Comment obtenir un numéro de téléphone virtuel pour votre entreprise

Un numéro de téléphone virtuel pour entreprise est un numéro de téléphone qui fonctionne sur Internet au lieu d'une ligne téléphonique physique : vous pouvez en obtenir un en ligne en quelques minutes et acheminer ses appels vers n'importe quel appareil. Cela n'est pas lié à un élément matériel ou à un emplacement fixe : les appels sonnent où que vous soyez : une application mobile, un softphone de bureau, un navigateur ou un téléphone de bureau IP.

Vous contrôlez où vont les appels et le numéro vous suit, et non l'inverse. Cela le rend aussi utile pour un fondateur solo ou une petite équipe que pour une entreprise en croissance avec plusieurs sites.

Auparavant, obtenir un numéro de téléphone professionnel virtuel signifiait appeler une entreprise de télécommunications, attendre un ingénieur de service et signer un contrat à long terme. Aujourd’hui, cela signifie se connecter à une plateforme, sélectionner un numéro et être en direct en moins de dix minutes.

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Un virtuel numéro de téléphone est un numéro de téléphone qui n’est pas directement lié à une ligne téléphonique physique ou à un matériel spécifique. Les appels vers le numéro sont acheminés via VoIP (Voice over Internet Protocol) vers l'appareil ou l'application que vous avez configuré comme destination.

Numéro virtuel vs numéro traditionnel

• Ligne fixe traditionnelle : liée à une connexion physique en cuivre à une adresse fixe. Le déplacement du numéro nécessite un appel de service.
• Numéro virtuel : Attribué à un compte cloud. Fonctionne depuis n'importe quel appareil, n'importe où. Instantanément portable, immédiatement reconfigurable.
• Les deux apparaissent identiques sur l’identification de l’appelant : l’appelant ne peut pas faire la différence.

Les numéros de téléphone virtuels utilisent la voix sur IP (VoIP) pour acheminer les appels sous forme de données sur Internet. Lorsque quelqu'un compose votre numéro, l'appel entre dans le réseau téléphonique public, atteint votre plate-forme téléphonique cloud et est transmis via Internet à l'appareil ou à l'application que vous avez enregistré.

Pour l’appelant, il s’agit d’une sonnerie ordinaire. Pour vous, il s’agit d’un appel entrant ordinaire sur votre smartphone ou votre ordinateur. La plate-forme ajoute le routage en plus : un message d'accueil du standard automatique, un menu SVI qui envoie les appelants au bon service, des files d'attente d'appels et des règles d'heures de travail qui envoient les appels en dehors des heures d'ouverture vers la messagerie vocale. Tout cela fonctionne dans le cloud, sans matériel sur site.

Les numéros de téléphone professionnels virtuels sont de plusieurs types, chacun adapté à différents cas d'utilisation.

Numéros virtuels locaux

Les numéros locaux portent un indicatif régional spécifique – correspondant à une ville ou une région. Un numéro local 415 signale la présence de San Francisco. Les numéros locaux ont des taux de réponse plus élevés que les numéros gratuits ou non reconnus.

Numéros virtuels gratuits

Les numéros gratuits (800, 833, 844, 855, 866, 877, 888 aux États-Unis) permettent aux appelants de vous joindre gratuitement. Ils signalent une présence nationale et un professionnalisme.

Numéros virtuels internationaux

Les numéros virtuels internationaux donnent à votre entreprise une présence locale dans un pays étranger sans bureaux physiques là-bas.

Numéros de vanité

Les numéros personnalisés épellent un mot ou une phrase sur le clavier du téléphone – 1-800-FLOWERS, par exemple. Ils sont mémorables pour les cas d’utilisation marketing et publicitaire.

Obtenez des numéros de téléphone virtuels pour votre entreprise – configurés en quelques minutes.

Le processus prend moins de quinze minutes avec une plateforme téléphonique cloud moderne.

1. 1Choisissez un fournisseur : sélectionnez une plate-forme de téléphonie cloud avec les types de numéros dont vous avez besoin (local, gratuit, international) et une tarification transparente.
2. 2Créez un compte : la plupart des plateformes proposent un essai gratuit.
3. 3Rechercher un numéro : utilisez l'outil de recherche de numéro du fournisseur pour parcourir les numéros disponibles par indicatif régional, région ou modèle de numéro.
4. 4Sélectionner et provisionner : cliquez pour attribuer le numéro à votre compte. Le provisionnement est instantané.
5. 5Configurer le routage : définissez où les appels vers ce numéro doivent sonner : un utilisateur spécifique, un groupe d'appels, un menu IVR ou une messagerie vocale.
6. 6Installez l'application : Téléchargez l'application de téléphonie logicielle sur vos appareils préférés : iOS, Android, Windows ou Mac.

