Come ottenere un numero di telefono virtuale per la tua azienda

Un numero di telefono virtuale per le aziende è un numero di telefono che funziona su Internet invece che su una linea telefonica fisica: puoi ottenerne uno online in pochi minuti e instradare le chiamate a qualsiasi dispositivo. Non è legato a un componente hardware o a una posizione fissa: le chiamate squillano ovunque tu scelga: un'app mobile, un softphone desktop, un browser o un telefono fisso IP.

Sei tu a controllare dove vanno le chiamate e il numero ti segue, non viceversa. Ciò lo rende utile sia per un fondatore solista o per un piccolo team che per un’azienda in crescita con diverse sedi.

Ottenere un numero di telefono aziendale virtuale significava chiamare una società di telecomunicazioni, aspettare un tecnico dell'assistenza e firmare un contratto a lungo termine. Oggi significa accedere a una piattaforma, selezionare un numero ed essere live in meno di dieci minuti.

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Un virtuale numero di telefono è un numero di telefono che non è direttamente collegato a una linea telefonica fisica o a un componente hardware specifico. Le chiamate al numero vengono instradate tramite VoIP (Voice over Internet Protocol) a qualunque dispositivo o applicazione tu abbia configurato come destinazione.

Numero virtuale vs numero tradizionale

• Linea fissa tradizionale: legata a una connessione fisica in rame a un indirizzo fisso. Lo spostamento del numero richiede una chiamata di servizio.
• Numero virtuale: assegnato a un account cloud. Funziona da qualsiasi dispositivo, ovunque. Immediatamente portatile, immediatamente riconfigurabile.
• Entrambi appaiono identici sull'ID chiamante: il chiamante non può distinguere la differenza.

I numeri di telefono virtuali utilizzano Voice over IP (VoIP) per trasferire le chiamate come dati su Internet. Quando qualcuno compone il tuo numero, la chiamata entra nella rete telefonica pubblica, raggiunge la tua piattaforma telefonica cloud e viene recapitata via Internet a qualunque dispositivo o app tu abbia registrato.

Per il chiamante questo è uno squillo normale. Per te è una normale chiamata in arrivo sul tuo smartphone o computer. La piattaforma aggiunge il routing in alto: un saluto dell'assistente automatico, un menu IVR che invia i chiamanti al reparto giusto, code di chiamata e regole dell'orario lavorativo che inviano chiamate fuori orario alla segreteria telefonica. Tutto funziona nel cloud, senza hardware locale.

I numeri di telefono aziendali virtuali sono disponibili in diversi tipi, ciascuno adatto a diversi casi d'uso.

Numeri virtuali locali

I numeri locali portano un prefisso specifico, corrispondente a una città o regione. Un numero locale 415 segnala la presenza di San Francisco. I numeri locali hanno tassi di risposta più elevati rispetto ai numeri verdi o non riconosciuti.

Numeri virtuali gratuiti

I numeri verdi (800, 833, 844, 855, 866, 877, 888 negli Stati Uniti) consentono ai chiamanti di contattarti gratuitamente. Segnalano presenza e professionalità nazionale.

Numeri virtuali internazionali

I numeri virtuali internazionali danno alla tua azienda una presenza locale in un paese straniero senza uffici fisici lì.

Numeri di vanità

I numeri vanity scrivono una parola o una frase sulla tastiera del telefono, ad esempio 1-800-FIORI. Sono memorabili per i casi d'uso di marketing e pubblicità.

Ottieni numeri di telefono virtuali per la tua azienda: configurali in pochi minuti.

Il processo richiede meno di quindici minuti con una moderna piattaforma telefonica cloud.

1. 1Scegli un fornitore: seleziona una piattaforma telefonica cloud con i tipi di numero di cui hai bisogno (locale, numero verde, internazionale) e prezzi trasparenti.
2. 2Crea un account: la maggior parte delle piattaforme offre una prova gratuita.
3. 3Cercare un numero: utilizzare lo strumento di ricerca dei numeri del provider per sfogliare i numeri disponibili in base al prefisso, alla regione o allo schema numerico.
4. 4Seleziona e fornisci: fai clic per assegnare il numero al tuo account. Il provisioning è istantaneo.
5. 5Configura routing: imposta dove devono squillare le chiamate a questo numero: un utente specifico, un gruppo di risposta, un menu IVR o un messaggio vocale.
6. 6Installa l'app: scarica l'app softphone sui tuoi dispositivi preferiti: iOS, Android, Windows o Mac.

