Numero di telefono aziendale: quale tipo scegliere per la tua situazione

La maggior parte dei consigli su come ottenere un numero di telefono aziendale si limita a "scegliere un fornitore e scegliere un numero". La domanda più difficile e preziosa è quale numero e quale configurazione si adattano alla vostra situazione, perché un libero professionista, un idraulico con tre furgoni, un negozio online e un team remoto di dodici persone non hanno quasi nulla in comune quando si tratta di telefonia.

Questa guida salta le definizioni e funziona partendo da cinque situazioni. Per ognuno consiglia una tipologia di numero, una configurazione e gli errori da evitare. Quindi confronta le cinque opzioni numeriche fianco a fianco e termina con una lista di controllo delle prime 24 ore su cui puoi lavorare lo stesso giorno dell'ordine.

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Prima delle situazioni, ecco come confrontare le opzioni. Tieni presente che queste non sono categorie mutuamente esclusive: un numero può essere sia locale che virtuale, e la portabilità è un modo per ottenere un numero piuttosto che un tipo di numero.

Il tuo obiettivo è separare il lavoro dalla vita personale e sembrare affermato senza pagare per funzionalità che non utilizzerai. UN numero di telefono virtuale che fa squillare il tuo cellulare tramite un'app è quasi sempre la risposta giusta. Ti consente di mantenere privata la tua SIM personale, impostare saluti in orario lavorativo e inviare chiamate senza risposta alla segreteria telefonica con trascrizione via e-mail.

• Tipo di numero: numero locale del tuo prefisso oppure il prefisso della tua clientela principale
• Configurazione: un numero, app mobile, segreteria telefonica-e-mail, un breve saluto professionale
• Salta: numero verde, menu multilivello, estensioni
• Errore da evitare: dare il proprio cellulare personale "solo per ora": non se ne andrà mai

I clienti locali effettuano ricerche per zona e chiamano dal proprio telefono, spesso con un problema urgente. Un numero locale nell'area che servi rafforza la tua vicinanza e dovrebbe essere lo stesso numero sul tuo sito web, sulla tua mappa e sui tuoi veicoli in modo che i motori di ricerca e i clienti vedano un record coerente.

• Tipologia numero: numero locale dell'area di servizio principale; considera un numero di tracciamento per canale di marketing solo se esaminerai effettivamente i dati
• Configurazione: gruppo di risposta che cerca il proprietario e l'ufficio, quindi passa alla segreteria telefonica; abilitato al testo se i tuoi clienti preferiscono inviare SMS
• Orari: un saluto distinto fuori orario con un'istruzione di emergenza, se pertinente
• Errore da evitare: indirizzare ogni chiamata al cellulare di un tecnico, quindi un cantiere significa un cliente mancato

Se fai pubblicità su veicoli o insegne, vale la pena considerare un numero di vanità. Vanità i numeri sono molto utili quando le persone devono ricordare un numero senza avere la possibilità di cliccarlo o scansionarlo, ma controlla come viene letto il numero quando viene pronunciato ad alta voce prima di pagare un sovrapprezzo.

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I clienti di un negozio online possono vivere ovunque, quindi il prefisso locale non ha alcun significato. Un numero verde elimina il costo della chiamata per il cliente e conferisce alla tua linea di supporto un'identità riconoscibile a livello nazionale. Poiché il volume è prevedibile (stato dell'ordine, resi, problemi di consegna), la configurazione conta più del numero.

• Tipo di numero: numero verde come linea di supporto pubblicata; un numero locale per le richiamate in uscita se il tuo provider lo consente
• Configurazione: un assistente automatico con tre o quattro opzioni al massimo, una coda con opzione di richiamata e un avviso di orario pubblicato
• SMS: se pianifichi le notifiche degli ordini tramite SMS, conferma il requisito di verifica gratuita prima del lancio
• Errore da evitare: menu lungo che spinge i clienti a premere ripetutamente lo zero: misura quanti rinunciano nel menu

Man mano che il volume aumenta, dovrai pensare alle chiamate oltre la prima dozzina di agenti. In quella fase, le domande si spostano dalla scelta del numero ai percorsi, alla presentazione dell'ID chiamante e alla capacità dell'operatore, che la nostra guida al contact center sul cloud copre per i team con un volume di chiamate sostenuto.

Un team distribuito ha bisogno di numeri che appartengano all'azienda, non del telefono di una persona, oltre a un modo per presentare un'identità coerente da molti dispositivi. Un sistema telefonico VoIP con un'app mobile e desktop significa che chiunque può effettuare e rispondere alle chiamate utilizzando il numero aziendale e i numeri possono essere riassegnati quando le persone se ne vanno.