Si votre entreprise dispose déjà d'un numéro de téléphone d'un opérateur traditionnel ou d'un ancien fournisseur VoIP, vous pouvez le porter sur votre nouveau système virtuel. Le portage du numéro transfère la propriété du numéro tout en gardant le numéro lui-même identique.

• Soumettez une demande de port à votre nouveau fournisseur avec votre numéro actuel, votre numéro de compte et l'adresse de facturation de votre ancien opérateur.
• Le nouveau fournisseur coordonne automatiquement le transfert avec votre ancien transporteur.
• Durée du port : la plupart des numéros américains sont complétés en 5 à 10 jours ouvrables.
• Pendant le portage : Votre ancien numéro reste actif et reçoit les appels normalement. Il n'y a pas de temps d'arrêt.

Évaluez n’importe quel fournisseur sur ces dimensions avant de vous engager.

• Disponibilité des numéros : le fournisseur peut-il fournir des numéros dans les indicatifs régionaux et les pays spécifiques dont vous avez besoin ?
• Fonctionnalités incluses : le routage des appels, la messagerie vocale, les SMS et l'enregistrement des appels sont-ils inclus dans les forfaits standard ?
• Qualité de l'application : l'application mobile et de bureau offre-t-elle une expérience professionnelle et fiable ?
• Prise en charge du portage : le fournisseur gère-t-il le processus de portage de bout en bout ?
• Transparence des prix : les coûts par utilisateur et par numéro sont-ils clairs, sans frais cachés ?

MeraTalk fournit des numéros de téléphone virtuels dans tous les indicatifs régionaux des États-Unis et dans plus de 50 pays, avec des tarifs à la minute de gros et une activation de numéro le jour même. Découvrez les numéros disponibles sur meratalk.com.

La plupart des fournisseurs facturent des frais mensuels par numéro plus des tarifs à la minute pour les appels sortants, et certains forfaits d'appels à un prix forfaitaire par siège. Les numéros locaux sont généralement peu coûteux par mois, les numéros gratuits comportent des tarifs à la minute plus élevés car le fournisseur absorbe le coût des appels entrants, et un numéro personnalisé peut entraîner un coût d'acquisition unique si une autre entreprise le détient déjà.

Pour les équipes avec des volumes d'appels élevés, telles que les équipes commerciales, les services d'assistance et les centres d'appels sortants, le tarif à la minute compte généralement plus que les frais de numéro mensuels, et les fournisseurs proposant des tarifs de gros tels que MeraTalk tarifent les minutes bien en dessous des forfaits de vente au détail habituels.

Lorsque vous comparez les fournisseurs, calculez le coût mensuel tout compris : les frais de numéro plus vos minutes attendues au tarif sortant, plus tous les modules complémentaires tels que l'enregistrement des appels ou les SMS. Comparer uniquement les prix de base est trompeur. Pour en savoir plus, voir Portabilité du numéro.

L’un des avantages les plus immédiats d’un numéro cloud est la frontière nette qu’il trace sur un seul appareil. La ligne virtuelle sonne via une application sur le même smartphone que les appels personnels, mais avec sa propre identification de l'appelant, son propre message d'accueil vocal et son propre historique des contacts. Les clients ne voient jamais de numéro de portable personnel et l’identité de l’entreprise reste intacte même lorsque l’ensemble de l’entreprise est constitué d’une seule personne travaillant depuis une table de cuisine.

La séparation respecte également les horaires de travail. Les règles relatives aux heures de bureau renvoient les appelants en dehors des heures d'ouverture vers une messagerie vocale professionnelle au lieu d'interrompre le dîner, tandis que les appels personnels continuent de sonner normalement. Lorsqu'un employé quitte l'entreprise, le numéro d'entreprise reste dans l'entreprise : le routage est simplement réaffecté à la personne suivante et aucune relation client ne quitte l'entreprise en étant connectée au téléphone privé de quelqu'un.