Se la tua azienda dispone già di un numero di telefono di un operatore tradizionale o di un precedente provider VoIP, puoi trasferirlo sul tuo nuovo sistema virtuale. La portabilità del numero trasferisce la proprietà del numero mantenendo identico il numero stesso.

• Invia una richiesta di trasferimento al tuo nuovo operatore con il numero attuale, il numero di conto e l'indirizzo di fatturazione del tuo vecchio operatore.
• Il nuovo fornitore coordina automaticamente il trasferimento con il tuo vecchio operatore.
• Durata del trasferimento: la maggior parte dei numeri statunitensi viene completata in 5-10 giorni lavorativi.
• Durante la portabilità: il tuo vecchio numero rimane attivo e riceve normalmente le chiamate. Non ci sono tempi di inattività.

Valuta qualsiasi fornitore su queste dimensioni prima di impegnarti.

• Disponibilità dei numeri: il fornitore può fornire numeri nei prefissi e nei paesi specifici di cui hai bisogno?
• Funzionalità incluse: il routing delle chiamate, la segreteria telefonica, gli SMS e la registrazione delle chiamate sono inclusi nei piani standard?
• Qualità dell'app: l'app mobile e desktop offre un'esperienza professionale e affidabile?
• Supporto al porting: il provider gestisce il processo di porting end-to-end?
• Trasparenza dei prezzi: i costi per utente e per numero sono chiari, senza costi nascosti?

MeraTalk fornisce numeri di telefono virtuali in tutti i prefissi degli Stati Uniti e in oltre 50 paesi, con tariffe al minuto di livello all'ingrosso e attivazione del numero nello stesso giorno. Esplora i numeri disponibili su meratalk.com.

La maggior parte dei fornitori addebita una tariffa mensile per numero più tariffe al minuto per le chiamate in uscita e alcuni raggruppano le chiamate in un prezzo fisso per posto. I numeri locali sono generalmente poco costosi al mese, i numeri verdi hanno tariffe al minuto più elevate perché il fornitore assorbe il costo delle chiamate in entrata e un numero vanity può comportare un costo di acquisizione una tantum se un'altra azienda lo possiede già.

Per i team con volumi di chiamate elevati, come team di vendita, desk di supporto e call center in uscita, la tariffa al minuto di solito conta più della tariffa mensile del numero e i fornitori di tariffe all'ingrosso come MeraTalk costano i minuti ben al di sotto dei tipici piani di vendita al dettaglio.

Quando confronti i fornitori, calcola il costo mensile tutto compreso: la tariffa del numero più i minuti previsti alla tariffa in uscita, più eventuali componenti aggiuntivi come la registrazione delle chiamate o gli SMS. Confrontare solo i prezzi base è fuorviante. Per saperne di più, vedi Portabilità del numero.

Uno dei vantaggi più immediati di un numero cloud è il confine netto che traccia su un singolo dispositivo. La linea virtuale squilla tramite un'app sullo stesso smartphone delle chiamate personali, ma con il proprio ID chiamante, il proprio messaggio di saluto vocale e la propria cronologia dei contatti. I clienti non vedono mai un numero di cellulare personale e l'identità aziendale rimane intatta anche quando l'intera azienda è composta da una sola persona che lavora al tavolo della cucina.

La separazione rispetta anche l'orario di lavoro. Le regole relative all'orario lavorativo indirizzano le chiamate fuori orario a una segreteria telefonica professionale invece di interrompere la cena, mentre le chiamate personali continuano a squillare normalmente. Quando un dipendente se ne va, il numero aziendale rimane presso l'azienda: il routing viene semplicemente riassegnato alla persona successiva e nessun rapporto con il cliente esce dalla porta collegato al telefono privato di qualcuno.

