Cách nhận số điện thoại ảo cho doanh nghiệp của bạn

Số điện thoại ảo dành cho doanh nghiệp là số điện thoại hoạt động qua internet thay vì đường dây điện thoại thực — bạn có thể nhận một số trực tuyến trong vài phút và định tuyến cuộc gọi đến bất kỳ thiết bị nào. Nó không bị ràng buộc với một phần cứng hoặc một vị trí cố định: cuộc gọi đổ chuông bất cứ nơi nào bạn chọn — ứng dụng di động, điện thoại phần mềm trên máy tính để bàn, trình duyệt hoặc điện thoại bàn IP.

Bạn kiểm soát nơi cuộc gọi đi và số đó sẽ theo bạn chứ không phải ngược lại. Điều đó làm cho nó hữu ích đối với người sáng lập một mình hoặc một nhóm nhỏ cũng như đối với một công ty đang phát triển có nhiều địa điểm.

Lấy số điện thoại doanh nghiệp ảo thường có nghĩa là gọi cho một công ty viễn thông, chờ kỹ sư dịch vụ và ký hợp đồng dài hạn. Ngày nay, điều đó có nghĩa là đăng nhập vào một nền tảng, chọn một số và xuất hiện trong vòng chưa đầy mười phút.

Cần số điện thoại doanh nghiệp? Nhận số MeraTalk trong vài phút, không cần hợp đồng.

Một ảo số điện thoại là số điện thoại không được kết nối trực tiếp với đường dây điện thoại vật lý hoặc một phần cứng cụ thể. Các cuộc gọi đến số đó được định tuyến qua VoIP (Giao thức thoại qua Internet) tới bất kỳ thiết bị hoặc ứng dụng nào bạn đã định cấu hình làm đích đến.

Số ảo so với số truyền thống

• Điện thoại cố định truyền thống: Được kết nối với kết nối đồng vật lý tại một địa chỉ cố định. Di chuyển số yêu cầu một cuộc gọi dịch vụ.
• Số ảo: Được gán cho tài khoản đám mây. Hoạt động từ mọi thiết bị, mọi nơi. Di động ngay lập tức, có thể cấu hình lại ngay lập tức.
• Cả hai đều xuất hiện giống hệt nhau trên ID người gọi - người gọi không thể phân biệt được sự khác biệt.

Số điện thoại ảo sử dụng Voice over IP (VoIP) để thực hiện các cuộc gọi dưới dạng dữ liệu qua internet. Khi ai đó quay số của bạn, cuộc gọi sẽ vào mạng điện thoại công cộng, đến nền tảng điện thoại đám mây của bạn và được gửi qua internet đến bất kỳ thiết bị hoặc ứng dụng nào bạn đã đăng ký.

Đối với người gọi đây là một chiếc nhẫn bình thường. Đối với bạn đó là một cuộc gọi đến bình thường trên điện thoại thông minh hoặc máy tính của bạn. Nền tảng này bổ sung tính năng định tuyến ở trên cùng: lời chào tự động trả lời, menu IVR gửi người gọi đến đúng bộ phận, hàng đợi cuộc gọi và quy tắc giờ làm việc gửi cuộc gọi ngoài giờ tới thư thoại. Tất cả đều chạy trên đám mây, không có phần cứng tại chỗ.

Số điện thoại doanh nghiệp ảo có nhiều loại, mỗi loại phù hợp với các trường hợp sử dụng khác nhau.

Số ảo cục bộ

Các số địa phương mang mã vùng cụ thể — khớp với thành phố hoặc vùng. Số 415 địa phương báo hiệu sự hiện diện của San Francisco. Số điện thoại địa phương có tỷ lệ trả lời cao hơn số điện thoại miễn phí hoặc số không được nhận dạng.

Số điện thoại ảo miễn phí

Các số điện thoại miễn phí (800, 833, 844, 855, 866, 877, 888 ở Hoa Kỳ) cho phép người gọi liên hệ với bạn miễn phí. Chúng báo hiệu sự hiện diện quốc gia và tính chuyên nghiệp.

