6 ميزات VoIP يمكنها تحويل الشركات الصغيرة

اكتشف MeraTalk الصوت عبر بروتوكول الإنترنت حلول - مصممة لشركات النقل والبائعين والشركات.

لقد واجهت الشركات الصغيرة دائمًا عيبًا في التواصل مع المنافسين الأكبر حجمًا. يمكن لشركات المؤسسات توفير أنظمة PBX مخصصة مع موظفي الاستقبال وقوائم انتظار المكالمات وتوجيه المكالمات المتطورة. واعتمدت الشركات الصغيرة على الهواتف المحمولة الأساسية أو الخطوط الأرضية البسيطة.

لقد غيرت تقنية VoIP هذه المعادلة تمامًا. يمكن الآن لشركة صغيرة تضم خمسة موظفين أن تعمل بنفس ميزات الاتصال التي تتمتع بها مؤسسة تضم 500 موظف - مقابل جزء بسيط من التكلفة. الميزات ليست إصدارات مخففة أيضًا؛ إنها نفس التكنولوجيا، ويتم تقديمها من خلال البرامج والسحابة.

التحدي الذي يواجه أصحاب الأعمال الصغيرة هو معرفة الميزات التي يجب تحديد أولوياتها. يغطي هذا الدليل ميزات VoIP الستة التي تقدم التأثير الأكثر قابلية للقياس على عمليات الشركات الصغيرة.

الرد الآلي هو نظام آلي يجيب على المكالمات الواردة ويقدم للمتصلين قائمة من الخيارات. إنها التحية الصوتية الاحترافية التي تقول: "شكرًا لك على اتصالك بشركة Acme Corp. اضغط 1 للمبيعات، اضغط 2 للدعم، اضغط 3 للفوترة."

لماذا يهم الشركات الصغيرة

إن الرد الآلي الذي تم تكوينه جيدًا يجعل الشركة الصغيرة تبدو راسخة ومحترفة منذ المكالمة الأولى. يشعر العملاء الذين يتصلون بشركة ما ويسمعون قائمة واضحة ومنظمة على الفور بمزيد من الثقة بشأن الشركة التي يتعاملون معها.

وبعيدًا عن الانطباعات الأولى، يقوم الرد الآلي بتوجيه المكالمات إلى الشخص المناسب دون الحاجة إلى موظف استقبال بشري. يمكن لشركة مكونة من شخصين التعامل مع استفسارات المبيعات والدعم والفواتير من خلال رقم هاتف واحد — ويقوم الرد الآلي بالفرز.

• يتعامل مع المكالمات خارج ساعات العمل برسالة مخصصة بعد ساعات العمل.
• توجيه مكالمات الدعم العاجلة إلى الأجهزة المحمولة حتى عندما يكون المكتب مغلقًا.
• تقليل المكالمات الفائتة عن طريق توجيه المتصلين إلى البريد الصوتي عندما تكون الخطوط مشغولة.
• يلغي تكلفة موظف استقبال مخصص لتوجيه المكالمات الأساسية.

تسجيل المكالمات يلتقط صوت المكالمات الواردة والصادرة ويخزنها لمراجعتها لاحقًا. تقوم أنظمة VoIP الحديثة بتسجيل المكالمات تلقائيًا بناءً على القواعد التي تحددها - جميع المكالمات، أو المكالمات إلى أرقام محددة، أو المكالمات التي يجريها أعضاء فريق محددون.

لماذا يهم الشركات الصغيرة

يعد تسجيل المكالمات أداة قوية للتدريب وضمان الجودة. عندما ينضم موظف جديد إلى فريقك، تتيح له المكالمات المسجلة سماع كيفية تعامل الزملاء ذوي الخبرة مع اعتراضات العملاء، أو شرح الأسعار، أو حل الشكاوى. لا يوجد مورد تدريب أفضل من المكالمات الحقيقية.

بالنسبة لفرق المبيعات، توفر المكالمات المسجلة المادة الخام للتدريب على المحادثات. يمكن للمديرين الاستماع إلى المكالمات مع فريقهم وتحديد الأماكن التي تضيع فيها الفرص بالضبط.

• قم بحل النزاعات من خلال مراجعة ما قيل بالضبط أثناء المكالمة.
• تدريب الموظفين الجدد باستخدام تفاعلات العملاء الحقيقية بدلاً من لعب الأدوار.
• الاحتفاظ بسجلات الامتثال للصناعات ذات المتطلبات التنظيمية.
• تحديد اعتراضات العملاء الشائعة وتحسين رسائل المبيعات.

يحصل أرقام الهواتف الافتراضية مع أسعار الجملة شفافة.

