Số điện thoại ảo dành cho doanh nghiệp nhỏ: Hướng dẫn thiết lập đầy đủ

Số điện thoại ảo dành cho doanh nghiệp nhỏ là một ngành kinh doanh chạy hoàn toàn qua internet — không cần đường dây điện thoại thực, không cần thẻ SIM, không cần phần cứng điện thoại bàn. Cuộc gọi định tuyến thông qua nền tảng đám mây tới bất kỳ thiết bị nào: điện thoại thông minh, máy tính xách tay, máy tính bảng hoặc thiết bị cầm tay VoIP. Đối với một doanh nghiệp nhỏ hoặc chủ sở hữu cá nhân, hệ thống này mang đến một ngành nghề kinh doanh chuyên nghiệp, riêng biệt với chi phí chỉ bằng một phần nhỏ so với hệ thống điện thoại truyền thống — và giúp bạn không phải gọi đến số cá nhân của mình để thực hiện các cuộc gọi công việc.

Số điện thoại ảo hiện là lựa chọn mặc định cho các doanh nghiệp nhỏ. Một liên doanh mới cung cấp số thành phố địa phương vào ngày đầu tiên mà không cần ký hợp đồng thuê. Một nhóm hai người chia sẻ một số doanh nghiệp đổ chuông cả hai điện thoại. Một người làm việc tự do giữ một đường dây chuyên nghiệp chuyển tiếp đến phòng giam của họ. Hướng dẫn này bao gồm cách hoạt động của số điện thoại ảo, các loại có sẵn, giá cả và cách một doanh nghiệp nhỏ có thể thiết lập số điện thoại này ngay hôm nay.

Khám phá MeraTalk's Số điện thoại giải pháp — được xây dựng cho nhà mạng, đại lý và doanh nghiệp.

A số điện thoại ảo là số điện thoại không bị ràng buộc với một đường dây điện thoại hoặc vị trí thực tế cụ thể. Khi ai đó gọi đến một số ảo, nền tảng đám mây sẽ định tuyến cuộc gọi qua internet đến bất kỳ thiết bị hoặc ứng dụng nào mà số đó được định cấu hình để đổ chuông - điện thoại thông minh, điện thoại phần mềm trên máy tính để bàn, tab trình duyệt hoặc điện thoại bàn VoIP truyền thống.

Không giống như điện thoại cố định truyền thống, số điện thoại ảo không có điểm cố định về mặt địa lý. Một doanh nghiệp ở Austin có thể cung cấp mã vùng 212 New York để xuất hiện ở địa phương đối với người gọi ở New York. Một nhà tư vấn cá nhân có thể có một số điện thoại miễn phí 800 chuyên nghiệp chuyển tiếp đến số di động cá nhân của họ. Một nhóm gồm 10 người có thể chia sẻ một số điện thoại doanh nghiệp với hệ thống trả lời tự động để chuyển người gọi đến đúng người.

• Không yêu cầu phần cứng vật lý - cuộc gọi đổ chuông trên điện thoại thông minh, máy tính hoặc điện thoại phần mềm
• Tính linh hoạt về mặt địa lý — cung cấp bất kỳ mã vùng nào của Hoa Kỳ bất kể địa điểm kinh doanh
• Cung cấp tức thì - các số mới sẽ xuất hiện sau vài phút chứ không phải vài ngày
• Đầy đủ các tính năng của PBX — thư thoại, chuyển tiếp cuộc gọi, trả lời tự động, IVR, ghi âm cuộc gọi
• Cân ngay lập tức - thêm hoặc xóa số lượng và người dùng mà không cần kỹ thuật viên ghé thăm

Số điện thoại ảo dành cho doanh nghiệp có nhiều loại, mỗi loại phù hợp với các mục tiêu khác nhau. Việc chọn đúng loại sẽ ảnh hưởng đến cách người gọi cảm nhận về doanh nghiệp của bạn và số tiền bạn phải trả mỗi tháng.

