Geschäftliche Telefonnummer: Welchen Typ Sie für Ihre Situation wählen sollten

Die meisten Ratschläge zum Erhalt einer geschäftlichen Telefonnummer beschränken sich auf „Wählen Sie einen Anbieter und wählen Sie eine Nummer“. Die schwierigere und wertvollere Frage ist, welche Art von Nummer und welches Setup zu Ihrer Situation passt, denn ein Freiberufler, ein Klempner mit drei Transportern, ein Online-Shop und ein zwölfköpfiges Remote-Team haben in Sachen Telefonie fast nichts gemeinsam.

Dieser Leitfaden überspringt die Definitionen und geht von fünf Situationen aus. Für jeden werden ein Nummerntyp, ein Setup und die zu vermeidenden Fehler empfohlen. Anschließend werden die fünf Nummernoptionen nebeneinander verglichen und mit einer Checkliste für die ersten 24 Stunden abgeschlossen, die Sie noch am Tag Ihrer Bestellung durcharbeiten können.

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Vor den Situationen sehen Sie hier, wie die Optionen verglichen werden. Beachten Sie, dass dies keine sich gegenseitig ausschließenden Kategorien sind: Eine Nummer kann sowohl lokal als auch virtuell sein, und die Portierung ist eine Möglichkeit, eine Nummer zu erhalten, und nicht einen Nummerntyp.

Ihr Ziel ist es, die Arbeit vom Privatleben zu trennen und etabliert zu wirken, ohne für Funktionen zu bezahlen, die Sie nicht nutzen. A virtuelle Telefonnummer Dass Ihr Handy über eine App klingelt, ist fast immer die richtige Antwort. Damit können Sie Ihre persönliche SIM-Karte privat halten, Begrüßungen während der Geschäftszeiten festlegen und unbeantwortete Anrufe an die Voicemail mit Transkription in eine E-Mail senden.

• Nummerntyp: lokale Nummer in Ihrer eigenen Vorwahl oder die Vorwahl Ihres Hauptkundenstamms
• Einrichtung: eine Nummer, mobile App, Voicemail-zu-E-Mail, eine kurze professionelle Begrüßung
• Überspringen: Gebührenfrei, mehrstufige Menüs, Erweiterungen
• Zu vermeidender Fehler: Geben Sie Ihr persönliches Handy „nur für den Moment“ weg – es geht nie verloren

Lokale Kunden suchen nach Gegenden und rufen von ihrem Telefon aus an, oft mit einem dringenden Problem. Eine örtliche Nummer in der Region, die Sie bedienen, zeigt, dass Sie in der Nähe sind. Auf Ihrer Website, in Ihrem Karteneintrag und in Ihren Fahrzeugen sollte es sich um dieselbe Nummer handeln, damit Suchmaschinen und Kunden einen einheitlichen Eintrag sehen.

• Nummerntyp: lokale Nummer im Hauptversorgungsgebiet; Ziehen Sie eine Tracking-Nummer pro Marketingkanal nur dann in Betracht, wenn Sie die Daten tatsächlich überprüfen
• Einrichtung: Rufgruppe an, die den Eigentümer und das Büro anruft und dann auf die Voicemail umschaltet; Textaktiviert, wenn Ihre Kunden SMS bevorzugen
• Öffnungszeiten: eine deutliche Begrüßung außerhalb der Geschäftszeiten mit einer Notfallanweisung, falls relevant
• Zu vermeidender Fehler: Leiten Sie jeden Anruf an das Mobiltelefon eines einzigen Technikers weiter, sodass eine Baustelle einen verpassten Kunden bedeutet

Wenn Sie Werbung auf Fahrzeugen oder Schildern machen, ist eine Vanity-Nummer eine Überlegung wert. Eitelkeit Nummern sind am nützlichsten, wenn sich die Leute eine Nummer merken müssen und keine Möglichkeit haben, sie anzuklicken oder zu scannen. Überprüfen Sie jedoch, wie sich die Nummer liest, wenn sie laut ausgesprochen wird, bevor Sie eine Prämie zahlen.

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Kunden eines Online-Shops können überall wohnen, daher hat die Ortsvorwahl keine Bedeutung. Eine gebührenfreie Nummer erspart dem Kunden die Kosten für Anrufe und verleiht Ihrer Support-Hotline eine erkennbare, landesweite Identität. Da das Volumen vorhersehbar ist (Bestellstatus, Retouren, Lieferprobleme), ist die Einrichtung wichtiger als die Anzahl.

