Giao tiếp kinh doanh là gì? Khung lựa chọn kênh

Giao tiếp trong kinh doanh chỉ đơn giản là cách thông tin di chuyển giữa những người trong và xung quanh công ty bạn. Điều mà các nhóm nhỏ gặp khó khăn không phải là định nghĩa mà là cách định tuyến: khiếu nại của khách hàng được gửi qua cuộc trò chuyện mà không ai nhìn thấy, sự thay đổi về giá được thông báo ở hành lang, phê duyệt hợp đồng bị chôn vùi trong một chuỗi. Mỗi tin nhắn đều có một kênh phù hợp và một số thì không.

Hướng dẫn này cung cấp cho bạn một khuôn khổ thực tế để chọn kênh cho từng loại thông báo, một bảng mà bạn có thể điều chỉnh cho phù hợp với các quy tắc nhóm của riêng mình và các kiểu thất bại thường xuyên làm gián đoạn giao tiếp trong nhóm nhỏ.

Cần số điện thoại doanh nghiệp? Nhận số MeraTalk trong vài phút, không cần hợp đồng.

Trước khi gửi bất cứ điều gì, hãy trả lời bốn câu hỏi. Họ dành vài giây để luyện tập và họ quyết định kênh nào đáng tin cậy hơn thói quen.

1. 1Mức độ khẩn cấp như thế nào? Nếu người khác phải hành động trong vài phút, hãy sử dụng kênh ngắt quãng. Nếu giờ hoặc ngày phù hợp, hãy sử dụng giờ hoặc ngày không phù hợp.
2. 2Nó phức tạp đến mức nào? Sắc thái, cảm xúc và đàm phán cần có giọng nói hoặc video. Sự thật và sự chấp thuận có thể được truyền đi bằng văn bản.
3. 3Có cần hồ sơ không? Bất cứ điều gì liên quan đến tiền bạc, cam kết, phê duyệt hoặc tuân thủ đều phải xuất hiện ở đâu đó có thể tìm kiếm được.
4. 4Khán giả là ai? Mỗi người, một nhóm, toàn bộ công ty hoặc một khách hàng đều yêu cầu một mức vỡ nợ khác nhau.

Trả lời bốn câu hỏi này là toàn bộ khuôn khổ. Bảng dưới đây áp dụng nó cho các loại tin nhắn mà các nhóm nhỏ gửi nhiều nhất.

Cột thời gian phản hồi là tiêu chuẩn được nhóm đề xuất chứ không phải là kết quả nghiên cứu. Đặt ra của riêng bạn, viết chúng ra và xem xét chúng hàng quý.

Các kênh bằng văn bản có hiệu quả về sự kiện và chậm về sắc thái. Cuộc gọi điện thoại hoặc video là công cụ tốt hơn khi một chuỗi đã gửi hơn ba hoặc bốn tin nhắn mà không được giải quyết, khi liên quan đến cảm xúc hoặc khi khách hàng đang quyết định có nên ở lại hay không. Một quy tắc ngắn sẽ hữu ích: nếu bạn không vui khi nhận được tin nhắn, hãy nói to lên.

A cuộc gọi của khách hàng còn có một mặt ghi chép khiến người ta quên mất. Ghi lại ngày, người đã nói, những gì đã hứa và những gì xảy ra tiếp theo. Hệ thống điện thoại đám mây giúp việc này trở nên dễ dàng hơn bằng cách ghi lại lịch sử cuộc gọi và liên kết các số với bản ghi liên hệ. Nếu doanh nghiệp của bạn phụ thuộc vào các cuộc gọi đến thì việc thiết lập đúng số điện thoại dành riêng cho doanh nghiệp là nền tảng, đó là lý do tại sao hướng dẫn về số điện thoại doanh nghiệp của chúng tôi khuyên bạn nên kiểm tra định tuyến trước khi xuất bản số đó.

Nhận số điện thoại ảo cho doanh nghiệp của bạn — thiết lập trong vài phút.

Trò chuyện nhóm là lựa chọn tuyệt vời cho các câu hỏi ngắn và phối hợp nhanh chóng. Nó gặp khó khăn với ba điều: bất cứ điều gì cần một bản ghi quyết định lâu dài, bất cứ điều gì đủ dài để mọi người đọc lướt qua và bất cứ điều gì liên quan đến những khách hàng không sử dụng công cụ này. Một thử nghiệm tốt là liệu tin nhắn có còn quan trọng trong một tháng hay không. Nếu có, hãy chuyển nó tới email, tài liệu hoặc vé.

• Tạo một số kênh theo mục đích thay vì theo con người
• Đồng ý rằng các quyết định được đưa ra trong cuộc trò chuyện sẽ được sao chép đến nơi chúng được theo dõi
• Sử dụng chủ đề để câu hỏi và câu trả lời luôn ở bên nhau
• Đặt kỳ vọng về thời điểm cuộc trò chuyện dự kiến ​​được đọc - và khi nào thì không

Email vẫn là mặc định cho mọi nội dung đính kèm bên ngoài, chính thức hoặc yêu cầu và nó được truyền qua các tổ chức nơi các công cụ trò chuyện không có. Điểm yếu của nó là số lượng: khi email trở thành kênh cho mọi thứ thì không có gì được ưu tiên. Giữ các dòng chủ đề cụ thể, đặt yêu cầu ở dòng đầu tiên và thực hiện một yêu cầu cho mỗi tin nhắn để có thể theo dõi các câu trả lời.

Truyền thông hợp nhất như một dịch vụ (UCaaS) đưa giọng nói, video, nhắn tin và hiện diện vào một ứng dụng, do đó, cuộc trò chuyện có thể chuyển từ trò chuyện sang cuộc gọi mà không cần thay đổi công cụ. Nó hữu ích nhất khi nhóm của bạn sử dụng nhiều kênh và mất ngữ cảnh khi chuyển đổi. Nó không sửa chữa các quy tắc không rõ ràng: một nền tảng có 20 kênh và không có quy tắc nào sẽ tạo ra sự nhầm lẫn tương tự ở một địa điểm mới. Quyết định các tiêu chuẩn trước, sau đó chọn công cụ. Nếu bạn đang đánh giá các nền tảng, hướng dẫn đánh giá các nhà cung cấp UCaaS của chúng tôi từ lớp nhà cung cấp dịch vụ trở lên sẽ đưa ra bảng tính điểm.

1. 1Liệt kê mười loại tin nhắn mà nhóm của bạn gửi nhiều nhất, sử dụng bảng trên làm điểm bắt đầu
2. 2Chỉ định mỗi kênh mặc định và kỳ vọng phản hồi
3. 3Quyết định nơi lưu trữ hồ sơ cho những người cần chúng
4. 4Đặt tên chủ sở hữu cho mỗi hộp thư đến, số và kênh dùng chung
5. 5Viết nó trên một trang duy nhất và đặt nó ở nơi những người mới tuyển dụng sẽ nhìn thấy nó
6. 6Xem lại nó sau một tháng và lặp lại sau bất kỳ thay đổi lớn nào về nhân viên hoặc công cụ

Để đọc rộng hơn về cấu trúc văn bản và thông điệp chuyên nghiệp, tổng quan về giao tiếp kinh doanh của Purdue OWL là tài liệu tham khảo đáng tin cậy.

Sẵn sàng để bắt đầu với giao tiếp trong kinh doanh là gì?

Tham gia cùng hàng nghìn doanh nghiệp sử dụng MeraTalk cho các dịch vụ Thoại, VoIP và số điện thoại bán buôn.

Câu hỏi thường gặp