Au fur et à mesure qu'une entreprise se développe, un numéro devient plusieurs : une ligne principale, une ligne d'assistance, des numéros locaux pour de nouveaux marchés, peut-être une ligne dédiée pour une campagne marketing. Les plates-formes cloud sont conçues pour cela : chaque numéro réside dans un seul tableau de bord, chacun avec ses propres règles de routage, d'accueil et de reporting, tandis que l'équipe répond à tout à partir des mêmes applications.

• Attribuez à chaque numéro un objectif clair (ventes, support ou région spécifique) pour que les rapports restent significatifs
• Utilisez des groupes d'appels pour qu'une ligne spécifique au marché atteigne toutes les personnes qualifiées pour y répondre
• Étiquetez les appels entrants en fonction du numéro composé, permettant au personnel d'accueillir les appelants avec le bon contexte
• Examinez périodiquement l'utilisation et publiez les chiffres dont les campagnes n'ont plus besoin

Le résultat est une présence téléphonique qui évolue comme un logiciel : ajouter un marché signifie ajouter un numéro et une règle, pas un système téléphonique.

Étant donné qu’un numéro virtuel est géré via un compte en ligne, protéger ce compte revient à protéger la ligne téléphonique elle-même. Un attaquant qui accède au tableau de bord peut rediriger les appels entrants, récupérer les messages vocaux ou facturer des frais sortants. L’hygiène de base des comptes élimine la plupart de ce risque.

• Activez l'authentification multifacteur sur le tableau de bord du fournisseur et exigez-la pour chaque administrateur
• Donnez au personnel un accès basé sur les rôles : la plupart des utilisateurs ont besoin de l'application d'appel, pas des contrôles de routage
• Examiner les journaux d'appels pour les destinations internationales inconnues, un signe classique de fraude au péage
• Supprimez l'accès rapidement lorsque les membres de l'équipe changent de rôle ou quittent
• Utilisez des informations d'identification fortes et uniques sur tous les appareils SIP enregistrés sur le compte

Les plates-formes réputées ajoutent leurs propres protections (appels cryptés, détection d'anomalies et alertes de dépenses), mais les bases au niveau du compte ci-dessus restent sous la responsabilité du client et ne prennent que quelques minutes à mettre en place.

Chaque appel touchant un numéro cloud laisse une trace de données, et cette trace est l’un des avantages les plus sous-exploités de l’abandon des lignes téléphoniques traditionnelles. Le tableau de bord de la plateforme enregistre l'heure d'arrivée des appels, le temps d'attente des appelants, qui a répondu, la durée des conversations et quels appels n'ont jamais reçu de réponse. Une ligne fixe traditionnelle n’offre rien de cette visibilité.

Révisés régulièrement, ces rapports se transforment en décisions opérationnelles. Une série d'appels manqués à l'heure du déjeuner plaide pour des pauses échelonnées ou un groupe de sonneries en débordement. Des durées de sonnerie longues sur une ligne spécifique à un marché peuvent signifier qu'elle est acheminée vers trop peu de personnes. Les mesures utiles à surveiller incluent :

• Taux de réponse – la part des appels entrants atteignant une personne en direct
• Délai moyen de réponse, suivi par heure et jour de la semaine
• Appels manqués et abandonnés, avec rappels enregistrés
• Tendances de durée d'appel par membre de l'équipe ou par service

Le provisionnement d'un numéro cloud prend quelques minutes, c'est exactement pourquoi les étapes de configuration sont ignorées. L'erreur la plus courante consiste à laisser le routage dans son état par défaut, avec chaque appel sonnant sur un appareil et sans basculement, de sorte qu'un seul téléphone silencieux signifie des clients manqués. Vient ensuite le message d’accueil de la messagerie vocale fictive, qui mine discrètement une présence par ailleurs professionnelle.

• Configurer une chaîne de basculement : appareil principal, puis un collègue ou un groupe d'appel, puis messagerie vocale
• Enregistrez un message d'accueil approprié nommant l'entreprise et définissez un message distinct en dehors des heures d'ouverture
• Définissez le bon fuseau horaire avant que les règles relatives aux heures de bureau ne soient mises en vigueur : un mauvais fuseau renvoie les appelants de jour vers la messagerie vocale.
• Enregistrez une adresse précise pour les exigences de localisation des appels d'urgence
• Passez un appel test depuis un téléphone externe après chaque changement de routage, pas seulement lors de la configuration initiale

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