Безкоштовна переадресація дзвінків: як це працює та як це налаштувати

Безкоштовна переадресація дзвінків спрямовує дзвінки, зроблені на номери 800, 855, 833 або інші безкоштовні номери, на будь-який вказаний номер телефону або пристрій призначення. Абонент набирає ваш безкоштовний номер. Хмарна платформа приймає дзвінок і негайно перенаправляє його — на мобільний телефон, стаціонарний телефон в офісі, додаток VoIP для програмного телефону, чергу кол-центру або меню IVR. Абонент відчуває нормальне з'єднання. Ваша команда отримує дзвінок на будь-якому налаштованому пристрої.

Безкоштовна переадресація є однією з найбільш широко використовуваних функцій у бізнес-телекомунікаціях. Це дозволяє компаніям рекламувати єдиний безкоштовний номер, який запам’ятовується, інтелектуально спрямовуючи дзвінки до потрібної особи чи команди — незалежно від їхнього розташування. У цьому посібнику пояснюється, як працює безкоштовна переадресація викликів, які існують варіанти переадресації, як структуровано ціноутворення та як налаштувати безкоштовну переадресацію для вашого бізнесу сьогодні.

Потрібен робочий номер телефону? Отримайте номер MeraTalk за лічені хвилини, контракт не потрібен.

Коли абонент набирає безкоштовний номер, його виклик потрапляє в комутовану телефонну мережу загального користування (PSTN) і направляється до відповідальної організації безкоштовного номера (RespOrg) — оператора, який володіє номером від імені компанії. Платформа RespOrg шукає інструкції маршрутизації, зареєстровані для цього номера, і перенаправляє виклик до налаштованого адресата.

У хмарній системі безкоштовної переадресації RespOrg є платформою VoIP, як MeraTalk. Інструкції з маршрутизації знаходяться на інформаційній панелі програмного забезпечення, а не на апаратному забезпеченні. Коли надходить дзвінок, платформа застосовує правила в режимі реального часу: переадресація на внутрішній номер 101 у робочий час, переадресація на черговий у неробочий час, відтворення меню IVR, якщо основна лінія зайнята.

Одержувачем переадресації може бути будь-який доступний номер телефону або SIP-адреса: номер мобільного телефону в США, розширення VoIP, міжнародний номер, кол-центр черзі або групі номерів, які дзвонять одночасно. Сучасні платформи підтримують умовну переадресацію — застосовуються різні правила залежно від часу доби, дня тижня, місця розташування абонента або зайнятості основного номера.

Хмарні безкоштовні платформи підтримують кілька режимів переадресації, кожен з яких підходить для різних потреб бізнесу:

Безумовне пересилання

Кожен дзвінок на безкоштовний номер негайно переадресовується до адресата. Просто і швидко. Використовується, коли одна особа або пристрій обробляє всі дзвінки.

Умовна (запланована) переадресація

Переадресація дзвінків на різні напрямки залежно від робочого часу, дня тижня чи свят. Робочий час передається відділу продажів. У неробочий час перейдіть до голосової пошти або автовідповідача. Вихідні їздять в камеру швидкої допомоги.

Послідовне пересилання

Платформа пробує ряд пунктів призначення по порядку. Якщо перший адресат не відповідає, він намагається другий, потім третій. Гарантує, що дзвінки завжди надходять до живої людини перед тим, як перейти до голосової пошти.

Одночасний дзвінок (група дзвінків)

Виклик дзвонить у кількох адресатів одночасно. Дзвінок отримує той, хто перший підніме трубку. Використовується відділами продажів, де телефонує той, хто першим доступний.

Маршрутизація на основі IVR

Абоненти чують меню (натисніть 1 для продажу, натисніть 2 для підтримки), і платформа направляє до відповідної команди або черги на основі вибору. Найдосконаліший варіант для компаній з кількома відділами.

Безкоштовно ціна переадресації складається з двох основних компонентів: щомісячної плати за номер і тарифу за хвилину вхідних дзвінків. На відміну від місцевих номерів, де абонент платить за дзвінки, безкоштовні номери виставляють рахунок стороні, якій телефонують — ваша компанія платить за кожну хвилину вхідного трафіку.

Щомісячна плата за безкоштовні номери переадресації зазвичай становить кілька доларів за номер. Тарифи за хвилину суттєво відрізняються залежно від постачальника. Роздрібні провайдери VoIP зазвичай стягують за хвилину більше, ніж провайдери оптового рівня. Для підприємств із великою кількістю вхідних дзвінків — лінії підтримки клієнтів, національні лінії продажів — плата за хвилину є домінуючим фактором витрат.

Деякі провайдери стягують додаткову плату за розширені функції переадресації: маршрутизація за розкладом, меню IVR, запис розмов, голосова пошта на електронну пошту. MeraTalk включає ці функції в стандартні плани без додаткової плати. Компанії, які порівнюють постачальників послуг безкоштовної переадресації, повинні розрахувати загальну вартість за очікуваним місячним хвилинним обсягом, а не просто порівнювати базову щомісячну плату.

Отримайте віртуальні номери телефонів для свого бізнесу — налаштуйте їх за лічені хвилини.

