6 Fitur VoIP yang Dapat Mengubah Usaha Kecil

Jelajahi MeraTalk VoIP solusi — dibuat untuk operator, pengecer, dan perusahaan.

Usaha kecil selalu menghadapi kelemahan komunikasi dibandingkan pesaing yang lebih besar. Perusahaan perusahaan dapat membeli sistem PBX khusus dengan resepsionis, antrian panggilan, dan perutean panggilan yang canggih. Usaha kecil puas dengan telepon seluler biasa atau telepon rumah sederhana.

VoIP telah mengubah persamaan ini sepenuhnya. Sebuah bisnis kecil dengan lima karyawan kini dapat beroperasi dengan fitur komunikasi yang sama seperti perusahaan yang beranggotakan 500 orang — dengan biaya yang lebih murah. Fitur-fiturnya juga bukan versi yang dipermudah; keduanya merupakan teknologi yang sama, disampaikan melalui perangkat lunak dan cloud.

Tantangan bagi pemilik usaha kecil adalah mengetahui fitur mana yang harus diprioritaskan. Panduan ini mencakup enam fitur VoIP yang memberikan dampak paling terukur pada operasi bisnis kecil.

Penjawab otomatis adalah sistem otomatis yang menjawab panggilan masuk dan menyajikan menu opsi kepada penelepon. Ini adalah sapaan suara profesional yang mengatakan: 'Terima kasih telah menelepon Acme Corp. Tekan 1 untuk Penjualan, tekan 2 untuk Dukungan, tekan 3 untuk Penagihan.'

Mengapa Ini Penting untuk Usaha Kecil

Penjawab otomatis yang dikonfigurasi dengan baik membuat bisnis kecil terdengar mapan dan profesional sejak panggilan pertama. Pelanggan yang menelepon suatu bisnis dan mendengar menu yang jelas dan terorganisir segera merasa lebih percaya diri dengan perusahaan yang mereka hadapi.

Selain kesan pertama, penjawab otomatis mengarahkan panggilan ke orang yang tepat tanpa memerlukan resepsionis manusia. Bisnis yang terdiri dari dua orang dapat menangani pertanyaan penjualan, dukungan, dan penagihan melalui satu nomor telepon — penjawab otomatis yang melakukan penyortiran.

• Menangani panggilan di luar jam kerja dengan pesan khusus setelah jam kerja.
• Merutekan panggilan dukungan mendesak ke perangkat seluler bahkan saat kantor tutup.
• Mengurangi panggilan tidak terjawab dengan mengarahkan penelepon ke pesan suara saat saluran sedang sibuk.
• Menghilangkan biaya resepsionis khusus untuk perutean panggilan dasar.

Rekaman panggilan menangkap audio panggilan masuk dan keluar dan menyimpannya untuk ditinjau nanti. Sistem VoIP modern mencatat panggilan secara otomatis berdasarkan aturan yang Anda tetapkan — semua panggilan, panggilan ke nomor tertentu, atau panggilan oleh anggota tim tertentu.

Mengapa Ini Penting untuk Usaha Kecil

Rekaman panggilan adalah alat pelatihan dan jaminan kualitas yang ampuh. Saat karyawan baru bergabung dengan tim Anda, rekaman panggilan memungkinkan mereka mendengar bagaimana kolega berpengalaman menangani keberatan pelanggan, menjelaskan harga, atau menyelesaikan keluhan. Tidak ada sumber pelatihan yang lebih baik daripada panggilan nyata.

Untuk tim penjualan, rekaman panggilan menyediakan bahan mentah untuk percakapan pelatihan. Manajer dapat mendengarkan panggilan bersama dengan timnya dan mengidentifikasi dengan tepat di mana peluang hilang.

• Selesaikan perselisihan dengan meninjau kembali apa yang dikatakan selama panggilan.
• Latih staf baru menggunakan interaksi pelanggan nyata, bukan permainan peran.
• Menyimpan catatan kepatuhan untuk industri dengan persyaratan peraturan.
• Identifikasi keberatan umum pelanggan dan sempurnakan pesan penjualan.

Mendapatkan nomor telepon maya dengan harga grosir yang transparan.

