Cách lấy số điện thoại doanh nghiệp cho công ty của bạn

Mỗi cuộc gọi chuyên nghiệp mà bạn bỏ lỡ là một khách hàng tiềm năng đang tìm đến đối thủ cạnh tranh. Số điện thoại dành riêng cho doanh nghiệp sẽ tách biệt thương hiệu của bạn với cuộc sống cá nhân của bạn, xây dựng lòng tin của khách hàng ngay lập tức và mở ra các tính năng — định tuyến cuộc gọi, chuyển thư thoại đến email, trả lời tự động — mà điện thoại di động cá nhân không thể cung cấp.

Theo khảo sát của Salesforce năm 2023, 88% khách hàng cho biết trải nghiệm mà công ty cung cấp cũng quan trọng như sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty đó. Trải nghiệm đó thường bắt đầu bằng một cuộc điện thoại. Cho dù bạn là nhà tư vấn cá nhân, một công ty khởi nghiệp đang phát triển hay một doanh nghiệp khu vực mở rộng trên toàn quốc, việc có số điện thoại doanh nghiệp là một trong những khoản đầu tư có đòn bẩy cao nhất mà bạn có thể thực hiện trong vòng chưa đầy một giờ.

Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn từng bước — từ việc chọn loại số phù hợp cho đến đưa vào hoạt động ngay hôm nay.

Khám phá MeraTalk's Số điện thoại giải pháp — được xây dựng cho nhà mạng, đại lý và doanh nghiệp.

Số điện thoại doanh nghiệp là một đường dây chuyên dụng được sử dụng riêng cho liên lạc chuyên nghiệp, tách biệt với điện thoại di động cá nhân hoặc điện thoại nhà của bạn. Hầu hết các số điện thoại doanh nghiệp hiện đại đều chạy trên Giao thức Thoại qua Internet (VoIP), nghĩa là cuộc gọi sẽ được truyền qua kết nối internet của bạn thay vì đường dây điện thoại đồng truyền thống.

Sự thay đổi này quan trọng. Số doanh nghiệp dựa trên VoIP có thể được lưu trữ hoàn toàn trên đám mây, được chuyển tiếp tới bất kỳ thiết bị nào và được quản lý thông qua bảng điều khiển đơn giản — không cần phần cứng tại chỗ. Grand View Research đã định giá thị trường VoIP toàn cầu ở mức hơn 40 tỷ USD, dự kiến ​​sẽ tiếp tục tăng trưởng hai con số cho đến cuối thập kỷ này khi các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô di chuyển khỏi cơ sở hạ tầng điện thoại cũ.

Không giống như số cá nhân, số điện thoại doanh nghiệp được gắn với công ty của bạn chứ không phải thẻ SIM của bạn. Bạn giữ nó nếu bạn đổi điện thoại, thay đổi nhà cung cấp dịch vụ hoặc thuê nhân viên mới.

Không phải tất cả các số kinh doanh đều phục vụ cùng một mục đích. Hiểu các lựa chọn của bạn sẽ đảm bảo bạn chọn được sự phù hợp.

Số điện thoại địa phương

Các số địa phương mang mã vùng địa lý (ví dụ: 212 cho New York, 310 cho Los Angeles). Chúng báo hiệu sự hiện diện của cộng đồng và có xu hướng tạo ra tỷ lệ trả lời cao hơn từ người gọi địa phương. Nghiên cứu từ Software Advice (2022) cho thấy 80% người tiêu dùng có nhiều khả năng trả lời cuộc gọi từ một số địa phương hơn là một số điện thoại miễn phí không xác định.

Số điện thoại miễn phí (800, 888, 877, v.v.)

Số điện thoại miễn phí thể hiện uy tín quốc gia và cho phép khách hàng gọi đến doanh nghiệp của bạn miễn phí. Chúng đặc biệt hiệu quả đối với các đường dây hỗ trợ khách hàng và các doanh nghiệp có lượng khách hàng trên toàn quốc.

số phù phiếm

sự phù phiếm các con số sử dụng các từ hoặc mẫu dễ nhớ - hãy nghĩ đến 1-800-FLOWERS. Chúng có tác dụng mạnh mẽ trong việc quảng cáo và gợi nhớ thương hiệu, mặc dù chúng yêu cầu tính sẵn có và đôi khi có giá cao.

Số VoIP ảo

Số ảo không bị ràng buộc với vị trí hoặc thiết bị thực tế. Chúng có thể được chuyển tiếp đến bất kỳ điện thoại nào — điện thoại di động, điện thoại bàn hoặc ứng dụng điện thoại mềm — khiến chúng trở nên lý tưởng cho các nhóm ở xa, lực lượng lao động phân tán hoặc những người sáng lập muốn có số chuyên nghiệp mà không cần văn phòng cố định.

Lấy số điện thoại doanh nghiệp dùng để yêu cầu đặt hàng phần cứng, lên lịch trình cài đặt và chờ đợi hàng tuần. Ngày nay, hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ đám mây đều có thể giúp bạn hoạt động trong vòng chưa đầy 30 phút.

