Numéro de téléphone professionnel : quel type choisir pour votre situation

La plupart des conseils pour obtenir un numéro de téléphone professionnel se résument à « choisir un fournisseur et choisir un numéro ». La question la plus difficile et la plus importante est de savoir quel type de numéro et quelle configuration correspondent à votre situation, car un indépendant, un plombier avec trois camionnettes, une boutique en ligne et une équipe à distance de douze personnes n'ont presque rien en commun en matière de téléphonie.

Ce guide ignore les définitions et fonctionne à partir de cinq situations. Pour chacun il préconise un type de numéro, une configuration et les erreurs à éviter. Il compare ensuite les cinq options de numéros côte à côte et se termine par une liste de contrôle des premières 24 heures que vous pouvez parcourir le jour même de votre commande.

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Avant les situations, voici comment les options se comparent. Notez qu’il ne s’agit pas de catégories mutuellement exclusives : un numéro peut être à la fois local et virtuel, et le portage est un moyen d’obtenir un numéro plutôt qu’un type de numéro.

Votre objectif est de séparer le travail de la vie personnelle et d’avoir l’air établi sans payer pour des fonctionnalités que vous n’utiliserez pas. UN numéro de téléphone virtuel qui sonne sur votre mobile via une application est presque toujours la bonne réponse. Il vous permet de garder votre carte SIM personnelle privée, de définir des messages d'accueil pendant les heures de bureau et d'envoyer les appels sans réponse vers la messagerie vocale avec transcription par courrier électronique.

• Type de numéro : numéro local dans votre propre indicatif régional ou l'indicatif régional de votre clientèle principale
• Configuration : un numéro unique, une application mobile, une messagerie vocale vers un e-mail, un bref message d'accueil professionnel
• Ignorer : menus gratuits à plusieurs niveaux, extensions
• Erreur à éviter : donner son téléphone portable "juste pour l'instant" - il ne disparaît jamais

Les clients locaux recherchent par zone et appellent depuis leur téléphone, souvent avec un problème urgent. Un numéro local dans la zone que vous desservez renforce le fait que vous êtes à proximité, et il doit s'agir du même numéro sur votre site Web, votre liste de cartes et vos véhicules afin que les moteurs de recherche et les clients voient un enregistrement cohérent.

• Type de numéro : numéro local dans la zone de service principale ; n'envisagez un numéro de suivi par canal marketing que si vous examinez réellement les données
• Configuration : groupe d'appel qui essaie le propriétaire et le bureau, puis passe à la messagerie vocale ; compatible texte si vos clients préfèrent envoyer des SMS
• Horaires : un message d'accueil distinct en dehors des heures d'ouverture avec une instruction d'urgence le cas échéant
• Erreur à éviter : acheminer chaque appel vers le mobile d'un technicien, donc un chantier signifie un client manqué

Si vous faites de la publicité sur des véhicules ou des panneaux, un numéro personnalisé mérite d'être envisagé. Vanité les numéros sont plus utiles lorsque les gens doivent se souvenir d'un numéro sans aucun moyen de cliquer dessus ou de le scanner, mais vérifiez comment le numéro se lit lorsqu'il est prononcé à haute voix avant de payer un supplément.

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Les clients d’une boutique en ligne peuvent vivre n’importe où, donc un indicatif régional local n’a aucune signification. Un numéro gratuit supprime le coût d’appel du client et donne à votre ligne d’assistance une identité reconnaissable à l’échelle nationale. Parce que le volume est prévisible (état des commandes, retours, problèmes de livraison), la configuration compte plus que le nombre.

• Type de numéro : gratuit comme ligne d'assistance publiée ; un numéro local pour les rappels sortants si votre fournisseur le permet
• Configuration : un standard automatique avec trois ou quatre options au maximum, une file d'attente avec option de rappel et un préavis d'heures publié
• Envoyer des SMS : si vous prévoyez des notifications de commande par SMS, confirmez l'exigence de vérification sans frais avant le lancement
• Erreur à éviter : un menu long qui oblige les clients à appuyer sur zéro à plusieurs reprises - mesurez combien d'abandons dans le menu

À mesure que le volume augmente, vous devrez penser aux appels au-delà de la première douzaine d’agents. À ce stade, les questions vont du choix du numéro aux itinéraires, en passant par la présentation de l'identification de l'appelant et la capacité de l'opérateur, que notre guide des centres de contact cloud couvre pour les équipes ayant un volume d'appels soutenu.

Une équipe distribuée a besoin de numéros appartenant à l'entreprise, et non au téléphone d'une personne, ainsi que d'un moyen de présenter une identité cohérente à partir de nombreux appareils. Un système téléphonique VoIP avec une application mobile et de bureau signifie que n'importe qui peut passer et répondre à des appels sous le numéro de l'entreprise, et les numéros peuvent être réattribués lorsque les gens partent.