• Nummerntyp: gebührenfrei wie die veröffentlichte Support-Hotline; eine lokale Rufnummer für ausgehende Rückrufe, sofern Ihr Provider dies zulässt
• Einrichtung: eine automatische Vermittlung mit drei oder höchstens vier Optionen, eine Warteschlange mit Rückrufoption und eine Benachrichtigung über die veröffentlichten Öffnungszeiten
• SMS: Wenn Sie Bestellbenachrichtigungen per SMS planen, bestätigen Sie vor dem Start die Anforderung einer gebührenfreien Verifizierung
• Zu vermeidender Fehler: Ein langes Menü, das Kunden dazu bringt, wiederholt auf Null zu drücken – messen Sie, wie viele im Menü aufgeben

Wenn das Volumen zunimmt, müssen Sie über Anrufe nachdenken, die über das erste Dutzend Agenten hinausgehen. In diesem Stadium bewegen sich die Fragen von der Nummernwahl bis hin zu Routen, Anrufer-ID-Präsentation und Netzbetreiberkapazität, die in unserem Cloud-Contact-Center-Leitfaden für Teams mit anhaltendem Anrufaufkommen behandelt werden.

Ein verteiltes Team benötigt Nummern, die zum Unternehmen und nicht zum Telefon einer Person gehören, sowie eine Möglichkeit, auf vielen Geräten eine konsistente Identität darzustellen. Ein VoIP-Telefonsystem mit einer Mobil- und Desktop-App bedeutet, dass jeder unter der Firmennummer Anrufe tätigen und entgegennehmen kann und Nummern neu zugewiesen werden können, wenn jemand das Unternehmen verlässt.

• Nummerntyp: eine lokale oder gebührenfreie Hauptnummer für eingehende Anrufe, direkte Nummern für Personen, die sie benötigen
• Einrichtung: Rufgruppen nach Funktion (Vertrieb, Support), Anwesenheit, gemeinsame Voicemail, Anrufaufzeichnung, sofern Sie die Einwilligungspraxis definiert haben
• Notruf: Der Standort jedes Benutzers muss festgelegt werden. Remote-Mitarbeiter müssen es aktualisieren, wenn sie umziehen
• Zu vermeidender Fehler: Personen Durchwahlnummern zuweisen, ohne die Absicht, sie beim Verlassen umzuleiten

Bei mehreren Standorten besteht die Wahl zwischen einer Nummer für alle und einer Nummer pro Standort. Die übliche Antwort ist beides: eine lokale Nummer pro Standort für die lokale Suche und Nachbarschaftsvertrauen und eine gebührenfreie oder Hauptnummer für nationales Marketing, die alle über dasselbe Telefonsystem geleitet werden, sodass der Überlauf zwischen Standorten funktioniert.

• Nummerntyp: eine lokale Nummer pro Standort in der Vorwahl dieses Standorts sowie eine gebührenfreie Hauptnummer
• Einrichtung: standortspezifische Begrüßungen, gemeinsame Überlaufwarteschlangen, Berichterstellung pro Nummer
• Notruf: eine registrierte Adresse für jeden Standort und die Arbeitsstelle jedes Benutzers
• Zu vermeidender Fehler: eine einzige nationale Nummer, die jeden Anrufer zu einem allgemeinen Menü weiterleitet, ohne dass er die Möglichkeit hat, den nächstgelegenen Standort auszuwählen

Wenn Sie bestehende Leitungen an jedem Standort ersetzen, betrachten Sie die Portierung als Projekt: Führen Sie eine Bestandsaufnahme aller Nummern durch und gruppieren Sie sie schrittweise nach Betreiber und Port.

Mit der Portierung können Sie eine bereits genutzte Rufnummer zu einem neuen Anbieter verschieben. In den USA ist die Nummernübertragbarkeit ein gesetzliches Recht, sodass ein Mobilfunkanbieter Ihre Nummer nicht als Geisel nehmen kann. In der Praxis kommt es zu Verzögerungen, wenn die Kontodaten nicht übereinstimmen. Es wird erwartet, dass einfache Ports einer einzelnen Leitung schnell fertig werden, während Ports mit vielen Nummern, gebührenfreien Nummern oder Geschäftskonten mit mehreren Leitungen länger dauern können und die Zeitspanne je nach Betreiberverlust variiert.