Số ảo cục bộ

Các số ảo cục bộ sử dụng mã vùng địa lý - 212 cho New York, 415 cho San Francisco, 312 cho Chicago. Họ báo hiệu sự hiện diện của địa phương cho người gọi trong thị trường đó. Nghiên cứu luôn cho thấy tỷ lệ trả lời cao hơn đối với các số điện thoại địa phương so với các mã vùng không quen thuộc. Lý tưởng cho các doanh nghiệp nhắm mục tiêu đến một thành phố hoặc khu vực cụ thể.

Số điện thoại ảo miễn phí

Các số ảo miễn phí (800, 888, 877, 866, 855, 844, 833) cho phép người gọi liên lạc với bạn miễn phí. Chúng báo hiệu sự hiện diện ở cấp quốc gia hoặc cấp doanh nghiệp. Lý tưởng cho các đường dây hỗ trợ khách hàng, bán hàng toàn quốc và các doanh nghiệp muốn có vẻ thành lập.

số phù phiếm

Những con số phù phiếm đánh vần một từ hoặc cụm từ: 1-800-FLOWERS, 1-800-DOCTORS. Họ là miễn phí số có mẫu chữ số dễ nhớ. Lý tưởng cho các chiến dịch quảng cáo và nhận diện thương hiệu nơi người gọi cần nhớ số.

Số ảo quốc tế

Số ảo quốc tế mang lại cho doanh nghiệp sự hiện diện địa phương ở các quốc gia khác. Một công ty Hoa Kỳ có thể có số 020 London ở Vương quốc Anh, số 416 Toronto của Canada hoặc các số ở hơn 50 quốc gia khác - tất cả đều gọi cho nhóm có trụ sở tại Hoa Kỳ của họ qua đám mây.

Số điện thoại ảo sử dụng công nghệ Thoại qua IP (VoIP) để truyền tải cuộc gọi thoại dưới dạng gói dữ liệu qua internet. Khi người gọi quay số ảo của bạn, cuộc gọi của họ sẽ vào mạng điện thoại chuyển mạch công cộng (PSTN), định tuyến đến máy chủ của nền tảng điện thoại đám mây của bạn và sau đó được gửi qua internet tới thiết bị đã đăng ký của bạn.

Toàn bộ quá trình diễn ra trong chưa đầy một giây. Người gọi sẽ nghe thấy tiếng chuông bình thường. Bạn nhận được cuộc gọi đến bình thường trên điện thoại thông minh hoặc máy tính của mình. Sự khác biệt duy nhất so với cuộc gọi truyền thống là dữ liệu thoại được truyền dưới dạng các gói internet chứ không phải tín hiệu analog qua dây đồng.

Nền tảng đám mây hiện đại bổ sung thêm thông tin thông minh trên định tuyến cơ bản này. Người trả lời tự động chơi menu chào mừng. Hệ thống IVR định tuyến người gọi theo bộ phận. Hàng đợi cuộc gọi giữ người gọi cho đến khi có nhân viên hỗ trợ. Quy tắc giờ làm việc định tuyến các cuộc gọi ngoài giờ tới thư thoại. Tất cả điều này chạy trên đám mây — không cần phần cứng tại chỗ.

Lấy số điện thoại ảo với giá sỉ minh bạch.

