Inoltro di chiamata al numero verde: come funziona e come configurarlo

L'inoltro di chiamata gratuito instrada le chiamate effettuate ai numeri 800, 855, 833 o altri numeri verdi a qualsiasi numero di telefono o dispositivo di destinazione specificato. Un chiamante compone il tuo numero verde. La piattaforma cloud riceve la chiamata e la inoltra immediatamente a un telefono cellulare, alla linea fissa dell'ufficio, a un'app softphone VoIP, alla coda di un call center o a un menu IVR. Il chiamante sperimenta una connessione normale. Il tuo team riceve la chiamata su qualunque dispositivo sia configurato.

L'inoltro gratuito è una delle funzionalità più utilizzate nelle telecomunicazioni aziendali. Consente alle aziende di pubblicizzare un unico numero verde memorabile e di instradare le chiamate in modo intelligente alla persona o al team giusto, indipendentemente da dove si trovino. Questa guida spiega come funziona l'inoltro di chiamata gratuito, quali opzioni di inoltro esistono, come sono strutturati i prezzi e come configurare l'inoltro gratuito per la tua azienda oggi.

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Quando un chiamante compone un numero verde, la sua chiamata entra nella rete telefonica pubblica commutata (PSTN) e viene instradata all'organizzazione responsabile del numero verde (RespOrg), l'operatore che possiede il numero per conto dell'azienda. La piattaforma di RespOrg ricerca le istruzioni di instradamento registrate per quel numero e inoltra la chiamata alla destinazione configurata.

In una configurazione di inoltro gratuito basata su cloud, RespOrg è una piattaforma VoIP come MeraTalk. Le istruzioni di routing risiedono in una dashboard del software, non nell'hardware. Quando arriva la chiamata, la piattaforma applica le regole in tempo reale: inoltra all'interno 101 durante l'orario lavorativo, inoltra alla cella di turno durante gli orari non lavorativi, riproduci un menu IVR se la linea principale è occupata.

La destinazione dell'inoltro può essere qualsiasi numero di telefono o indirizzo SIP raggiungibile: un numero di cellulare statunitense, un interno VoIP, un numero internazionale, un call center coda o un gruppo di numeri che squillano contemporaneamente. Le piattaforme moderne supportano l'inoltro condizionato: si applicano regole diverse in base all'ora del giorno, al giorno della settimana, alla posizione del chiamante o se il numero principale è occupato.

Le piattaforme cloud gratuite supportano più modalità di inoltro, ciascuna adatta a diverse esigenze aziendali:

Inoltro incondizionato

Ogni chiamata al numero verde inoltra immediatamente a destinazione. Semplice e veloce. Utilizzato quando una singola persona o dispositivo gestisce tutte le chiamate.

Inoltro condizionale (programmato).

Inoltro delle chiamate verso destinazioni diverse in base all'orario lavorativo, al giorno della settimana o ai giorni festivi. L'orario lavorativo va al team di vendita. Dopo l'orario di lavoro vai alla segreteria telefonica o al servizio di risposta. Nei fine settimana vai in una cella di emergenza.

Inoltro sequenziale

La piattaforma prova una serie di destinazioni in ordine. Se la prima destinazione non risponde prova con la seconda e poi con la terza. Garantisce che le chiamate raggiungano sempre una persona dal vivo prima di passare alla segreteria telefonica.

Suoneria simultanea (Gruppo suoneria)

La chiamata squilla su più destinazioni contemporaneamente. La prima persona che risponde riceve la chiamata. Utilizzato dai team di vendita dove chiunque sia disponibile per primo deve rispondere alla chiamata.

Routing basato su IVR

I chiamanti ascoltano un menu (premere 1 per le vendite, premere 2 per il supporto) e la piattaforma viene indirizzata al team o alla coda appropriata in base alla selezione. L'opzione più sofisticata per le aziende multi-dipartimento.

Numero verde gratuito Il prezzo dell'inoltro di chiamata ha due componenti principali: la tariffa mensile per il numero e la tariffa al minuto per le chiamate in entrata. A differenza dei numeri locali in cui il chiamante paga per le chiamate, i numeri verdi fatturano al chiamato: la tua azienda paga per ogni minuto di traffico in entrata.

Le tariffe mensili per i numeri di inoltro gratuiti sono in genere di pochi dollari per numero. Le tariffe in entrata al minuto variano in modo significativo a seconda del fornitore. I fornitori VoIP al dettaglio in genere addebitano tariffe più elevate al minuto rispetto ai fornitori di livello all'ingrosso. Per le aziende con elevati volumi di chiamate in entrata (linee di assistenza clienti, linee di vendita nazionali) la tariffa al minuto è il fattore di costo dominante.

Alcuni fornitori addebitano costi aggiuntivi per funzionalità di inoltro avanzate: instradamento pianificato, menu IVR, registrazione delle chiamate, segreteria telefonica a e-mail. MeraTalk include queste funzionalità nei piani standard senza costi aggiuntivi. Le aziende che confrontano i fornitori di servizi di inoltro ai numeri verdi dovrebbero calcolare il costo totale in base al volume di minuti mensili previsto, non solo confrontare le tariffe mensili di base.