Man mano che un'azienda cresce, un numero diventa diversi: una linea principale, una linea di supporto, numeri locali per nuovi mercati, magari una linea dedicata per una campagna di marketing. Le piattaforme cloud sono progettate per questo: ogni numero risiede in un'unica dashboard, ciascuno con le proprie regole di instradamento, saluto e reporting, mentre il team risponde a tutto dalle stesse app.

• Assegna a ciascun numero uno scopo chiaro (vendite, supporto o una regione specifica) in modo che il reporting rimanga significativo
• Utilizza i gruppi di risposta in modo che una linea specifica del mercato raggiunga tutti coloro qualificati a rispondere
• Etichetta le chiamate in entrata in base al numero composto, consentendo al personale di salutare i chiamanti con il giusto contesto
• Controlla periodicamente l'utilizzo e rilascia i numeri di cui le campagne non hanno più bisogno

Il risultato è una presenza telefonica che scala come un software: aggiungere un mercato significa aggiungere un numero e una regola, non un sistema telefonico.

Poiché un numero virtuale viene gestito tramite un account online, proteggere tale account significa proteggere la linea telefonica stessa. Un utente malintenzionato che ottiene l'accesso alla dashboard può reindirizzare le chiamate in entrata, raccogliere messaggi vocali o aumentare i costi in uscita. L’igiene di base del conto elimina la maggior parte di questo rischio.

• Abilita l'autenticazione a più fattori sulla dashboard del provider e richiedila per ogni amministratore
• Fornisci al personale l'accesso basato sui ruoli: la maggior parte degli utenti ha bisogno dell'app per le chiamate, non dei controlli di instradamento
• Esamina i registri delle chiamate per destinazioni internazionali sconosciute, un classico segno di frode tariffaria
• Rimuovi tempestivamente l'accesso quando i membri del team cambiano ruolo o se ne vanno
• Utilizza credenziali forti e univoche su tutti i dispositivi SIP registrati sull'account

Le piattaforme affidabili aggiungono le proprie protezioni (chiamate crittografate, rilevamento di anomalie e avvisi di spesa), ma le nozioni di base a livello di account di cui sopra rimangono di responsabilità del cliente e richiedono pochi minuti per essere implementate.

Ogni chiamata che tocca un numero cloud lascia una traccia di dati e quella traccia è uno dei vantaggi più sottoutilizzati del passaggio dalle linee telefoniche tradizionali. La dashboard della piattaforma registra quando arrivano le chiamate, quanto tempo aspettano i chiamanti, chi ha risposto, quanto durano le conversazioni e quali chiamate non hanno mai ricevuto risposta. Una linea fissa tradizionale non offre nulla di tutto questo visibilità.

Rivisti regolarmente, questi rapporti si trasformano in decisioni operative. Un gruppo di chiamate perse all'ora di pranzo suggerisce pause scaglionate o un gruppo di squilli in eccesso. Lunghi tempi di squillo su una linea specifica del mercato possono significare che viene instradata a troppo poche persone. Le metriche utili da tenere d'occhio includono:

• Tasso di risposta: la percentuale di chiamate in entrata che raggiungono una persona dal vivo
• Tempo medio per rispondere, tracciato per ora e giorno della settimana
• Chiamate perse e abbandonate, con relative richiamate registrate
• Tendenze della durata delle chiamate per membro del team o dipartimento

Il provisioning di un numero cloud richiede pochi minuti, motivo per cui i passaggi di configurazione vengono saltati. La svista più comune è lasciare il routing nello stato predefinito, con ogni chiamata che squilla su un dispositivo e senza failover, quindi un singolo telefono silenziato significa clienti persi. Un secondo posto è il saluto segnaposto della segreteria telefonica, che mina silenziosamente una presenza altrimenti professionale.

• Configura una catena di failover: dispositivo principale, quindi un collega o un gruppo di risposta, quindi la segreteria telefonica
• Registra un saluto adeguato nominando l'attività e imposta un messaggio separato fuori orario
• Imposta il fuso orario corretto prima che le regole sull'orario lavorativo diventino attive: una zona sbagliata invia le chiamate diurne alla segreteria telefonica
• Registra un indirizzo preciso per i requisiti di localizzazione delle chiamate di emergenza
• Effettua una chiamata di prova da un telefono esterno dopo ogni modifica del routing, non solo durante la configurazione iniziale

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