Виртуальный номер телефона для малого бизнеса: полное руководство по настройке

Виртуальный телефонный номер для малого бизнеса — это бизнес-линия, которая полностью работает через Интернет: не требуется ни физической телефонной линии, ни SIM-карты, ни оборудования настольного телефона. Звонки направляются через облачную платформу на любое устройство: смартфон, ноутбук, планшет или VoIP-телефон. Для малого бизнеса или индивидуального владельца он предоставляет профессиональную отдельную бизнес-линию за небольшую часть стоимости традиционной телефонной системы и исключает рабочие звонки с вашего личного номера.

Виртуальные телефонные номера теперь являются выбором по умолчанию для малого бизнеса. Новое предприятие предоставляет местный городской номер в первый же день без подписания договора аренды. Команда из двух человек использует один рабочий номер, по которому звонят на оба телефона. Фрилансер ведет профессиональную линию, которая пересылается на его камеру. В этом руководстве рассказывается, как работают виртуальные телефонные номера, доступные типы, их стоимость и как малый бизнес может настроить их сегодня.

Изучите MeraTalk Номера телефонов решения, созданные для операторов связи, реселлеров и предприятий.

A виртуальный номер телефона это номер телефона, который не привязан к конкретной телефонной линии или физическому местоположению. Когда кто-то звонит на виртуальный номер, облачная платформа направляет вызов через Интернет на любое устройство или приложение, на которое настроен номер, — смартфон, настольный программный телефон, вкладку браузера или традиционный настольный телефон VoIP.

В отличие от традиционных стационарных телефонов, виртуальные телефонные номера не имеют географической привязки. Компания в Остине может предоставить код города Нью-Йорка 212, чтобы абоненты из Нью-Йорка выглядели местными. Индивидуальный консультант может иметь профессиональный бесплатный номер 800, по которому осуществляется переадресация на его личный сотовый. Команда из 10 человек может использовать один рабочий номер с автосекретарем, который перенаправляет звонящих к нужному человеку.

• Никакого физического оборудования не требуется — звонки поступают на смартфоны, компьютеры или программные телефоны.
• Географическая гибкость — предоставление любого кода города США независимо от местоположения компании.
• Мгновенная инициализация — новые номера вводятся в эксплуатацию за считанные минуты, а не дни.
• Полные функции АТС — голосовая почта, переадресация вызовов, автосекретарь, IVR, запись разговоров.
• Мгновенное масштабирование — добавляйте или удаляйте номера и пользователей без посещения технического специалиста.

Виртуальные телефонные номера для бизнеса бывают нескольких типов, каждый из которых подходит для разных целей. Выбор правильного типа влияет на то, как звонящие воспринимают ваш бизнес и сколько вы платите в месяц.

Локальные виртуальные номера

Местные виртуальные номера используют код географического региона — 212 для Нью-Йорка, 415 для Сан-Франциско, 312 для Чикаго. Они сигнализируют абонентам о местном присутствии на этом рынке. Исследования неизменно показывают более высокий процент ответов на местные номера по сравнению с незнакомыми кодами городов. Идеально подходит для бизнеса, ориентированного на конкретный город или регион.

Бесплатные виртуальные номера

Бесплатные виртуальные номера (800, 888, 877, 866, 855, 844, 833) позволяют звонящим бесплатно связаться с вами. Они сигнализируют о присутствии на национальном уровне или уровне предприятия. Идеально подходит для линий поддержки клиентов, национальных продаж и предприятий, которые хотят выглядеть авторитетными.

Тщеславные номера

Числа тщеславия обозначают слово или фразу: 1-800-ЦВЕТЫ, 1-800-ВРАЧИ. Они есть бесплатный числа с запоминающимися образцами цифр. Идеально подходит для узнаваемости бренда и рекламных кампаний, когда звонящим необходимо запомнить номер.

Международные виртуальные номера

Международные виртуальные номера дают предприятиям местное присутствие в других странах. Американская компания может иметь номер 020 в Лондоне, канадский номер 416 в Торонто или номера в более чем 50 других странах — и все они звонят своей американской команде через облако.

Виртуальные телефонные номера используют технологию Voice over IP (VoIP) для передачи голосовых вызовов в виде пакетов данных через Интернет. Когда вызывающий абонент набирает ваш виртуальный номер, его звонок поступает в коммутируемую телефонную сеть общего пользования (PSTN), направляется на серверы вашей облачной телефонной платформы, а затем доставляется через Интернет на ваше зарегистрированное устройство.

Весь процесс происходит менее чем за секунду. Вызывающий абонент слышит обычный звонок. Вы получаете обычный входящий звонок на свой смартфон или компьютер. Единственное отличие от традиционного вызова заключается в том, что голосовые данные передаются в виде интернет-пакетов, а не аналоговых сигналов по медному проводу.

Современные облачные платформы добавляют интеллектуальные возможности в дополнение к этой базовой маршрутизации. Автосекретари воспроизводят меню-приветствия. Системы IVR маршрутизируют звонящих по отделам. Очереди вызовов удерживают звонящих до тех пор, пока не освободится оператор. Правила рабочего времени направляют звонки в нерабочее время на голосовую почту. Все это работает в облаке — локальное оборудование не требуется.

Получать виртуальные номера телефонов с прозрачными оптовыми ценами.