يقوم البريد الصوتي إلى البريد الإلكتروني بتحويل الرسائل الصوتية إلى ملفات صوتية (أو نسخ نصية) وتسليمها مباشرة إلى صندوق بريدك الإلكتروني. بدلاً من الاتصال للتحقق من البريد الصوتي، تتلقى رسالة بريد إلكتروني مع التسجيل المرفق.

لماذا يهم الشركات الصغيرة

نادراً ما يجلس أصحاب الأعمال الصغيرة على مكاتبهم في انتظار رسائل البريد الصوتي. إنهم موجودون في الاجتماعات أو في مواقع العملاء أو أثناء التنقل. يضمن إرسال البريد الصوتي إلى البريد الإلكتروني عدم تفويت أي رسالة، حيث يتم التعامل مع رسائل البريد الصوتي العاجلة بنفس الأولوية التي تحظى بها رسائل البريد الإلكتروني بدلاً من عدم التحقق منها لساعات.

عند تضمين النسخ، يمكنك قراءة محتوى البريد الصوتي في ثوانٍ دون الضغط على زر التشغيل - وهو أمر مفيد في الاجتماعات أو البيئات الصاخبة حيث لا يكون الاستماع إلى الصوت عمليًا.

أفضل الممارسات للإعداد

• قم بتوجيه رسائل البريد الصوتي إلى صندوق بريد مشترك للفريق حتى يتمكن العديد من الأشخاص من رؤيتها والتصرف بناءً عليها.
• استخدم النسخ لجعل رسائل البريد الصوتي قابلة للبحث، وهو أمر مفيد لمراجعة استفسارات العملاء بعد أسابيع.
• قم بإعداد الإشعارات بحيث تؤدي رسائل البريد الصوتي العاجلة إلى تنبيه فوري.

يعمل تكامل CRM على توصيل نظام VoIP الخاص بك ببرامج إدارة علاقات العملاء مثل HubSpot أو Zoho CRM أو Salesforce أو Pipedrive. عندما يتصل العميل، يظهر سجل الاتصال الخاص به وسجل الشراء والملاحظات السابقة تلقائيًا على الشاشة.

لماذا يهم الشركات الصغيرة

يؤدي تكامل CRM إلى القضاء على الفجوة الصعبة بين وصول المكالمة والعثور على تفاصيل العميل. يرحب الوكلاء بالمتصلين بالاسم، ويشيرون إلى طلباتهم السابقة، ويعالجون مشكلتهم دون أن يطلبوا منهم تكرار المعلومات التي قدموها من قبل.

بعد المكالمة، يتم تسجيل التفاعل تلقائيًا في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM)، بدون إدخال بيانات يدويًا، ولا توجد ملاحظات متابعة مفقودة. بالنسبة للشركات الصغيرة حيث كل علاقة مع العملاء مهمة، يوفر نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) هذا المستوى من التنظيم، مما يخلق ميزة تنافسية حقيقية.

• تسجيل المكالمات تلقائيًا: يتم تسجيل كل مكالمة في الجدول الزمني لإدارة علاقات العملاء (CRM) الخاص بالعميل.
• انقر للاتصال: اطلب أي جهة اتصال CRM مباشرة من سجلها دون كتابة الرقم.
• انبثاق الشاشة: تظهر تفاصيل العميل على الفور عند وصول مكالمة واردة.
• ملاحظات ما بعد المكالمة: أضف ملخصات المكالمات مباشرة من واجهة الهاتف.

تضع خدمة انتظار المكالمات المتصلين في خط انتظار افتراضي عندما يكون جميع الوكلاء مشغولين. بدلاً من تلقي إشارة مشغول ومعاودة الاتصال، يسمع المتصلون موسيقى الانتظار أو رسالة تخبرهم بوقت الانتظار المقدر.

لماذا يهم الشركات الصغيرة

تعد المكالمات المفقودة بسبب انشغال الخطوط إحدى أكثر الطرق شيوعًا التي تفقد بها الشركات الصغيرة عملائها. العميل الذي يسمع إشارة مشغول غالبًا ما يتصل بمنافس بدلاً من ذلك. تحتفظ قائمة انتظار المكالمات بهذا العميل في النظام حتى يتوفر شخص ما.

احتفظ بموسيقى احترافية مع رسائل دورية - "أنت في المرتبة الثانية في قائمة الانتظار." وقت الانتظار المتوقع هو دقيقتين.' - يوضح أن العمل منظم ويقدر وقت العميل، حتى لو كان في انتظاره.

تسمح لك معظم منصات VoIP الحديثة بإرسال واستقبال الرسائل النصية (SMS) ورسائل الوسائط المتعددة (MMS) باستخدام هاتفك هاتف العمل رقم. يمكن للعملاء إرسال رسالة نصية إلى رقم عملك الرئيسي وتلقي الردود من نفس الرقم الذي يتصلون به.