Không phải tất cả các nhà cung cấp số điện thoại ảo đều như nhau. Khi đánh giá các lựa chọn cho doanh nghiệp của bạn, hãy ưu tiên các tính năng sau:

• Tính di động của số - đưa số doanh nghiệp hiện tại của bạn lên nền tảng mới
• Chất lượng âm thanh HD — Hỗ trợ codec G.722 hoặc Opus cho cuộc gọi rõ nét
• Tự động trả lời và IVR - định tuyến cuộc gọi chuyên nghiệp mà không cần nhân viên tiếp tân
• Ứng dụng dành cho thiết bị di động và máy tính để bàn - đổ chuông trên điện thoại thông minh và máy tính bằng một số
• Thư thoại đến email - nhận bản ghi thư thoại trong hộp thư đến của bạn
• Ghi âm cuộc gọi — để tuân thủ, đào tạo và đảm bảo chất lượng
• Khả năng SMS/văn bản — nhắn tin công việc từ cùng số điện thoại mà bạn gọi từ đó
• SLA thời gian hoạt động 99,9% — độ tin cậy cấp doanh nghiệp với cơ sở hạ tầng dự phòng
• Giá tính theo phút minh bạch — đặc biệt nếu nhóm của bạn thực hiện số lượng cuộc gọi cao

MeraTalk cung cấp tất cả các tính năng này với mức giá bán buôn minh bạch, cung cấp số trên tất cả các mã vùng của Hoa Kỳ và hỗ trợ số địa phương ở hơn 50 quốc gia. Các kế hoạch bắt đầu mà không cần hợp đồng dài hạn.

Giá số điện thoại ảo rất khác nhau tùy thuộc vào nhà cung cấp và cấu trúc gói. Hầu hết các nhà cung cấp đều tính phí hàng tháng cho mỗi số cộng với cước phí mỗi phút cho các cuộc gọi đi. Một số gói gọi không giới hạn với giá chỗ ngồi cố định hàng tháng.

Số ảo cục bộ thường có giá từ vài đô la mỗi tháng. Các số điện thoại miễn phí có cước phí mỗi phút cao hơn một chút vì nhà cung cấp sẽ chịu chi phí cho các cuộc gọi đến. Số ảo có thể phải chịu chi phí mua lại một lần nếu số này đã được một doanh nghiệp khác sử dụng.

Đối với các doanh nghiệp có số lượng cuộc gọi cao - nhóm bán hàng, trung tâm hỗ trợ, trung tâm cuộc gọi đi - các nhà cung cấp giá bán buôn như MeraTalk cung cấp chi phí mỗi phút thấp hơn đáng kể so với các nhà cung cấp VoIP bán lẻ. Khoản tiết kiệm tăng lên nhanh chóng trên quy mô lớn. Một nhóm kiếm được 10.000 phút mỗi tháng ở mức giá bán buôn so với mức giá bán lẻ sẽ tiết kiệm đáng kể mỗi tháng.

Khi so sánh các nhà cung cấp, hãy tính chi phí tổng cộng: phí số hàng tháng cộng với số phút dự kiến ​​theo cước gọi đi của bạn. Đừng chỉ so sánh giá cơ bản - giá mỗi phút quan trọng hơn phí số hàng tháng đối với hầu hết các doanh nghiệp đang hoạt động.

Việc thiết lập số điện thoại ảo cho doanh nghiệp chỉ mất chưa đầy 10 phút với nền tảng điện thoại đám mây hiện đại. Các bước là:

1. 1Chọn loại số của bạn (mã vùng địa phương, số điện thoại miễn phí hoặc số điện thoại vô nghĩa) và tìm kiếm các số có sẵn
2. 2Chọn gói phù hợp với yêu cầu về số lượng cuộc gọi và tính năng của bạn
3. 3Định cấu hình định tuyến cuộc gọi: thiết bị hoặc thành viên nhóm nào nhận cuộc gọi, theo thứ tự nào
4. 4Thiết lập quy tắc về giờ làm việc và lời chào của người trả lời tự động
5. 5Tải xuống ứng dụng dành cho thiết bị di động hoặc máy tính để bàn và kiểm tra cuộc gọi đến
6. 6Nếu chuyển số hiện có, hãy gửi yêu cầu chuyển cùng với thông tin tài khoản nhà cung cấp dịch vụ hiện tại của bạn

Chuyển số — chuyển số điện thoại doanh nghiệp hiện có sang nhà cung cấp mới — thường mất 2–5 ngày làm việc. Trong thời gian chuyển cảng, số của bạn vẫn hoạt động trên nhà mạng cũ. Vào ngày hoàn thành cổng, các cuộc gọi bắt đầu định tuyến qua nền tảng mới mà không có thời gian ngừng hoạt động. Tìm kiếm số điện thoại ảo có sẵn cho doanh nghiệp của bạn tại meratalk.com.