Pesan suara-ke-email mengubah pesan suara menjadi file audio (atau transkripsi teks) dan mengirimkannya langsung ke kotak masuk email Anda. Alih-alih menelepon untuk memeriksa pesan suara, Anda menerima email dengan rekaman terlampir.

Mengapa Ini Penting untuk Usaha Kecil

Pemilik usaha kecil jarang duduk di meja mereka menunggu pesan suara. Mereka sedang rapat, di lokasi klien, atau saat bepergian. Pesan suara-ke-email memastikan tidak ada pesan yang terlewat — pesan suara yang mendesak diperlakukan dengan prioritas yang sama seperti email, bukannya dibiarkan begitu saja selama berjam-jam.

Jika transkripsi disertakan, Anda dapat membaca konten pesan suara dalam hitungan detik tanpa menekan tombol putar — berguna dalam rapat atau lingkungan bising di mana mendengarkan audio tidak praktis.

Praktik Terbaik untuk Penyiapan

• Rutekan pesan suara ke kotak masuk tim bersama sehingga banyak orang dapat melihat dan mengambil tindakan.
• Gunakan transkripsi agar pesan suara dapat dicari — berguna untuk meninjau pertanyaan pelanggan beberapa minggu kemudian.
• Siapkan notifikasi sehingga pesan suara yang mendesak memicu peringatan segera.

Integrasi CRM menghubungkan sistem VoIP Anda ke perangkat lunak manajemen hubungan pelanggan seperti HubSpot, Zoho CRM, Salesforce, atau Pipedrive. Saat pelanggan menelepon, catatan kontak, riwayat pembelian, dan catatan sebelumnya muncul secara otomatis di layar.

Mengapa Ini Penting untuk Usaha Kecil

Integrasi CRM menghilangkan kesenjangan yang canggung antara panggilan masuk dan pencarian detail pelanggan. Agen menyapa penelepon dengan namanya, merujuk pada pesanan mereka sebelumnya, dan mengatasi masalah mereka tanpa meminta mereka mengulangi informasi yang telah mereka berikan sebelumnya.

Setelah panggilan, interaksi dicatat secara otomatis di CRM — tidak ada entri data manual, tidak ada catatan tindak lanjut yang terlewat. Untuk usaha kecil di mana setiap hubungan pelanggan berarti, sistem CRM memberikan tingkat organisasi ini, menciptakan keunggulan kompetitif yang sesungguhnya.

• Pencatatan panggilan otomatis: setiap panggilan dicatat dalam timeline CRM pelanggan.
• Klik untuk menelepon: menghubungi kontak CRM mana pun langsung dari catatan mereka tanpa mengetikkan nomornya.
• Layar pop: detail pelanggan muncul seketika saat ada panggilan masuk.
• Catatan pasca panggilan: tambahkan ringkasan panggilan langsung dari antarmuka telepon.

Antrian panggilan menempatkan penelepon dalam antrean virtual ketika semua agen sedang sibuk. Alih-alih menerima sinyal sibuk dan menelepon kembali, penelepon akan mendengar musik tunggu atau pesan yang memberitahukan perkiraan waktu tunggu mereka.

Mengapa Ini Penting untuk Usaha Kecil

Panggilan tidak terjawab karena saluran sibuk adalah salah satu cara paling umum bagi usaha kecil untuk kehilangan pelanggan. Pelanggan yang mendengar sinyal sibuk sering kali malah menelepon pesaing. Antrian panggilan mempertahankan pelanggan tersebut dalam sistem sampai seseorang tersedia.

Profesional mengadakan musik dengan pesan berkala — 'Anda berada di urutan kedua dalam antrian. Perkiraan waktu tunggu Anda adalah dua menit.' — mengkomunikasikan bahwa bisnis terorganisir dan menghargai waktu pelanggan, meskipun mereka sedang menunggu.

Sebagian besar platform VoIP modern memungkinkan Anda mengirim dan menerima pesan teks (SMS) dan pesan multimedia (MMS) menggunakan telepon bisnis nomor. Pelanggan dapat mengirim SMS ke nomor bisnis utama Anda dan menerima balasan dari nomor yang sama yang mereka hubungi.

