพ์หมายเลข
- ป๊อปหน้าจอ: รายละเอียดลูกค้าปรากฏขึ้นทันทีเมื่อมีสายเรียกเข้า
- หมายเหตุหลังการโทร: เพิ่มสรุปการโทรได้โดยตรงจากอินเทอร์เฟซโทรศัพท์
คุณสมบัติ 5: การเข้าคิวการโทรและพักเพลง
การจัดคิวการโทรจะทำให้ผู้โทรอยู่ในสายรอเสมือนเมื่อเจ้าหน้าที่ทั้งหมดไม่ว่าง แทนที่จะรับสัญญาณไม่ว่างและโทรกลับ ผู้โทรจะได้ยินเสียงเพลงรอสายหรือข้อความแจ้งเวลารอโดยประมาณ
เหตุใดจึงสำคัญสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก
การขาดสายเนื่องจากสายไม่ว่างเป็นหนึ่งในวิธีที่พบได้บ่อยที่สุดที่ธุรกิจขนาดเล็กสูญเสียลูกค้า ลูกค้าที่ได้ยินสัญญาณไม่ว่างมักจะโทรหาคู่แข่งแทน คิวการโทรจะรักษาลูกค้านั้นไว้ในระบบจนกว่าจะมีคนว่าง
ถือเพลงอย่างมืออาชีพพร้อมข้อความเป็นระยะ — 'คุณเป็นอันดับสองในคิว' เวลารอที่คุณคาดหวังคือสองนาที — สื่อสารว่าธุรกิจได้รับการจัดระเบียบและให้ความสำคัญกับเวลาของลูกค้า แม้ว่าพวกเขาจะรออยู่ก็ตาม
คุณสมบัติ 6: SMS และ MMS จากหมายเลขธุรกิจของคุณ
แพลตฟอร์ม VoIP ที่ทันสมัยส่วนใหญ่อนุญาตให้คุณส่งและรับข้อความ (SMS) และข้อความมัลติมีเดีย (MMS) โดยใช้ของคุณ โทรศัพท์ธุรกิจ ตัวเลข. ลูกค้าสามารถส่งข้อความไปยังหมายเลขธุรกิจหลักของคุณและรับการตอบกลับจากหมายเลขเดียวกับที่พวกเขาโทรไป
เหตุใดจึงสำคัญสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก
การส่งข้อความกลายเป็นช่องทางการสื่อสารยอดนิยมสำหรับลูกค้าจำนวนมาก โดยเฉพาะการยืนยันการนัดหมาย การอัปเดตคำสั่งซื้อ และคำถามด่วน การนำเสนอ SMS บนหมายเลขธุรกิจของคุณช่วยขจัดอุปสรรค: ลูกค้าไม่จำเป็นต้องค้นหาหมายเลขโทรศัพท์มือถือแยกต่างหากหรือใช้แอปอื่น
SMS สำหรับธุรกิจยังแยกข้อความงานและข้อความส่วนตัวออกจากกัน พนักงานตอบกลับข้อความของลูกค้าจากหมายเลขบริษัทผ่านแอป VoIP โดยไม่ต้องแจ้งหมายเลขโทรศัพท์มือถือส่วนตัว
การใช้งานจริงสำหรับ SMS ธุรกิจ
- การแจ้งเตือนการนัดหมายเพื่อลดอัตราการไม่แสดงตัว
- การยืนยันคำสั่งซื้อและการอัปเดตการจัดส่งสำหรับธุรกิจอีคอมเมิร์ซ
- ฝ่ายบริการลูกค้าด่วนตอบกลับเพื่อสอบถามข้อมูลง่ายๆ
- ข้อความติดตามผลหลังการโทรขาย
ข้อผิดพลาดทั่วไปเมื่อเปิดตัวฟีเจอร์เหล่านี้
คุณสมบัติเหล่านี้เป็นเทคโนโลยีที่สมบูรณ์ ปัญหาการเปิดตัวส่วนใหญ่มาจากตัวเลือกการกำหนดค่า ไม่ใช่ซอฟต์แวร์ ข้อผิดพลาดเล็กน้อยปรากฏขึ้นซ้ำแล้วซ้ำอีกเมื่อทีมเล็กๆ เปิดระบบโทรศัพท์ใหม่
- เมนูโทรศัพท์ที่สร้างขึ้นมากเกินไป: ระบบต่อสายตรงอัตโนมัติที่มีเจ็ดตัวเลือกและเมนูย่อยที่ซ้อนกันทำให้ผู้โทรหงุดหงิด ตัวเลือกที่ชัดเจนสองหรือสามตัวเลือกมีประสิทธิภาพเหนือกว่าแผนผังที่ซับซ้อน
- การบันทึกโดยไม่เปิดเผย: กฎการบันทึกการโทรจะแตกต่างกันไปในแต่ละรัฐ และบางรัฐจำเป็นต้องแจ้งให้ทั้งสองฝ่ายทราบ เปิดใช้งานการประกาศในตัวแทนที่จะคาดเดา
