Cos'è la comunicazione aziendale? Un quadro di selezione dei canali

La comunicazione aziendale è semplicemente il modo in cui le informazioni si muovono tra le persone all'interno e all'esterno della tua azienda. Ciò con cui i piccoli team lottano non è la definizione ma il percorso: un reclamo del cliente inviato tramite chat che nessuno vede, un cambiamento di prezzo annunciato in un corridoio, un'approvazione del contratto sepolta in un thread. Ogni messaggio ha un canale adatto e diversi altri no.

Questa guida fornisce un quadro pratico per scegliere il canale per ciascun tipo di messaggio, una tabella che puoi adattare alle norme del tuo team e gli schemi di errore che interrompono più spesso la comunicazione in un piccolo team.

Hai bisogno di un numero di telefono aziendale? Ottieni un numero MeraTalk in pochi minuti, senza contratto.

Prima di inviare qualsiasi cosa, rispondi a quattro domande. Richiedono alcuni secondi con la pratica e decidono il canale in modo più affidabile rispetto all'abitudine.

1. 1Quanto è urgente? Se l'altra persona deve agire in pochi minuti, usa un canale che interrompa. Se le ore o i giorni vanno bene, usane uno che non va bene.
2. 2Quanto è complesso? Sfumature, emozioni e negoziazioni hanno bisogno di voce o video. Fatti e approvazioni possono viaggiare per iscritto.
3. 3Ha bisogno di un registro? Tutto ciò che riguarda denaro, impegni, approvazioni o conformità dovrebbe finire da qualche parte in cui è possibile effettuare ricerche.
4. 4Chi è il pubblico? Una persona, un team, l'intera azienda o un cliente richiedono ciascuno un valore predefinito diverso.

Rispondere a queste quattro domande è l’intero quadro. La tabella seguente lo applica ai tipi di messaggi che i piccoli team inviano maggiormente.

La colonna del tempo di risposta è una norma suggerita per il team, non un risultato della ricerca. Impostane uno tuo, scrivilo e rivedilo trimestralmente.

I canali scritti sono efficienti per i fatti e lenti per le sfumature. Una telefonata o una videochiamata è lo strumento migliore quando un thread è rimasto senza risoluzione per più di tre o quattro messaggi, quando sono coinvolte le emozioni o quando un cliente sta decidendo se restare. Una breve regola aiuta: se non fossi felice di ricevere il messaggio, dillo ad alta voce.

A chiamata del cliente ha anche un aspetto legato alla tenuta dei registri che la gente dimentica. Registra la data, chi ha parlato, cosa è stato promesso e cosa succede dopo. I sistemi telefonici cloud semplificano tutto ciò registrando la cronologia delle chiamate e collegando i numeri ai record dei contatti. Se la tua azienda fa affidamento sulle chiamate in entrata, impostare correttamente un numero aziendale dedicato è la base, motivo per cui la nostra guida ai numeri di telefono aziendali consiglia di testare il routing prima di pubblicare il numero.

Ottieni numeri di telefono virtuali per la tua azienda: configurali in pochi minuti.

La chat di gruppo è eccellente per domande brevi e coordinamento rapido. Si trova a lottare contro tre cose: tutto ciò che necessita di un registro decisionale duraturo, qualcosa abbastanza lungo da consentire alle persone di sfogliarlo e tutto ciò che coinvolge clienti che non sono nello strumento. Un buon test è se il messaggio avrà ancora importanza tra un mese. In tal caso, spostalo in un'e-mail, in un documento o in un ticket.

• Crea alcuni canali per scopo anziché per persona
• Accetto che le decisioni prese in chat vengano copiate nel luogo in cui vengono tracciate
• Usa i thread in modo che una domanda e la sua risposta stiano insieme
• Stabilisci le aspettative su quando è prevista la lettura della chat e quando no

L'e-mail rimane l'impostazione predefinita per qualsiasi cosa esterna, formale o che richieda allegati e viaggia attraverso le organizzazioni in cui gli strumenti di chat non lo fanno. Il suo punto debole è il volume: quando l’e-mail diventa il canale per tutto, nulla ha la priorità. Mantieni le righe dell'oggetto specifiche, inserisci la richiesta nella prima riga e fai una richiesta per messaggio in modo che le risposte possano essere tracciate.

Comunicazioni unificate come servizio (UCaaS) riunisce voce, video, messaggistica e presenza in un'unica applicazione, così una conversazione può passare dalla chat alla chiamata senza cambiare strumento. È di grande aiuto quando il tuo team utilizza diversi canali e perde il contesto quando si cambia. Non fissa norme poco chiare: una piattaforma con venti canali e senza regole produce la stessa confusione in un posto nuovo. Decidi prima le norme, poi scegli gli strumenti. Se stai valutando piattaforme, la nostra guida per valutare i fornitori UCaaS dal livello dell'operatore in su fornisce un foglio di lavoro per il punteggio.

1. 1Elenca i dieci tipi di messaggi che il tuo team invia maggiormente, utilizzando la tabella sopra come punto di partenza
2. 2Assegnare a ciascuno un canale predefinito e un'aspettativa di risposta
3. 3Decidi dove vivono i dischi per chi ne ha bisogno
4. 4Assegna un nome a un proprietario per ogni casella di posta, numero e canale condiviso
5. 5Scrivilo su un'unica pagina e mettilo dove i nuovi assunti lo vedranno
6. 6Rivedilo dopo un mese e di nuovo dopo qualsiasi cambiamento importante nel personale o negli strumenti

Per una lettura più ampia sulla strutturazione della scrittura e dei messaggi professionali, la panoramica sulla comunicazione aziendale di Purdue OWL è un riferimento affidabile.

Pronto per iniziare cos'è la comunicazione d'impresa?

Unisciti a migliaia di aziende che utilizzano MeraTalk per servizi voce, VoIP e numeri di telefono all'ingrosso.

Domande frequenti