Số ảo quốc tế

Các số ảo quốc tế mang lại cho doanh nghiệp của bạn sự hiện diện địa phương ở nước ngoài mà không cần có văn phòng thực tế ở đó.

số phù phiếm

Các con số ảo đánh vần một từ hoặc cụm từ trên bàn phím điện thoại - ví dụ: 1-800-FLOWERS. Chúng đáng nhớ đối với các trường hợp sử dụng tiếp thị và quảng cáo.

Nhận số điện thoại ảo cho doanh nghiệp của bạn — thiết lập trong vài phút.

Quá trình này chỉ mất chưa đầy mười lăm phút với nền tảng điện thoại đám mây hiện đại.

1. 1Chọn nhà cung cấp: Chọn nền tảng điện thoại đám mây với các loại số bạn cần (địa phương, miễn phí, quốc tế) và giá cả minh bạch.
2. 2Tạo tài khoản: Hầu hết các nền tảng đều cung cấp bản dùng thử miễn phí.
3. 3Tìm kiếm số: Sử dụng công cụ tìm kiếm số của nhà cung cấp để duyệt các số có sẵn theo mã vùng, vùng hoặc mẫu số.
4. 4Chọn và cung cấp: Bấm để gán số cho tài khoản của bạn. Việc cung cấp là ngay lập tức.
5. 5Định cấu hình định tuyến: Đặt nơi cuộc gọi đến số này sẽ đổ chuông — một người dùng cụ thể, nhóm đổ chuông, menu IVR hoặc thư thoại.
6. 6Cài đặt ứng dụng: Tải xuống ứng dụng điện thoại mềm trên các thiết bị ưa thích của bạn - iOS, Android, Windows hoặc Mac.

Nếu doanh nghiệp của bạn đã có số điện thoại từ nhà cung cấp dịch vụ truyền thống hoặc nhà cung cấp VoIP trước đó, bạn có thể chuyển số đó sang hệ thống ảo mới của mình. Chuyển số sẽ chuyển quyền sở hữu số đó trong khi vẫn giữ chính số đó giống hệt nhau.

• Gửi yêu cầu chuyển tới nhà cung cấp mới kèm theo số, số tài khoản và địa chỉ thanh toán hiện tại của bạn từ nhà cung cấp dịch vụ cũ.
• Nhà cung cấp mới tự động điều phối việc chuyển giao với nhà cung cấp dịch vụ cũ của bạn.
• Thời gian chuyển: Hầu hết các số điện thoại tại Hoa Kỳ sẽ hoàn tất sau 5–10 ngày làm việc.
• Trong quá trình chuyển mạng: Số cũ của bạn vẫn hoạt động và nhận cuộc gọi bình thường. Không có thời gian chết.

Đánh giá bất kỳ nhà cung cấp nào về các khía cạnh này trước khi cam kết.

• Tính khả dụng của số: Nhà cung cấp có thể cung cấp số theo mã vùng và quốc gia cụ thể mà bạn cần không?
• Các tính năng đi kèm: Định tuyến cuộc gọi, thư thoại, SMS và ghi âm cuộc gọi có được bao gồm trong các gói tiêu chuẩn không?
• Chất lượng ứng dụng: Ứng dụng dành cho thiết bị di động và máy tính để bàn có mang lại trải nghiệm chuyên nghiệp, đáng tin cậy không?
• Hỗ trợ chuyển: Nhà cung cấp có xử lý quá trình chuyển từ đầu đến cuối không?
• Tính minh bạch về giá: Chi phí cho mỗi người dùng và mỗi số có rõ ràng và không có phí ẩn không?

MeraTalk cung cấp số điện thoại ảo trên tất cả các mã vùng của Hoa Kỳ và hơn 50 quốc gia, với mức giá mỗi phút ở mức bán buôn và kích hoạt số trong cùng ngày. Khám phá các số có sẵn tại meratalk.com.