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L'impostazione dell'inoltro di chiamata gratuito tramite una piattaforma telefonica cloud richiede meno di 15 minuti. Ecco i passaggi:

1. 1Iscriviti con un provider di telefonia cloud e cerca i numeri verdi disponibili (800, 888, 877, 866, 855, 844 o 833)
2. 2Fornisci il numero verde prescelto: si attiva in pochi minuti
3. 3Nel dashboard della piattaforma, vai alle impostazioni di inoltro di chiamata per il numero
4. 4Inserisci la destinazione dell'inoltro: un numero di cellulare, un interno VoIP o un indirizzo SIP
5. 5Configura le regole dell'orario di lavoro se desideri destinazioni diverse in orari diversi
6. 6Configurare una destinazione di failover (segreteria telefonica o servizio di risposta) per quando la destinazione primaria non è disponibile
7. 7Testa la configurazione componendo il tuo numero verde da cellulare

Se stai trasferendo un numero verde esistente da un altro operatore, la configurazione di inoltro è identica: l'unica differenza è attendere 2-5 giorni lavorativi per il completamento del trasferimento. Durante il trasferimento il numero rimane sul vecchio operatore. Dopo il completamento del trasferimento, le nuove regole di inoltro si attiveranno automaticamente.

Per massimizzare il valore della configurazione dell'inoltro al numero verde, segui queste best practice:

• Configura sempre una destinazione di failover: un segnale di occupato o uno squillo senza risposta fanno perdere clienti
• Utilizza la registrazione delle chiamate per acquisire conversazioni in entrata per il controllo della qualità e la risoluzione delle controversie
• Imposta la segreteria telefonica verso e-mail in modo che le chiamate perse non vengano mai veramente perse
• Utilizza numeri verdi diversi per campagne pubblicitarie diverse per monitorare quali canali indirizzano le chiamate
• Rivedi le regole di inoltro trimestralmente: i cambiamenti nella struttura del team e il tuo routing dovrebbero tenere il passo
• Abilita il passthrough dell'ID chiamante in modo che il tuo team veda il numero effettivo del chiamante, non il tuo numero verde

La piattaforma di inoltro numero verde di MeraTalk supporta tutte queste funzionalità con un dashboard in tempo reale per la gestione delle regole. Configura l'inoltro gratuito per la tua azienda su meratalk.com/products/phone-number/toll-free-forwarding.

A numero verde gratuito fa molto di più che instradare le chiamate: determina il modo in cui i chiamanti percepiscono l'azienda dall'altra parte. Poiché il chiamante non paga nulla per connettersi, la composizione sembra priva di rischi, il che riduce la barriera per le prime domande, le richieste di supporto e le domande pre-vendita. Decenni di pubblicità nazionale hanno anche addestrato i consumatori ad associare i prefissi della famiglia 800 ad aziende affermate che si aspettano e accolgono le chiamate in entrata.

L’inoltro amplifica tale fiducia anziché indebolirla. Il chiamante sperimenta un punto di ingresso coerente e professionale, mentre dietro le quinte la chiamata può raggiungere un ufficio di casa, un telefono cellulare o un team di supporto distribuito. Ciò che conta per il chiamante è che la linea riceva una risposta tempestiva e coerente, quindi abbina la porta d'ingresso gratuita a regole di instradamento che rendano una risposta dal vivo la norma, non l'eccezione.

• Rispondi con un saluto aziendale coerente, indipendentemente dal dispositivo che riceve la chiamata inoltrata
• Mantieni brevi i tempi di attesa: una chiamata gratuita che rimane in silenzio frustra ancora il chiamante
• Restituisci i messaggi vocali lo stesso giorno lavorativo per rafforzare l'immagine professionale creata dal numero

Le campagne pubblicitarie, il lancio di prodotti, i picchi stagionali e gli incidenti di servizio possono tutti inviare un'improvvisa ondata di chiamate a una linea verde. Poiché l'azienda paga per ogni minuto in entrata, un picco è un evento sia operativo che di budget e una configurazione di inoltro che funziona bene in un martedì tranquillo può cedere quando il volume delle chiamate si moltiplica da un giorno all'altro.

La risposta è il routing a più livelli. Lo squillo simultaneo diffonde un'impennata tra più membri del team contemporaneamente. Le code di chiamata trattengono i chiamanti in overflow con un annuncio anziché con un segnale di occupato. Le regole di failover indirizzano il traffico in eccesso alla segreteria telefonica, a un servizio di risposta o a un team secondario prima che i chiamanti sentano l'aria morta. L'esame dei rapporti sul traffico dopo ogni campagna mostra dove il piano di instradamento ha retto e dove necessita di un ulteriore livello.

• Annuncia i tempi di attesa previsti nel messaggio di saluto in coda in modo che i chiamanti possano decidere se attendere
• Aggiungi una destinazione di overflow fuori sede o fuori orario prima di lanciare una campagna importante
• Guarda i dashboard in tempo reale durante i lanci in modo che le regole di routing possano essere modificate sul momento

Le linee verdi sono regolate dalle stesse regole di telemarketing e di tutela dei consumatori che si applicano a tutte le chiamate aziendali negli Stati Uniti. L'inoltro in entrata di per sé solleva pochi problemi, ma nel momento in cui un'azienda utilizza il proprio numero verde come ID chiamante in uscita (per richiamate, promemoria di appuntamenti o follow-up delle vendite) si applicano regole di sensibilizzazione standard. Ciò include il rispetto delle richieste di non chiamata, la chiamata entro gli orari consentiti e l'identificazione chiara dell'azienda all'inizio di ogni chiamata.

Anche la precisione dell’ID chiamante è importante. Le regole contro la trasmissione dell'ID chiamante ingannevole implicano che il numero verde visualizzato sulle chiamate in uscita deve appartenere realmente all'azienda e deve riconnettersi ad essa quando viene ricomposto. Un chiamante che risponde alla chiamata dovrebbe raggiungere un saluto lavorativo, non una linea morta. Mantenere organizzate le registrazioni delle chiamate, i registri del consenso e i registri di instradamento rende molto più semplice dimostrare le buone pratiche in caso di reclamo.

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