• Tipo di numero: un numero principale locale o verde per i numeri diretti in entrata per le persone che ne hanno bisogno
• Configurazione: gruppi di suoneria per funzione (vendita, supporto), presenza, segreteria condivisa, registrazione chiamate dove hai definita la pratica di consenso
• Chiamate di emergenza: è necessario impostare la posizione di ciascun utente; i lavoratori remoti devono aggiornarlo quando si spostano
• Errore da evitare: assegnare numeri diretti a persone senza alcuna intenzione di reindirizzarle quando se ne vanno

Più siti offrono la possibilità di scegliere tra un numero per tutti e un numero per posizione. La risposta abituale è entrambe le cose: un numero locale per località per la ricerca locale e la fiducia nel quartiere, e un numero verde o principale per il marketing nazionale, il tutto instradato attraverso lo stesso sistema telefonico in modo che l'overflow tra i siti funzioni.

• Tipo di numero: un numero locale per sito nel prefisso di quel sito, più un numero principale gratuito
• Configurazione: saluti specifici per posizione, code di overflow condivise, reporting per numero
• Chiamate di emergenza: un indirizzo registrato per ogni sede e luogo di lavoro di ogni utente
• Errore da evitare: un unico numero nazionale che rimanda ogni chiamante a un menu generico senza possibilità di scegliere la località più vicina

Laddove stai sostituendo le linee esistenti in ogni sito, tratta il trasferimento come un progetto: inventaria tutti i numeri, raggruppali perdendo il vettore e il porto in più fasi.

Il trasferimento ti consente di spostare un numero che già utilizzi a un nuovo fornitore. Negli Stati Uniti, la portabilità del numero è un diritto normativo, quindi un operatore non può tenere in ostaggio il tuo numero. In pratica, i ritardi derivano da dettagli dell'account non corrispondenti. Si prevede che i porti semplici di una singola linea vengano completati rapidamente, mentre i porti che coinvolgono molti numeri, numeri verdi o conti aziendali con più linee possono richiedere più tempo e i tempi variano a seconda della perdita del vettore.

1. 1Ottieni una copia dell'ultima fattura e annota il nome esatto dell'account, l'indirizzo di fatturazione ed eventuali numeri di conto o PIN
2. 2Non cancellare il vecchio servizio: la cancellazione spesso cancella il numero
3. 3Invia la richiesta di trasferimento con i dettagli che corrispondono esattamente al vecchio account
4. 4Imposta il routing sul nuovo servizio prima della data di trasferimento, in modo che le chiamate squillino correttamente quando il numero si sposta
5. 5Testare le chiamate in entrata nel momento in cui viene completata la porta, quindi annullare il vecchio servizio

Il termine tecnico per un moderno numero aziendale è spesso interconnesso Voce su IP servizio. Il tuo provider assegna o trasferisce il numero e la chiamata viaggia su Internet finché non raggiunge la rete pubblica. Vale la pena conoscere tre conseguenze.

• Chiamate di emergenza: i numeri VoIP necessitano di un indirizzo di invio registrato, poiché la rete non può dedurre la posizione da una linea
• SMS: l'invio di SMS da numeri locali generalmente richiede la registrazione del caso d'uso presso gli operatori e i numeri verdi hanno un proprio processo di verifica
• Reputazione dell'ID chiamante: le chiamate in uscita da nuovi numeri vengono valutate dall'operatore e dai servizi di analisi, quindi i nuovi numeri dovrebbero essere riscaldati con schemi di chiamata normali prima di un uso intenso

Questi sono fatti neutrali rispetto al fornitore. Chiedi a qualsiasi fornitore come viene gestito ciascuno prima di impegnarti in un tipo di numero.

1. 1Scegli la situazione sopra che si adatta meglio e decidi il tipo di numero prima di confrontare i fornitori
2. 2Controlla la disponibilità del numero nel prefisso che desideri e controlla come appare pronunciato ad alta voce
3. 3In caso di portabilità, raccogli la fattura, il nome dell'account e il PIN e invia la richiesta nelle prime ore della giornata
4. 4Imposta l'orario di lavoro, l'annuncio e la destinazione della segreteria prima di pubblicare il numero
5. 5Registra l'indirizzo di emergenza per ogni utente e posizione
6. 6Installa l'app su ciascun dispositivo che riceverà le chiamate ed effettuerà una chiamata di prova da un telefono esterno
7. 7Effettua una chiamata in uscita di prova a un telefono cellulare e verifica come viene visualizzato l'ID chiamante
8. 8Configura la segreteria telefonica-e-mail e controlla che arrivi un messaggio
9. 9Aggiorna il tuo sito web, il profilo dell'attività su Google e la firma email una volta superato il test
10. 10Annota chi possiede l'account, chi può modificare il routing e dove vengono conservate le credenziali

Invece di inseguire un elenco dei migliori fornitori, controlla lo stesso breve elenco con ogni candidato: il fornitore possiede o controlla direttamente l'inventario dei numeri nei prefissi di cui hai bisogno, come vengono gestiti i porti, come viene effettuata la registrazione degli indirizzi di emergenza, quali sono i passaggi per la registrazione degli SMS e chi puoi contattare quando qualcosa si rompe. MeraTalk offre numeri virtuali, locali, verdi e vanity nei prefissi statunitensi e in oltre 50 paesi, quindi puoi confrontarlo con la tua lista ristretta su quelle stesse domande.

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