Не все поставщики виртуальных телефонных номеров одинаковы. Оценивая варианты для вашего бизнеса, отдайте приоритет этим функциям:

• Перенос номера — перенесите существующий бизнес-номер на новую платформу.
• Качество передачи голоса HD — поддержка кодека G.722 или Opus для кристально чистого звука во время разговоров.
• Автосекретарь и IVR — профессиональная маршрутизация звонков без секретаря
• Мобильные и десктопные приложения — звоните на смартфоны и компьютеры с одного номера
• Голосовая почта на электронную почту — получайте транскрипции голосовой почты на свой почтовый ящик.
• Запись разговоров — для соблюдения требований, обучения и обеспечения качества
• Возможность SMS/текстовых сообщений — деловые текстовые сообщения с того же номера, с которого вы звоните
• Соглашение об уровне обслуживания в течение 99,9 % — надежность корпоративного уровня с резервной инфраструктурой
• Прозрачные поминутные тарифы — особенно если ваша команда совершает большие объемы звонков

MeraTalk предоставляет все эти функции с прозрачными оптовыми ценами, предоставлением номеров по всем кодам городов США и поддержкой местных номеров в более чем 50 странах. Планы начинаются с того, что долгосрочные контракты не требуются.

Цены на виртуальные телефонные номера широко варьируются в зависимости от провайдера и структуры плана. Большинство провайдеров взимают ежемесячную плату за номер плюс поминутную ставку за исходящие звонки. Некоторые включают безлимитные звонки в фиксированную ежемесячную цену за место.

Местные виртуальные номера обычно стоят от нескольких долларов в месяц. Поминутные тарифы на бесплатные номера немного выше, поскольку провайдер берет на себя стоимость входящих звонков. За приобретение косметических номеров может взиматься единовременная плата, если номер уже используется другой компанией.

Для предприятий с большим объемом звонков — отделов продаж, центров поддержки, центров исходящих вызовов — провайдеры оптовых тарифов, такие как MeraTalk, предлагают значительно более низкие поминутные затраты, чем розничные провайдеры VoIP. Экономия быстро увеличивается в масштабе. Команда, затрачивающая 10 000 минут в месяц по оптовым ценам, а не по розничным, существенно экономит каждый месяц.

При сравнении провайдеров рассчитайте общую стоимость: ежемесячную плату за номер плюс ожидаемые минуты по исходящему тарифу. Не сравнивайте только базовые цены — для большинства активных предприятий поминутные тарифы имеют большее значение, чем ежемесячная плата за номер.

Настройка виртуального номера телефона для бизнеса занимает менее 10 минут с помощью современной облачной телефонной платформы. Шаги:

1. 1Выберите тип номера (код города, бесплатный или бесплатный) и найдите доступные номера.
2. 2Выберите план, соответствующий вашему объему звонков и требованиям к функциям.
3. 3Настройте маршрутизацию звонков: какое устройство или член команды принимает звонки и в каком порядке
4. 4Настройте правила приветствия и рабочего времени для автосекретаря.
5. 5Загрузите мобильное или настольное приложение и протестируйте входящий вызов.
6. 6При переносе существующего номера отправьте запрос на перенос, указав данные текущей учетной записи оператора связи.

Перенос номера — перенос существующего бизнес-номера к новому провайдеру — обычно занимает 2–5 рабочих дней. Во время переноса ваш номер остается активным у старого оператора связи. В день завершения порта вызовы начнут маршрутизироваться через новую платформу без простоев. Найдите доступные виртуальные номера телефонов для вашего бизнеса на meratalk.com.

Каждый звонок, касающийся облачного номера, оставляет за собой след данных, и этот след является одним из наиболее малоиспользуемых преимуществ отказа от традиционных телефонных линий. Панель управления платформы фиксирует, когда поступают звонки, как долго звонящие ждут, кто ответил, как долго длится разговор и, что особенно важно, на какие звонки вообще не ответили. Традиционный стационарный телефон не обеспечивает такой наглядности.

Регулярно пересматриваемые, эти отчеты превращаются в оперативные решения. Группа пропущенных звонков во время обеда свидетельствует о необходимости чередования перерывов или группы звонков при переполнении. Длительное время звонка на линии, ориентированной на конкретный рынок, может означать, что к ней обращается слишком мало людей. Повторные звонки в течение дня часто сигнализируют о проблеме, которая не была решена с первого раза. Полезные показатели, за которыми стоит следить: Подробнее см. Голос по IP (VoIP).

• Коэффициент ответа — доля входящих звонков, дошедших до живого человека
• Среднее время ответа, отслеживаемое по часам и дням недели
• Пропущенные и прерванные вызовы с записью обратных вызовов.
• Тенденции продолжительности звонков по члену команды или отделу

Предоставление облачного номера занимает несколько минут, именно поэтому этапы настройки пропускаются. Самая распространенная ошибка — оставить маршрутизацию в состоянии по умолчанию — каждый вызов звонит на одно устройство без переключения при сбое — поэтому один выключенный телефон означает пропуск клиентов. На втором месте находится приветствие голосовой почты-заполнителя, которое незаметно подрывает профессиональное присутствие.

• Настройте цепочку аварийного переключения: основное устройство, затем коллега или группа вызова, затем голосовая почта.
• Запишите правильное приветствие с названием компании и установите отдельное сообщение в нерабочее время.
• Установите правильный часовой пояс до того, как правила рабочего времени вступят в силу — неправильный пояс отправляет звонящих в дневное время на голосовую почту.
• Зарегистрируйте точный адрес для требований к местоположению экстренного вызова.
• Выполняйте тестовый звонок с внешнего телефона после каждого изменения маршрутизации, а не только при первоначальной настройке.

Пятнадцать минут продуманной настройки в первый день предотвращают большинство проблем с поддержкой, о которых новые пользователи сообщают в первый месяц.

Готовы начать работу с виртуальный номер телефона для малого бизнеса?

Присоединяйтесь к тысячам компаний, использующих MeraTalk для оптовых услуг голосовой связи, VoIP и телефонных номеров.

Часто задаваемые вопросы