1. 1Besorgen Sie sich eine Kopie der aktuellen Rechnung und notieren Sie den genauen Kontonamen, die Rechnungsadresse sowie etwaige Kontonummer oder PIN
2. 2Kündigen Sie nicht den alten Dienst – durch die Kündigung wird oft die Nummer gekündigt
3. 3Senden Sie die Portanfrage mit Details, die genau mit dem alten Konto übereinstimmen
4. 4Richten Sie die Weiterleitung für den neuen Dienst vor dem Anschlussdatum ein, damit Anrufe bei einem Nummernwechsel korrekt klingeln
5. 5Testen Sie eingehende Anrufe, sobald der Port fertig ist, und kündigen Sie dann den alten Dienst

Der Fachbegriff für eine moderne Geschäftsnummer ist oft eine durchgeschaltete Nummer Voice-over-IP Service. Ihr Provider weist die Nummer zu oder portiert sie und der Anruf läuft über das Internet, bis er das öffentliche Netz erreicht. Drei Konsequenzen sind wissenswert.

• Notrufe – VoIP-Nummern benötigen eine registrierte schaltbare Adresse, da das Netzwerk den Standort nicht aus einer Leitung ableiten kann
• SMS-Versand: Für SMS-Versand von lokalen Nummern ist im Allgemeinen die Registrierung des Anwendungsfalls bei den Mobilfunkanbietern erforderlich, und gebührenfreie Nummern verfügen über einen eigenen Verifizierungsprozess
• Anrufer-ID-Reputation – ausgehende Anrufe von neuen Nummern werden von Netzbetreibern und Analysediensten bewertet, daher sollten neue Nummern vor intensiver Nutzung mit normalen Anrufmustern aufgewärmt werden

Es handelt sich hierbei um anbieterneutrale Fakten. Erkundigen Sie sich bei jedem Anbieter, wie die einzelnen Nummern gehandhabt werden, bevor Sie sich auf einen Nummerntyp festlegen.

1. 1Wählen Sie oben die Situation aus, die am besten passt, und legen Sie den Nummerntyp fest, bevor Sie Anbieter vergleichen
2. 2Überprüfen Sie die Nummernverfügbarkeit in der gewünschten Vorwahl und prüfen Sie, wie diese laut gesprochen aussieht
3. 3Halten Sie bei einer Portierung die Rechnung, den Kontonamen und die PIN bereit und reichen Sie den Antrag früh am Tag ein
4. 4Legen Sie die Geschäftszeiten, die Begrüßung und das Voicemail-Ziel fest, bevor Sie die Nummer veröffentlichen
5. 5Registrieren Sie die Notfalladresse für jeden Benutzer und Standort
6. 6Installieren Sie die App auf jedem Gerät, das Anrufe entgegennimmt, und tätigen Sie einen Testanruf von einem externen Telefon
7. 7Führen Sie einen ausgehenden Testanruf an ein Mobiltelefon durch und überprüfen Sie, wie die Anrufer-ID angezeigt wird
8. 8Richten Sie Voicemail-zu-E-Mail ein und prüfen Sie, ob eine Nachricht eintrifft
9. 9Aktualisieren Sie Ihre Website, Ihr Google-Unternehmensprofil und Ihre E-Mail-Signatur, sobald der Test erfolgreich ist
10. 10Notieren Sie, wem das Konto gehört, wer die Weiterleitung ändern kann und wo die Zugangsdaten aufbewahrt werden

Anstatt einer Liste von Top-Anbietern hinterherzulaufen, prüfen Sie bei jedem Kandidaten die gleiche Auswahlliste: Besitzt der Anbieter den Nummernbestand in den von Ihnen benötigten Vorwahlen oder kontrolliert er ihn direkt, wie werden Ports gehandhabt, wie erfolgt die Notfalladressenregistrierung, welche Schritte sind bei der SMS-Registrierung erforderlich und wen können Sie erreichen, wenn etwas kaputt geht? MeraTalk bietet virtuelle, lokale, gebührenfreie und Vanity-Nummern für US-Vorwahlen und über 50 Länder, sodass Sie sie bei denselben Fragen mit Ihrer engeren Auswahl vergleichen können.

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Häufig gestellte Fragen