لماذا يهم الشركات الصغيرة

أصبحت الرسائل النصية قناة اتصال مفضلة للعديد من العملاء - خاصة لتأكيد المواعيد وتحديثات الطلبات والأسئلة السريعة. يؤدي تقديم الرسائل النصية القصيرة على رقم عملك إلى إزالة الاحتكاك: فلا يحتاج العملاء إلى العثور على رقم هاتف محمول منفصل أو استخدام تطبيق مختلف.

تعمل خدمة الرسائل القصيرة للأعمال أيضًا على الفصل بين رسائل العمل والرسائل الشخصية. يستجيب الموظفون لرسائل العملاء النصية من رقم الشركة من خلال تطبيق VoIP، دون إعطاء رقم هاتفهم المحمول الشخصي.

الاستخدامات العملية لرسائل الأعمال القصيرة

• تذكير بالمواعيد لتقليل معدلات عدم الحضور.
• تأكيد الطلب وتحديثات الشحن لشركات التجارة الإلكترونية.
• ردود خدمة العملاء السريعة على الاستفسارات البسيطة.
• رسائل متابعة ما بعد مكالمات المبيعات.

الميزات نفسها هي تكنولوجيا ناضجة. تأتي معظم مشكلات الطرح من اختيارات التكوين، وليس من البرنامج. تظهر بعض الأخطاء مرارًا وتكرارًا عندما تقوم الفرق الصغيرة بتشغيل نظام الهاتف الجديد الخاص بها.

• قوائم الهاتف المفرطة: الرد التلقائي مع سبعة خيارات وقوائم فرعية متداخلة تحبط المتصلين. هناك خياران أو ثلاثة اختيارات واضحة تتفوق على الشجرة المتقنة.
• التسجيل دون الكشف: تختلف قواعد تسجيل المكالمات حسب الدولة، وبعضها يتطلب إخطار الطرفين. تمكين الإعلان المدمج بدلا من التخمين.
• يتم توجيه البريد الصوتي إلى صندوق بريد وارد واحد: إذا وصلت الرسائل إلى البريد الإلكتروني الخاص بالمالك فقط، فإنها تتوقف عندما يكون هذا الشخص مشغولاً. تعمل صناديق البريد الوارد المشتركة على استمرار حركة الردود.
• تخطي خطوة تعيين CRM: لا تتألق عمليات التكامل إلا عندما تكون سجلات جهات الاتصال نظيفة. قم بإلغاء تكرار نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) قبل توصيله بنظام الهاتف.
• لا توجد خطة لتجاوز الفشل: يحدث انقطاع في الإنترنت. قم بتكوين إعادة توجيه الهاتف المحمول في اليوم الأول، وليس بعد أول صباح من المكالمات الفائتة.

يستغرق كل واحد من هذه العناصر دقائق لإصلاحها أثناء الإعداد وساعات من التنظيف لإصلاحها بعد أن يصل العملاء بالفعل إلى الحواف الصعبة. للمزيد راجع نظام إدارة علاقات العملاء.

يبدو تشغيل جميع الميزات الستة مرة واحدة فعالاً، ولكن الطرح المرحلي يؤدي إلى اعتماد أفضل. يعتمد الترتيب الصحيح على المكان الذي تشعر فيه الشركة بالألم أولاً. يجب أن تبدأ الشركة التي تفتقد المكالمات بالرد الآلي وقائمة انتظار المكالمات، حيث أن هذين الاثنين ينقذان بشكل مباشر الإيرادات التي ترن حاليًا. تحصل الشركة الغارقة في فوضى المتابعة على المزيد من تكامل إدارة علاقات العملاء (CRM) والبريد الصوتي إلى البريد الإلكتروني، الذي ينظم نتائج كل محادثة.

يتمثل النهج العملي في اختيار ميزة واحدة في الأسبوع: تكوينها، وإحاطة الفريق، ومراقبة كيفية استجابة العملاء قبل إضافة الميزة التالية. وهذا يبقي التدريب خفيفًا ويجعل من الواضح أي تغيير أدى إلى أي تحسن. يعمل تسجيل المكالمات والرسائل النصية القصيرة للأعمال بشكل جيد مع الإضافات اللاحقة - يصبح التسجيل أكثر قيمة بمجرد تدفق حجم المكالمات من خلال التوجيه المناسب، وتصبح إدارة الرسائل النصية أسهل بعد أن يستقر الفريق على عادات البريد الوارد المشتركة للنظام الجديد.

على استعداد للبدء مع يتميز الصوت عبر بروتوكول الإنترنت بالأعمال التجارية الصغيرة?

انضم إلى آلاف الشركات التي تستخدم MeraTalk لخدمات الصوت بالجملة، وVoIP، وأرقام الهاتف.

الأسئلة المتداولة