ما هو التواصل التجاري؟ إطار اختيار القناة

التواصل التجاري هو ببساطة كيفية انتقال المعلومات بين الأشخاص داخل شركتك ومن حولها. ما تعاني منه الفرق الصغيرة ليس التعريف، بل التوجيه: شكوى العميل المرسلة عبر الدردشة التي لا يراها أحد، أو الإعلان عن تغيير في الأسعار في الردهة، أو الموافقة على العقد مدفونة في سلسلة رسائل. كل رسالة لها قناة تناسبها والعديد منها لا يناسبها.

يمنحك هذا الدليل إطارًا عمليًا لاختيار القناة لكل نوع من الرسائل، وجدولًا يمكنك تكييفه مع معايير فريقك، وأنماط الفشل التي تقطع التواصل بين الفرق الصغيرة في أغلب الأحيان.

هل تحتاج إلى رقم هاتف العمل؟ احصل على رقم MeraTalk في دقائق، دون الحاجة إلى عقد.

قبل أن ترسل أي شيء، أجب عن أربعة أسئلة. يستغرق الأمر بضع ثوانٍ من التدريب، ويقررون القناة بشكل أكثر موثوقية من العادة.

1. 1ما مدى إلحاح الأمر؟ إذا كان على الشخص الآخر التصرف خلال دقائق، فاستخدم قناة تقاطعه. إذا كانت الساعات أو الأيام مناسبة، فاستخدم ساعة لا تناسبك.
2. 2ما مدى تعقيدها؟ الفروق الدقيقة والعاطفة والتفاوض تحتاج إلى صوت أو فيديو. يمكن للحقائق والموافقات السفر كتابيًا.
3. 3هل يحتاج الى سجل ؟ أي شيء يتضمن أموالًا أو التزامات أو موافقات أو امتثال يجب أن ينتهي به الأمر في مكان ما يمكن البحث فيه.
4. 4من هو الجمهور؟ يقوم كل شخص أو فريق أو الشركة بأكملها أو العميل بالاتصال بإجراء افتراضي مختلف.

الإجابة على هذه الأسئلة الأربعة هي الإطار بأكمله. ينطبق الجدول أدناه على أنواع الرسائل التي ترسلها الفرق الصغيرة أكثر من غيرها.

عمود وقت الاستجابة هو معيار مقترح للفريق، وليس نتيجة بحث. قم بإعدادها بنفسك، واكتبها، وراجعها كل ثلاثة أشهر.

القنوات المكتوبة فعالة في نقل الحقائق وبطيئة في الفروق الدقيقة. تعد المكالمة الهاتفية أو مكالمة الفيديو هي الأداة الأفضل عندما يكون هناك أكثر من ثلاث أو أربع رسائل دون حل، أو عندما يتعلق الأمر بالعواطف، أو عندما يقرر العميل ما إذا كان سيبقى أم ​​لا. هناك قاعدة قصيرة تساعد: إذا كنت لن تكون سعيدًا بتلقي الرسالة، فقلها بصوت عالٍ.

A مكالمة العميل لديها أيضًا جانب حفظ السجلات الذي ينساه الناس. سجل التاريخ ومن تحدث وماذا وعد وماذا سيحدث بعد ذلك. تعمل أنظمة الهاتف السحابية على تسهيل ذلك من خلال تسجيل سجل المكالمات وربط الأرقام بسجلات جهات الاتصال. إذا كان عملك يعتمد على المكالمات الواردة، فإن إعداد رقم عمل مخصص بشكل صحيح هو الأساس، ولهذا السبب يوصي دليل رقم هاتف العمل الخاص بنا باختبار التوجيه قبل نشر الرقم.

احصل على أرقام هواتف افتراضية لشركتك - يتم إعدادها في دقائق.

تعد الدردشة الجماعية ممتازة للأسئلة القصيرة والتنسيق السريع. إنها تواجه ثلاثة أشياء: أي شيء يحتاج إلى سجل قرار دائم، وأي شيء طويل بما يكفي ليتصفحه الأشخاص، وأي شيء يتعلق بعملاء ليسوا موجودين في الأداة. الاختبار الجيد هو ما إذا كانت الرسالة ستظل مهمة خلال شهر. إذا كان الأمر كذلك، انقله إلى البريد الإلكتروني أو مستند أو تذكرة.

• أنشئ بعض القنوات حسب الغرض وليس حسب الشخص
• توافق على أن يتم نسخ القرارات المتخذة في الدردشة إلى المكان الذي يتم تتبعها فيه
• استخدم المواضيع حتى يظل السؤال وإجابته معًا
• حدد التوقعات للوقت الذي يُتوقع فيه قراءة الدردشة - ومتى لا يكون ذلك كذلك

يظل البريد الإلكتروني هو الإعداد الافتراضي لأي شيء خارجي أو رسمي أو يتطلب مرفقات، وينتقل عبر المؤسسات التي لا تتوفر بها أدوات الدردشة. تكمن نقطة ضعفه في الحجم: فعندما يصبح البريد الإلكتروني هو القناة لكل شيء، لا يتم إعطاء الأولوية لأي شيء. اجعل سطر الموضوع محددًا، وضع الطلب في السطر الأول، وقم بتقديم طلب واحد لكل رسالة حتى يمكن تتبع الردود.

الاتصالات الموحدة كخدمة (UCaaS) يجمع الصوت والفيديو والمراسلة والحضور في تطبيق واحد، بحيث يمكن أن تنتقل المحادثة من الدردشة إلى المكالمة دون تغيير الأدوات. يكون الأمر مفيدًا للغاية عندما يستخدم فريقك عدة قنوات ويفقد السياق عند التبديل. إنه لا يصلح معايير غير واضحة: فالمنصة التي تحتوي على عشرين قناة ولا توجد بها قواعد تنتج نفس الارتباك في مكان جديد. حدد المعايير أولاً، ثم اختر الأدوات. إذا كنت تقوم بتقييم الأنظمة الأساسية، فإن دليلنا لتقييم موفري UCaaS من طبقة الناقل إلى الأعلى يقدم ورقة عمل لتسجيل النقاط.

1. 1قم بإدراج أنواع الرسائل العشرة التي يرسلها فريقك كثيرًا، باستخدام الجدول أعلاه كنقطة بداية
2. 2قم بتعيين كل قناة افتراضية وتوقع الاستجابة
3. 3حدد مكان حفظ السجلات للأشخاص الذين يحتاجون إليها
4. 4قم بتسمية مالك لكل بريد وارد ورقم وقناة مشتركة
5. 5اكتبه في صفحة واحدة وضعه في مكان يراه الموظفون الجدد
6. 6قم بمراجعته بعد شهر، ثم قم بمراجعته مرة أخرى بعد أي تغيير كبير في طاقم العمل أو الأدوات

للحصول على قراءة أوسع حول هيكلة الكتابة والرسائل المهنية، تعد نظرة عامة على اتصالات الأعمال من Purdue OWL مرجعًا موثوقًا به.

على استعداد للبدء مع ما هو التواصل التجاري?

انضم إلى آلاف الشركات التي تستخدم MeraTalk لخدمات الصوت بالجملة، وVoIP، وأرقام الهاتف.

الأسئلة المتداولة