Bước 1: Xác định nhu cầu và ngân sách của bạn

Bắt đầu bằng cách trả lời ba câu hỏi: Có bao nhiêu người dùng cần dòng? Bạn có cần định tuyến cuộc gọi hoặc trả lời tự động không? Bạn sẽ phục vụ khách hàng địa phương, quốc gia hay quốc tế? Các gói VoIP thông minh về ngân sách thường dao động từ $15 đến $35 mỗi người dùng mỗi tháng cho các doanh nghiệp nhỏ — thấp hơn đáng kể so với các hệ thống PBX truyền thống có thể tốn hàng nghìn đô la trả trước.

Bước 2: Chọn nhà cung cấp dịch vụ truyền thông đám mây

Chọn nhà cung cấp có độ tin cậy, các tính năng mà doanh nghiệp của bạn cần và mức giá minh bạch. Các tính năng chính cần tìm bao gồm: trả lời tự động, chuyển tiếp và định tuyến cuộc gọi, chuyển tiếp thư thoại sang email, truy cập ứng dụng di động, giữ nhạc và xếp hàng cuộc gọi cũng như tích hợp nhắn tin nhóm. Hãy tìm nhà cung cấp đảm bảo thời gian hoạt động ít nhất 99,99%. MeraTalk cung cấp các gói VoIP linh hoạt được thiết kế cho các công ty vừa và nhỏ, không cần hợp đồng dài hạn và kích hoạt số trong cùng ngày tại meratalk.com.

Bước 3: Chọn và định cấu hình số của bạn

Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ đám mây đều cho phép bạn tìm kiếm các số có sẵn theo mã vùng, thành phố hoặc từ khóa. Bạn cũng có thể chuyển số hiện có từ nhà cung cấp dịch vụ hiện tại của mình — quá trình này thường mất 5–10 ngày làm việc và duy trì các mối quan hệ khách hàng đã thiết lập của bạn. Sau khi bạn chọn số, hãy định cấu hình luồng cuộc gọi của mình: quyết định cách định tuyến cuộc gọi đến, thiết lập lời chào của người trả lời tự động và chỉ định tiện ích mở rộng cho các thành viên trong nhóm.

Bước 4: Kết nối thiết bị của bạn và phát trực tiếp

Tải xuống ứng dụng dành cho thiết bị di động hoặc máy tính để bàn của nhà cung cấp của bạn. Hầu hết các dịch vụ VoIP đều hỗ trợ đồng thời điện thoại bàn, điện thoại phần mềm (gọi trên máy tính) và ứng dụng di động — để nhóm của bạn có thể nhận cuộc gọi từ mọi nơi. Kiểm tra các cuộc gọi đến và đi, xác nhận thư thoại đã được thiết lập chính xác và bạn đã sẵn sàng.

Lấy số điện thoại ảo với giá sỉ minh bạch.

Số điện thoại chỉ là bước khởi đầu. Nền tảng cung cấp năng lượng cho nó quyết định mức độ phục vụ của nó đối với doanh nghiệp của bạn. Ưu tiên các tính năng này khi đánh giá nhà cung cấp:

• Tự động trả lời - định tuyến người gọi đến đúng bộ phận mà không cần nhân viên lễ tân trực tiếp; rất quan trọng đối với các doanh nghiệp xử lý hơn 20 cuộc gọi mỗi ngày
• Ghi âm cuộc gọi — có giá trị cho việc đào tạo, tuân thủ và đảm bảo chất lượng; nhiều ngành công nghiệp được quản lý yêu cầu nó
• Phân tích và Báo cáo - hiểu khối lượng cuộc gọi, thời gian cao điểm, tỷ lệ cuộc gọi nhỡ và hiệu suất của tổng đài viên với thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu
• Tích hợp CRM — đồng bộ hóa hệ thống điện thoại của bạn với Salesforce, HubSpot hoặc Zoho đảm bảo mọi tương tác của người gọi đều được ghi lại tự động
• SMS/Nhắn tin văn bản - một báo cáo SimpleTexting năm 2023 cho thấy 70% người tiêu dùng muốn nhắn tin với các doanh nghiệp, nhưng chưa đến một nửa số công ty cung cấp tính năng này

Giá cả khác nhau tùy theo nhà cung cấp và cấp gói, nhưng đây là bảng phân tích thực tế dành cho các doanh nghiệp nhỏ:

• Gói VoIP cơ bản: $15–$20 mỗi người dùng/tháng - gọi điện, nhắn tin, thư thoại
• Gói tiêu chuẩn: $25–$35 mỗi người dùng/tháng — thêm tính năng trả lời tự động, ghi âm cuộc gọi, phân tích
• Gói nâng cao/doanh nghiệp: $40–$60+ mỗi người dùng/tháng - UCaaS đầy đủ, tích hợp CRM, hội nghị truyền hình

Chuyển số thường miễn phí. Số điện thoại miễn phí có thể tính một khoản phụ phí nhỏ hàng tháng ($5–$10). So với hệ thống điện thoại PBX truyền thống — có thể tốn từ 1.000–5.000 USD chỉ riêng phần cứng trước khi cài đặt — VoIP trên nền tảng đám mây cung cấp các tính năng cấp doanh nghiệp với chi phí thấp.