Mỗi cuộc gọi chạm vào số đám mây đều để lại dấu vết dữ liệu và dấu vết đó là một trong những lợi thế ít được sử dụng nhất khi chuyển khỏi đường dây điện thoại truyền thống. Bảng điều khiển nền tảng ghi lại thời điểm cuộc gọi đến, thời gian người gọi chờ đợi, ai đã trả lời, cuộc trò chuyện kéo dài bao lâu và - quan trọng - cuộc gọi nào không bao giờ được trả lời. Điện thoại cố định truyền thống không cung cấp khả năng hiển thị này.

Được xem xét thường xuyên, những báo cáo này sẽ trở thành quyết định hoạt động. Một loạt cuộc gọi nhỡ vào giờ ăn trưa được cho là do thời gian nghỉ xen kẽ hoặc nhóm đổ chuông tràn. Thời gian đổ chuông dài trên đường dây dành riêng cho thị trường có thể có nghĩa là đường dây đó được chuyển đến quá ít người. Những người gọi lại trong ngày thường báo hiệu một vấn đề chưa được giải quyết ngay lần đầu. Các số liệu hữu ích cần xem bao gồm: Để biết thêm, hãy xem Thoại qua IP (VoIP).

• Tỷ lệ trả lời - tỷ lệ cuộc gọi đến đến được với một người trực tiếp
• Thời gian trung bình để trả lời, được theo dõi theo giờ và ngày trong tuần
• Cuộc gọi nhỡ và bị bỏ rơi, với các cuộc gọi lại được ghi lại
• Xu hướng thời lượng cuộc gọi theo thành viên nhóm hoặc bộ phận

Việc cung cấp số đám mây mất vài phút, đó chính là lý do tại sao các bước cấu hình bị bỏ qua. Lỗi sơ suất phổ biến nhất là để định tuyến ở trạng thái mặc định — mỗi cuộc gọi đổ chuông một thiết bị mà không chuyển đổi dự phòng — vì vậy, một điện thoại im lặng có nghĩa là đã bỏ lỡ khách hàng. Thứ hai là lời chào thư thoại giữ chỗ, điều này âm thầm làm suy yếu sự hiện diện chuyên nghiệp.

• Định cấu hình chuỗi chuyển đổi dự phòng: thiết bị chính, sau đó là đồng nghiệp hoặc nhóm đổ chuông, sau đó là thư thoại
• Ghi âm lời chào phù hợp đặt tên doanh nghiệp và đặt tin nhắn riêng sau giờ làm việc
• Đặt múi giờ chính xác trước khi quy tắc giờ làm việc có hiệu lực — múi giờ sai sẽ chuyển người gọi vào ban ngày vào thư thoại
• Đăng ký địa chỉ chính xác cho yêu cầu định vị cuộc gọi khẩn cấp
• Thực hiện cuộc gọi thử từ điện thoại bên ngoài sau mỗi lần thay đổi định tuyến, không chỉ lúc thiết lập ban đầu

Mười lăm phút cấu hình có chủ ý vào ngày đầu tiên sẽ ngăn chặn hầu hết các vấn đề hỗ trợ mà người dùng mới báo cáo trong tháng đầu tiên của họ.

Sẵn sàng để bắt đầu với số điện thoại ảo cho doanh nghiệp nhỏ?

Tham gia cùng hàng nghìn doanh nghiệp sử dụng MeraTalk cho các dịch vụ Thoại, VoIP và số điện thoại bán buôn.

Câu hỏi thường gặp