- ข้อความเสียงถูกกำหนดเส้นทางไปยังกล่องจดหมายเดียว: หากข้อความส่งถึงอีเมลของเจ้าของเท่านั้น ข้อความเหล่านั้นจะหยุดลงทุกครั้งที่บุคคลนั้นไม่ว่าง กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันช่วยให้การตอบกลับดำเนินต่อไป
- การข้ามขั้นตอนการแมป CRM: การผสานรวมจะส่องสว่างก็ต่อเมื่อบันทึกผู้ติดต่อสะอาดแล้วเท่านั้น ขจัดข้อมูล CRM ที่ซ้ำกันก่อนที่จะเชื่อมต่อกับระบบโทรศัพท์
- ไม่มีแผนเฟลโอเวอร์: อินเทอร์เน็ตขัดข้องเกิดขึ้น กำหนดค่าการส่งต่อมือถือในวันแรก ไม่ใช่หลังจากสายที่ไม่ได้รับในเช้าวันแรก
แต่ละขั้นตอนเหล่านี้ใช้เวลาไม่กี่นาทีในการแก้ไขระหว่างการตั้งค่าและใช้เวลาหลายชั่วโมงในการล้างข้อมูลเพื่อแก้ไขหลังจากที่ลูกค้าประสบปัญหาเบื้องต้นแล้ว สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดู ระบบซีอาร์เอ็ม.
วิธีจัดลำดับความสำคัญคุณลักษณะสำหรับทีมของคุณ
การเปิดฟีเจอร์ทั้ง 6 รายการพร้อมกันฟังดูมีประสิทธิภาพ แต่การเปิดตัวแบบทีละขั้นจะทำให้มีการนำไปใช้งานที่ดีขึ้น ลำดับที่ถูกต้องขึ้นอยู่กับจุดที่ธุรกิจรู้สึกเจ็บปวดเป็นอันดับแรก สายที่ไม่ได้รับของบริษัทควรเริ่มต้นด้วยการต่อสายตรงอัตโนมัติและการจัดคิวการโทร เนื่องจากทั้งสองสายช่วยสร้างรายได้โดยตรงที่กำลังดังขึ้นในปัจจุบัน ธุรกิจที่จมอยู่ในความสับสนวุ่นวายในการติดตามผลจะได้รับประโยชน์มากขึ้นจากการบูรณาการ CRM และข้อความเสียงไปยังอีเมล ซึ่งจัดระเบียบผลที่ตามมาของทุกการสนทนา
แนวทางการปฏิบัติคือการเลือกหนึ่งคุณลักษณะต่อสัปดาห์: กำหนดค่า บรรยายสรุปให้กับทีม และดูว่าลูกค้าตอบสนองอย่างไรก่อนที่จะเพิ่มคุณสมบัติถัดไป สิ่งนี้ช่วยให้การฝึกอบรมไม่ยุ่งยากและทำให้ชัดเจนว่าการเปลี่ยนแปลงใดทำให้เกิดการปรับปรุง การบันทึกการโทรและ SMS ทางธุรกิจทำงานได้ดีกับการเพิ่มเติมในภายหลัง การบันทึกจะมีค่ามากขึ้นเมื่อมีปริมาณการโทรผ่านการกำหนดเส้นทางที่เหมาะสม และการส่งข้อความจะจัดการได้ง่ายที่สุดหลังจากที่ทีมได้ปรับพฤติกรรมกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันของระบบใหม่แล้ว
บทสรุป
คุณสมบัติ VoIP หกประการเหล่านี้ ได้แก่ การต่อสายตรงอัตโนมัติ บันทึกการโทร ข้อความเสียงไปยังอีเมล การรวม CRM การจัดคิวการโทร และ SMS ธุรกิจ ล้วนส่งมอบโครงสร้างพื้นฐานการสื่อสารระดับมืออาชีพที่ครั้งหนึ่งเคยมีให้บริการเฉพาะในองค์กรขนาดใหญ่เท่านั้น
สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก การใช้คุณลักษณะเหล่านี้ไม่ได้เกี่ยวกับการดูยิ่งใหญ่กว่าคุณ แต่เป็นเรื่องของการดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น พลาดโอกาสน้อยลง และสร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นยิ่งขึ้นกับลูกค้าทุกคนที่ติดต่อคุณ VoIP ทำให้ทั้งหมดนี้สามารถเข้าถึงได้ในราคาที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจทุกขนาด
พร้อมที่จะเริ่มต้นกับ voip มีธุรกิจขนาดเล็ก?
เข้าร่วมกับธุรกิจนับพันที่ใช้ MeraTalk สำหรับบริการเสียงขายส่ง VoIP และหมายเลขโทรศัพท์
ติดต่อ MeraTalk วันนี้