• Chọn một số mà khách hàng của bạn có thể nhớ — mã vùng dễ nhận biết sẽ tạo dựng niềm tin của cộng đồng đối với các doanh nghiệp địa phương; số điện thoại miễn phí 800 được coi là được thiết lập nhiều hơn cho các dịch vụ quốc gia
• Chuyển số hiện tại của bạn nếu bạn có - khách hàng đã biết số đó và mất số đó đồng nghĩa với việc mất lưu lượng truy cập cuộc gọi mà bạn đã kiếm được
• Chọn một nhà cung cấp có dịch vụ hỗ trợ khách hàng mạnh mẽ — hệ thống điện thoại của bạn có vai trò quan trọng; nếu có chuyện gì xảy ra, bạn cần có một người thực sự bên cạnh
• Đọc kỹ hợp đồng - ưu tiên các kế hoạch hàng tháng để có tính linh hoạt; theo dõi các khoản phí ẩn trên số phút quốc tế, chuyển vùng hoặc người dùng bổ sung
• Kiểm tra trước khi cam kết — hầu hết các nhà cung cấp điện thoại đám mây uy tín đều cung cấp bản dùng thử miễn phí; sử dụng nó để kiểm tra chất lượng cuộc gọi, độ ổn định của ứng dụng và khả năng phản hồi hỗ trợ

Hầu hết các sự cố thiết lập đều có thể tránh được và gần như tất cả chúng đều bắt nguồn từ giai đoạn cấu hình gấp rút. Một số đổ chuông sai thiết bị - hoặc không đổ chuông cho ai - sẽ làm mất đi độ tin cậy mà đường dây lẽ ra phải tạo ra.

• Xuất bản số trước khi kiểm tra số đó - trước tiên hãy luôn thực hiện các cuộc gọi thử nghiệm trong và ngoài nước từ điện thoại bên ngoài
• Ghi lại lời chào thư thoại vội vàng - người gọi đánh giá tính chuyên nghiệp trong mười giây đầu tiên; viết kịch bản và ghi âm lại cho đến khi nghe ổn
• Định tuyến mọi thứ đến điện thoại di động của một người — một điểm lỗi duy nhất có nghĩa là các cuộc gọi nhỡ vào thời điểm người đó không liên lạc được
• Quên các quy định về giờ làm việc - người gọi ngoài giờ phải nghe thấy lời chào rõ ràng và gửi đến thư thoại chứ không phải chuông reo liên tục
• Bỏ qua cấu hình ID người gọi - các cuộc gọi đi sẽ hiển thị tên và số công ty, chứ không phải một chuỗi chữ số lạ
• Bỏ qua việc gắn nhãn thư rác - đăng ký số với các dịch vụ danh tiếng của nhà cung cấp dịch vụ sẽ ngăn các cuộc gọi hợp pháp bị gắn cờ là có khả năng là thư rác

Quá trình xem xét cấu hình kéo dài một giờ trước khi khởi chạy — lời chào, định tuyến, giờ làm việc, ID người gọi — sẽ nắm bắt mọi mục trong danh sách này. Để biết thêm, xem Thoại qua IP.

Tăng trưởng thường có nghĩa là một công ty trả lời theo nhiều số điện thoại - một đường dây địa phương cho mỗi chi nhánh, cộng với một đường dây miễn phí cho các yêu cầu trên toàn quốc. Nền tảng đám mây giúp việc này trở nên đơn giản: tất cả các số đều nằm trong một trang tổng quan, chia sẻ một công cụ luồng cuộc gọi và định tuyến đến cùng một nhóm khi cần.

Mô hình chung là trục và nan hoa. Mỗi vị trí xuất bản một số có mã vùng riêng cho danh sách tìm kiếm địa phương và độ tin cậy của khu vực lân cận, trong khi các cuộc gọi sẽ chuyển sang hệ thống trả lời tự động chung hoặc hàng đợi tiếp nhận trung tâm. Nếu nhóm chi nhánh bận, quy tắc tràn sẽ đẩy cuộc gọi đến trụ sở chính hoặc chi nhánh khác thay vì thư thoại — người gọi không bao giờ biết được sự khác biệt.

• Khớp mã vùng của mỗi chi nhánh với khu vực dịch vụ thực tế để có danh sách địa phương nhất quán
• Giữ lời chào theo vị trí cụ thể nhưng định tuyến qua các hàng đợi được chia sẻ để giải quyết các khoảng trống về nhân sự
• Báo cáo theo số, không chỉ theo nhóm — số lượng cuộc gọi theo vị trí cho biết nhu cầu đang tăng lên ở đâu

Sẵn sàng để bắt đầu với số điện thoại doanh nghiệp?

Tham gia cùng hàng nghìn doanh nghiệp sử dụng MeraTalk cho các dịch vụ Thoại, VoIP và số điện thoại bán buôn.

Câu hỏi thường gặp