Hầu hết các nhà cung cấp đều tính phí hàng tháng cho mỗi số cộng với cước phí mỗi phút cho các cuộc gọi đi và một số gói gọi sẽ tính giá cố định cho mỗi chỗ ngồi. Số điện thoại địa phương thường rẻ mỗi tháng, số điện thoại miễn phí có cước phí theo phút cao hơn vì nhà cung cấp chịu chi phí cho các cuộc gọi đến và số ảo có thể tính phí mua một lần nếu doanh nghiệp khác đã nắm giữ số đó.

Đối với các nhóm có số lượng cuộc gọi cao, chẳng hạn như nhóm bán hàng, bộ phận hỗ trợ và trung tâm cuộc gọi đi, giá mỗi phút thường quan trọng hơn phí số hàng tháng và các nhà cung cấp giá bán buôn như MeraTalk có giá phút thấp hơn nhiều so với các gói bán lẻ thông thường.

Khi so sánh các nhà cung cấp, hãy tính tổng chi phí hàng tháng: phí sử dụng số cộng với số phút dự kiến ​​của bạn ở mức cước gọi đi, cộng với bất kỳ tiện ích bổ sung nào như ghi âm cuộc gọi hoặc SMS. Chỉ so sánh giá cơ bản là sai lầm. Để biết thêm, xem Chuyển số.

Một trong những lợi ích trước mắt nhất của số đám mây là ranh giới rõ ràng mà nó vẽ ra trên một thiết bị. Đường dây ảo đổ chuông thông qua một ứng dụng trên cùng một điện thoại thông minh như các cuộc gọi cá nhân, nhưng có ID người gọi riêng, lời chào thư thoại riêng và lịch sử liên hệ riêng. Khách hàng không bao giờ nhìn thấy số điện thoại di động cá nhân và danh tính doanh nghiệp vẫn được giữ nguyên ngay cả khi toàn bộ công ty chỉ có một người làm việc tại bàn bếp.

Sự tách biệt cũng tôn trọng giờ làm việc. Quy tắc giờ làm việc gửi người gọi ngoài giờ tới hộp thư thoại chuyên nghiệp thay vì làm gián đoạn bữa tối, trong khi các cuộc gọi cá nhân vẫn tiếp tục đổ chuông bình thường. Khi một nhân viên rời đi, số điện thoại doanh nghiệp vẫn ở lại công ty — việc định tuyến chỉ được gán lại cho người tiếp theo và không có mối quan hệ khách hàng nào bước ra khỏi cửa gắn liền với điện thoại riêng của ai đó.

Khi doanh nghiệp phát triển, một số sẽ trở thành nhiều số: đường dây chính, đường dây hỗ trợ, số địa phương dành cho các thị trường mới, có lẽ là đường dây dành riêng cho một chiến dịch tiếp thị. Nền tảng đám mây được xây dựng cho mục đích này — mỗi số nằm trong một trang tổng quan, mỗi số có quy tắc định tuyến, lời chào và báo cáo riêng, trong khi nhóm trả lời mọi thứ từ cùng một ứng dụng.

• Chỉ định mỗi số một mục đích rõ ràng — bán hàng, hỗ trợ hoặc một khu vực cụ thể — để việc báo cáo luôn có ý nghĩa
• Sử dụng các nhóm đổ chuông để đường dây dành riêng cho thị trường tiếp cận được tất cả những người đủ điều kiện để trả lời
• Gắn nhãn các cuộc gọi đến theo số đã gọi, để nhân viên chào đón người gọi bằng ngữ cảnh phù hợp
• Xem xét việc sử dụng định kỳ và đưa ra những con số mà chiến dịch không còn cần nữa

Kết quả là sự hiện diện của điện thoại có quy mô giống như phần mềm: thêm thị trường có nghĩa là thêm số và quy tắc chứ không phải hệ thống điện thoại.

Vì số ảo được quản lý thông qua tài khoản trực tuyến nên việc bảo vệ tài khoản đó chính là bảo vệ chính đường dây điện thoại. Kẻ tấn công có được quyền truy cập trang tổng quan có thể chuyển hướng các cuộc gọi đến, thu thập thư thoại hoặc tăng phí gửi đi. Vệ sinh tài khoản cơ bản sẽ loại bỏ hầu hết rủi ro đó.