Налаштування безкоштовної переадресації через хмарну телефонну платформу займає менше 15 хвилин. Ось кроки:

1. 1Зареєструйтеся в постачальника хмарних телефонів і знайдіть доступні безкоштовні номери (800, 888, 877, 866, 855, 844 або 833)
2. 2Надайте обраний вами безкоштовний номер — він активується за лічені хвилини
3. 3На інформаційній панелі платформи перейдіть до налаштувань переадресації викликів для номера
4. 4Введіть пункт призначення переадресації: номер мобільного телефону, розширення VoIP або SIP-адресу
5. 5Налаштуйте правила робочого часу, якщо вам потрібні різні пункти призначення в різний час
6. 6Налаштуйте місце призначення для відновлення після відмови (голосову пошту або автовідповідач), коли основний пункт призначення недоступний
7. 7Перевірте конфігурацію, набравши свій безкоштовний номер із мобільного телефону

Якщо ви переносите наявний безкоштовний номер від іншого оператора, налаштування переадресації є ідентичними — єдина різниця полягає в очікуванні 2–5 робочих днів для завершення перенесення. Під час перенесення номер залишається на старому носії. Після завершення перенесення нові правила пересилання активуються автоматично.

Щоб максимізувати цінність налаштування безкоштовної переадресації, дотримуйтеся наведених нижче практичних порад.

• Завжди встановлюйте місце призначення для відновлення після відмови — сигнал «зайнято» або дзвінок без відповіді втрачає клієнтів
• Використовуйте запис дзвінків для запису вхідних розмов для забезпечення якості та вирішення спорів
• Налаштуйте голосову пошту на електронну пошту, щоб пропущені виклики ніколи не були пропущеними
• Використовуйте різні безкоштовні номери для різних рекламних кампаній, щоб відстежувати, які канали викликають дзвінки
• Переглядайте правила пересилання щокварталу — структура команди змінюється, і ваша маршрутизація має йти в ногу з часом
• Увімкніть передачу ідентифікатора абонента, щоб ваші команди бачили фактичний номер абонента, а не ваш безкоштовний номер

Платформа безкоштовної переадресації MeraTalk підтримує всі ці можливості за допомогою інформаційної панелі в реальному часі для керування правилами. Налаштуйте безкоштовну переадресацію для свого бізнесу на meratalk.com/products/phone-number/toll-free-forwarding.

A безкоштовний номер робить більше, ніж маршрутизує дзвінки — він визначає, як абоненти сприймають бізнес на іншому кінці. Оскільки абонент нічого не платить за з’єднання, набір номера не викликає ризику, що знижує бар’єр для перших запитів, запитів у службу підтримки та запитань перед продажем. Десятиліття національної реклами також навчили споживачів асоціювати префікси 800 сімей із визнаними компаніями, які очікують і раді вхідним дзвінкам.

Пересилання посилює цю довіру, а не підриває її. Абонент має єдину послідовну професійну точку входу, а за кадром дзвінок може дійти до домашнього офісу, мобільного телефону або розподіленої команди підтримки. Для того, хто телефонує, важливо, щоб відповіді на лінію отримували швидко та постійно — тому поєднайте безкоштовні вхідні двері з правилами маршрутизації, які зроблять живу відповідь нормою, а не винятком.

• Відповідайте постійним діловим привітанням незалежно від того, який пристрій отримує переадресований виклик
• Зберігайте короткий час утримання — безкоштовний мовчазний дзвінок все одно засмучує абонента
• Поверніть голосову пошту того ж робочого дня, щоб підсилити професійний імідж, який створює номер

Рекламні поштовхи, випуски продуктів, сезонні піки та інциденти з обслуговуванням можуть спричинити раптовий сплеск дзвінків на безкоштовну лінію. Оскільки компанія платить за кожну вхідну хвилину, сплеск є як операційною, так і бюджетною подією, а налаштування переадресації, які добре працюють у тихий вівторок, можуть зіпсуватися, коли кількість дзвінків зросте в рази за ніч.

Відповідь полягає в багатошаровій маршрутизації. Одночасний дзвінок поширює сплеск на кількох учасників команди одночасно. Черги викликів утримують переповнення абонентів із оголошенням замість сигналу зайнято. Правила відновлення після збоїв перенаправляють надлишковий трафік на голосову пошту, автовідповідач або додаткову команду, перш ніж абоненти почують глухий звук. Перегляд звітів про трафік після кожної кампанії показує, де план маршруту витримав, а де йому потрібен інший рівень.

• Оголошуйте очікуваний час очікування у вітанні черги, щоб абоненти могли вирішити, чи утримувати
• Перед запуском великої кампанії додайте пункт призначення за межами підприємства або в неробочий час
• Переглядайте інформаційні панелі в режимі реального часу під час запуску, щоб правила маршрутизації можна було налаштувати на місці

Безкоштовні лінії регулюються тими ж правилами телемаркетингу та захисту споживачів, які застосовуються до всіх ділових дзвінків у Сполучених Штатах. Вхідна переадресація сама по собі викликає кілька проблем, але в той момент, коли компанія використовує свій безкоштовний номер як ідентифікатор вихідного абонента — для зворотних дзвінків, нагадувань про зустріч або подальших продажів — застосовуються стандартні правила зв’язку. Це включає виконання прохань «не телефонувати», здійснення дзвінків у дозволені години та чітке визначення компанії на початку кожного дзвінка.

Точність ідентифікатора абонента також має значення. Правила заборони передачі оманливого ідентифікатора абонента означають, що безкоштовний номер, який відображається під час вихідних дзвінків, має справді належати компанії та підключатися до неї під час повторного набору. Абонент, який відповідає на дзвінок, повинен отримати робоче привітання, а не мертву лінію. Зберігання записів дзвінків, записів про згоду та журналів маршрутизації впорядковано спрощує демонстрацію належної практики, якщо колись виникне скарга.

Готовий почати роботу безкоштовна переадресація дзвінків?

Приєднуйтесь до тисяч компаній, які використовують MeraTalk для оптових послуг голосового зв’язку, VoIP і телефонних номерів.

Часті запитання