• Type de numéro : un numéro principal local ou gratuit pour les numéros entrants et directs pour les personnes qui en ont besoin
• Configuration : groupes d'appels par fonction (vente, support), présence, messagerie vocale partagée, enregistrement d'appels pour lesquels vous avez défini une pratique de consentement
• Appel d'urgence : l'emplacement de chaque utilisateur doit être défini ; les travailleurs à distance doivent le mettre à jour lorsqu'ils déménagent
• Erreur à éviter : attribuer des numéros directs à des individus sans prévoir de les rediriger à leur départ

Plusieurs sites offrent le choix entre un numéro pour tout le monde et un numéro par emplacement. La réponse habituelle est à la fois : un numéro local par emplacement pour la recherche locale et la confiance du quartier, et un numéro gratuit ou principal pour le marketing national, le tout acheminé via le même système téléphonique afin que le débordement entre les sites fonctionne.

• Type de numéro : un numéro local par site dans l'indicatif régional de ce site, plus un numéro principal gratuit
• Configuration : messages d'accueil spécifiques à l'emplacement, files d'attente de débordement partagées, rapports par numéro
• Appel d'urgence : une adresse enregistrée pour chaque emplacement et le lieu de travail de chaque utilisateur
• Erreur à éviter : un numéro national unique qui renvoie chaque appelant vers un menu générique sans aucun moyen de choisir l'emplacement le plus proche

Lorsque vous remplacez des lignes existantes sur chaque site, traitez le portage comme un projet : inventoriez tous les numéros, regroupez-les en perdant le transporteur et le port par étapes.

Le portage vous permet de déplacer un numéro que vous utilisez déjà vers un nouveau fournisseur. Aux États-Unis, la portabilité du numéro est un droit réglementaire, un opérateur ne peut donc pas prendre votre numéro en otage. Dans la pratique, les retards proviennent de détails de compte incompatibles. Les ports simples d'une seule ligne devraient être terminés rapidement, tandis que les ports impliquant de nombreux numéros, des numéros gratuits ou des comptes professionnels avec plusieurs lignes peuvent prendre plus de temps, et le délai varie en fonction de la perte de l'opérateur.

1. 1Obtenez une copie de la dernière facture et notez le nom exact du compte, l'adresse de facturation et tout numéro de compte ou code PIN.
2. 2N'annulez pas l'ancien service - l'annulation annule souvent le numéro
3. 3Soumettez la demande de port avec des détails correspondant exactement à l'ancien compte
4. 4Configurez le routage sur le nouveau service avant la date de port, afin que les appels sonnent correctement lorsque le numéro bouge
5. 5Testez les appels entrants dès la fin du port, puis annulez l'ancien service

Le terme technique désignant un numéro d'entreprise moderne est souvent un numéro interconnecté. Voix sur IP service. Votre fournisseur attribue ou transfère le numéro, et l'appel transite sur Internet jusqu'à ce qu'il atteigne le réseau public. Trois conséquences méritent d’être connues.

• Appels d'urgence : les numéros VoIP nécessitent une adresse d'expédition enregistrée, car le réseau ne peut pas déduire l'emplacement d'une ligne.
• Envoi de SMS : l'envoi de SMS à partir de numéros locaux nécessite généralement d'enregistrer le cas d'utilisation auprès des opérateurs, et les numéros gratuits ont leur propre processus de vérification.
• Réputation de l'identification de l'appelant : les appels sortants provenant de nouveaux numéros sont évalués par l'opérateur et les services d'analyse. Les nouveaux numéros doivent donc être réchauffés avec des schémas d'appel normaux avant une utilisation intensive.

Ce sont des faits indépendants du fournisseur. Demandez à n’importe quel fournisseur comment chacun est géré avant de vous engager sur un type de numéro.

1. 1Choisissez la situation ci-dessus qui vous convient le mieux et décidez du type de numéro avant de comparer les fournisseurs.
2. 2Vérifiez la disponibilité du numéro dans l'indicatif régional souhaité et vérifiez à quoi il ressemble prononcé à haute voix
3. 3En cas de portage, rassemblez la facture, le nom du compte et le code PIN, et soumettez la demande tôt dans la journée.
4. 4Définissez les heures d'ouverture, le message d'accueil et la destination de la messagerie vocale avant de publier le numéro
5. 5Enregistrez l'adresse d'urgence pour chaque utilisateur et emplacement
6. 6Installez l'application sur chaque appareil qui prendra des appels et passez un appel test depuis un téléphone extérieur.
7. 7Passez un appel sortant test vers un téléphone mobile et vérifiez comment l'identification de l'appelant s'affiche.
8. 8Configurer la messagerie vocale vers e-mail et vérifier qu'un message arrive
9. 9Mettez à jour votre site Web, votre profil d'entreprise Google et votre signature électronique une fois les tests réussis.
10. 10Notez à qui appartient le compte, qui peut modifier le routage et où les informations d'identification sont conservées.

Plutôt que de rechercher une liste des meilleurs fournisseurs, vérifiez la même liste restreinte avec chaque candidat : le fournisseur possède-t-il ou contrôle-t-il directement l'inventaire des numéros dans les indicatifs régionaux dont vous avez besoin, comment les ports sont-ils gérés, comment l'enregistrement des adresses d'urgence est effectué, quelles sont les étapes d'enregistrement par SMS et qui pouvez-vous joindre en cas de problème. MeraTalk propose des numéros virtuels, locaux, gratuits et personnalisés dans les indicatifs régionaux des États-Unis et dans plus de 50 pays, afin que vous puissiez les comparer à votre liste restreinte sur ces mêmes questions.

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