Mengapa Ini Penting untuk Usaha Kecil

Pesan teks telah menjadi saluran komunikasi pilihan bagi banyak pelanggan — terutama untuk konfirmasi janji temu, pembaruan pesanan, dan pertanyaan singkat. Menawarkan SMS di nomor bisnis Anda menghilangkan gesekan: pelanggan tidak perlu mencari nomor ponsel terpisah atau menggunakan aplikasi lain.

SMS Bisnis juga memisahkan pesan pekerjaan dan pribadi. Karyawan merespons SMS pelanggan dari nomor perusahaan melalui aplikasi VoIP, tanpa memberikan nomor ponsel pribadinya.

Kegunaan Praktis untuk SMS Bisnis

• Pengingat janji temu untuk mengurangi tingkat ketidakhadiran.
• Konfirmasi pesanan dan pembaruan pengiriman untuk bisnis e-commerce.
• Balasan layanan pelanggan cepat untuk pertanyaan sederhana.
• Pesan tindak lanjut setelah panggilan penjualan.

Fitur-fiturnya sendiri adalah teknologi yang matang; sebagian besar masalah peluncuran berasal dari pilihan konfigurasi, bukan perangkat lunak. Beberapa kesalahan muncul berulang kali ketika tim kecil mengaktifkan sistem telepon baru mereka.

• Menu telepon yang terlalu banyak: penjawab otomatis dengan tujuh opsi dan submenu bersarang membuat penelepon frustrasi. Dua atau tiga pilihan yang jelas akan memberikan hasil yang lebih baik daripada pohon yang rumit.
• Merekam tanpa pengungkapan: Aturan perekaman panggilan berbeda-beda di setiap negara bagian, dan beberapa memerlukan pemberitahuan kepada kedua belah pihak. Aktifkan pengumuman bawaan daripada menebak-nebak.
• Pesan suara dialihkan ke satu kotak masuk: jika pesan hanya masuk ke email pemilik, pesan akan terhenti setiap kali orang tersebut sibuk. Kotak masuk bersama membuat respons terus bergerak.
• Melewatkan langkah pemetaan CRM: integrasi hanya bersinar ketika catatan kontak bersih. Hapus duplikat CRM sebelum menghubungkannya ke sistem telepon.
• Tidak ada rencana failover: pemadaman internet terjadi. Konfigurasikan penerusan seluler pada hari pertama, bukan setelah panggilan tak terjawab di pagi hari.

Masing-masing masalah ini membutuhkan waktu beberapa menit untuk diperbaiki selama penyiapan dan berjam-jam pembersihan untuk diperbaiki setelah pelanggan mengalami kesulitan. Untuk lebih lanjut, lihat sistem CRM.

Mengaktifkan keenam fitur sekaligus terdengar efisien, namun peluncuran bertahap menghasilkan penerapan yang lebih baik. Urutan yang tepat tergantung di mana bisnis pertama kali merasakan sakitnya. Sebuah perusahaan yang kehilangan panggilan harus dimulai dengan penjawab otomatis dan antrian panggilan, karena keduanya secara langsung menyelamatkan pendapatan yang saat ini sedang berdering. Bisnis yang tenggelam dalam kekacauan tindak lanjut mendapatkan lebih banyak manfaat dari integrasi CRM dan pesan suara-ke-email, yang mengatur dampak dari setiap percakapan.

Pendekatan praktisnya adalah dengan memilih satu fitur per minggu: konfigurasikan, berikan pengarahan kepada tim, dan lihat bagaimana respons pelanggan sebelum menambahkan fitur berikutnya. Hal ini membuat pelatihan tetap ringan dan memperjelas perubahan mana yang menghasilkan peningkatan. Perekaman panggilan dan SMS bisnis berfungsi dengan baik sebagai tambahan selanjutnya — perekaman menjadi lebih berharga setelah volume panggilan mengalir melalui perutean yang tepat, dan pengiriman pesan teks paling mudah dikelola setelah tim terbiasa dengan kebiasaan kotak masuk bersama sistem yang baru.

Siap untuk memulai voip menampilkan bisnis kecil?

Bergabunglah dengan ribuan bisnis menggunakan MeraTalk untuk layanan Grosir Suara, VoIP, dan nomor telepon.

Pertanyaan yang Sering Diajukan