• Kích hoạt xác thực đa yếu tố trên bảng điều khiển của nhà cung cấp và yêu cầu nó đối với mọi quản trị viên
• Cấp quyền truy cập dựa trên vai trò của nhân viên — hầu hết người dùng cần ứng dụng gọi điện chứ không cần kiểm soát định tuyến
• Xem lại nhật ký cuộc gọi để biết các điểm đến quốc tế xa lạ, dấu hiệu điển hình của gian lận phí cầu đường
• Xóa quyền truy cập kịp thời khi thành viên trong nhóm thay đổi vai trò hoặc rời đi
• Sử dụng thông tin xác thực mạnh mẽ, duy nhất trên mọi thiết bị SIP đã đăng ký vào tài khoản

Các nền tảng có uy tín bổ sung các biện pháp bảo vệ riêng — cuộc gọi được mã hóa, phát hiện bất thường và cảnh báo chi tiêu — nhưng những điều cơ bản ở cấp tài khoản ở trên vẫn là trách nhiệm của khách hàng và phải mất vài phút để thực hiện.

Mỗi cuộc gọi chạm vào số đám mây đều để lại dấu vết dữ liệu và dấu vết đó là một trong những lợi thế ít được sử dụng nhất khi rời khỏi đường dây điện thoại truyền thống. Bảng điều khiển nền tảng ghi lại thời điểm cuộc gọi đến, thời gian người gọi chờ, ai đã trả lời, cuộc trò chuyện kéo dài bao lâu và cuộc gọi nào không bao giờ được trả lời. Điện thoại cố định truyền thống không cung cấp khả năng hiển thị này.

Được xem xét thường xuyên, những báo cáo này sẽ trở thành quyết định hoạt động. Một loạt cuộc gọi nhỡ vào giờ ăn trưa được cho là do thời gian nghỉ xen kẽ hoặc nhóm đổ chuông tràn. Thời gian đổ chuông dài trên đường dây dành riêng cho thị trường có thể có nghĩa là đường dây đó được chuyển đến quá ít người. Các số liệu hữu ích cần theo dõi bao gồm:

• Tỷ lệ trả lời - tỷ lệ cuộc gọi đến đến được với một người trực tiếp
• Thời gian trung bình để trả lời, được theo dõi theo giờ và ngày trong tuần
• Cuộc gọi nhỡ và bị bỏ rơi, với các cuộc gọi lại được ghi lại
• Xu hướng thời lượng cuộc gọi theo thành viên nhóm hoặc bộ phận

Việc cung cấp số đám mây mất vài phút, đó chính là lý do tại sao các bước cấu hình bị bỏ qua. Lỗi sơ suất phổ biến nhất là để định tuyến ở trạng thái mặc định, với mỗi cuộc gọi đổ chuông một thiết bị và không chuyển đổi dự phòng, do đó, một chiếc điện thoại im lặng có nghĩa là đã bỏ lỡ khách hàng. Thứ hai là lời chào thư thoại giữ chỗ, điều này âm thầm làm suy yếu sự hiện diện chuyên nghiệp.

• Định cấu hình chuỗi chuyển đổi dự phòng: thiết bị chính, sau đó là đồng nghiệp hoặc nhóm đổ chuông, sau đó là thư thoại
• Ghi âm lời chào phù hợp đặt tên doanh nghiệp và đặt tin nhắn riêng sau giờ làm việc
• Đặt múi giờ chính xác trước khi quy tắc giờ làm việc có hiệu lực — múi giờ sai sẽ chuyển người gọi vào ban ngày vào thư thoại
• Đăng ký địa chỉ chính xác cho yêu cầu định vị cuộc gọi khẩn cấp
• Thực hiện cuộc gọi thử từ điện thoại bên ngoài sau mỗi lần thay đổi định tuyến, không chỉ lúc thiết lập ban đầu

Sẵn sàng để bắt đầu với số điện thoại ảo cho doanh nghiệp?

Tham gia cùng hàng nghìn doanh nghiệp sử dụng MeraTalk cho các dịch vụ Thoại, VoIP và số điện thoại bán buôn.

Câu hỏi thường gặp