Desvío de llamadas gratuito: cómo funciona y cómo configurarlo

El desvío de llamadas gratuito enruta las llamadas realizadas a un 800, 855, 833 u otro número gratuito a cualquier número de teléfono o dispositivo de destino que especifique. Una persona que llama marca su número gratuito. La plataforma en la nube recibe la llamada y la reenvía inmediatamente a un teléfono celular, al teléfono fijo de una oficina, a una aplicación de softphone VoIP, a la cola de un centro de llamadas o a un menú IVR. La persona que llama experimenta una conexión normal. Su equipo recibe la llamada en cualquier dispositivo que esté configurado.

El desvío de llamadas gratuitas es una de las funciones más utilizadas en las telecomunicaciones empresariales. Permite a las empresas anunciar un único número gratuito memorable y al mismo tiempo enrutar las llamadas de forma inteligente a la persona o al equipo adecuado, independientemente de dónde se encuentren. Esta guía explica cómo funciona el desvío de llamadas gratuito, qué opciones de desvío existen, cómo se estructuran los precios y cómo configurar el desvío gratuito para su empresa hoy.

Explora MeraTalk Números de teléfono Soluciones diseñadas para operadores, revendedores y empresas.

Cuando una persona que llama marca un número gratuito, su llamada ingresa a la red telefónica pública conmutada (PSTN) y se dirige a la organización responsable del número gratuito (RespOrg), el operador propietario del número en nombre de la empresa. La plataforma de RespOrg busca las instrucciones de enrutamiento registradas para ese número y reenvía la llamada al destino configurado.

En una configuración de reenvío de llamadas gratuitas basada en la nube, RespOrg es una plataforma VoIP como MeraTalk. Las instrucciones de enrutamiento se encuentran en un panel de software, no en el hardware. Cuando llega la llamada, la plataforma aplica las reglas en tiempo real: desviar a la extensión 101 durante el horario comercial, desviar al celular de guardia fuera del horario de atención, reproducir un menú IVR si la línea principal está ocupada.

El destino de reenvío puede ser cualquier número de teléfono o dirección SIP accesible: un número de celular de EE. UU., una extensión VoIP, un número internacional, un centro de llamadas cola, o un grupo de números que suenan simultáneamente. Las plataformas modernas admiten el desvío condicional: se aplican diferentes reglas según la hora del día, el día de la semana, la ubicación de la persona que llama o si el número principal está ocupado.

Las plataformas gratuitas en la nube admiten múltiples modos de reenvío, cada uno de los cuales se adapta a diferentes necesidades comerciales:

Reenvío incondicional

Cada llamada al número gratuito se desvía inmediatamente al destino. Sencillo y rápido. Se utiliza cuando una sola persona o dispositivo maneja todas las llamadas.

Reenvío condicional (programado)

Desvío de llamadas a diferentes destinos según el horario comercial, el día de la semana o los días festivos. El horario comercial pasa al equipo de ventas. Fuera del horario de atención, diríjase al correo de voz o al servicio de contestación. Los fines de semana van a una celda de emergencia.

Reenvío secuencial

La plataforma prueba una serie de destinos en orden. Si el primer destino no responde, intenta con el segundo y luego con el tercero. Garantiza que las llamadas siempre lleguen a una persona en vivo antes de ir al correo de voz.

Timbre simultáneo (grupo de timbres)

La llamada suena en varios destinos al mismo tiempo. La primera persona que contesta recibe la llamada. Utilizado por equipos de ventas donde quien esté disponible primero debe atender la llamada.

Enrutamiento basado en IVR

Las personas que llaman escuchan un menú (presione 1 para ventas, presione 2 para soporte) y la plataforma se dirige al equipo o cola apropiado según la selección. La opción más sofisticada para empresas con varios departamentos.

Número gratuito El precio del desvío de llamadas tiene dos componentes principales: la tarifa mensual por número y la tarifa por minuto para las llamadas entrantes. A diferencia de los números locales donde la persona que llama paga por las llamadas, los números gratuitos facturan a la persona llamada: su empresa paga por cada minuto de tráfico entrante.

Las tarifas mensuales para los números de reenvío gratuitos suelen ser de unos pocos dólares por número. Las tarifas entrantes por minuto varían significativamente según el proveedor. Los proveedores minoristas de VoIP suelen cobrar más por minuto que los proveedores mayoristas. Para las empresas con altos volúmenes de llamadas entrantes (líneas de atención al cliente, líneas de ventas nacionales), la tarifa por minuto es el factor de costo dominante.

Algunos proveedores cobran tarifas adicionales por funciones avanzadas de reenvío: enrutamiento programado, menús IVR, grabación de llamadas, correo de voz a correo electrónico. MeraTalk incluye estas funciones en planes estándar sin tarifas adicionales. Las empresas que comparan proveedores de reenvío gratuitos deben calcular el costo total según el volumen de minutos mensual esperado, no solo comparar las tarifas mensuales base.

Conseguir números de teléfono virtuales con precios mayoristas transparentes.

Configurar el desvío de llamadas gratuito a través de una plataforma telefónica en la nube lleva menos de 15 minutos. Aquí están los pasos:

1. 1Regístrese con un proveedor de telefonía en la nube y busque los números gratuitos disponibles (800, 888, 877, 866, 855, 844 o 833)
2. 2Proporcione el número gratuito que haya elegido: se activa en minutos
3. 3En el panel de la plataforma, navegue hasta la configuración de desvío de llamadas para el número
4. 4Ingrese su destino de reenvío: un número de teléfono celular, una extensión VoIP o una dirección SIP
5. 5Configure reglas de horario comercial si desea diferentes destinos en diferentes momentos
6. 6Configurar un destino de conmutación por error (correo de voz o servicio de contestador automático) para cuando el destino principal no esté disponible
7. 7Pruebe la configuración marcando su número gratuito desde un teléfono celular

Si está transfiriendo un número gratuito existente de otro proveedor, la configuración de reenvío es idéntica; la única diferencia es esperar de 2 a 5 días hábiles para que se complete la transferencia. Durante la portabilidad, el número permanece en el operador anterior. Una vez completada la transferencia, sus nuevas reglas de reenvío se activan automáticamente.

Para maximizar el valor de su configuración de reenvío gratuito, siga estas mejores prácticas:

• Configure siempre un destino de conmutación por error: una señal de ocupado o un timbre sin respuesta pierden clientes
• Utilice la grabación de llamadas para capturar conversaciones entrantes para garantizar la calidad y resolver disputas.
• Configure el correo de voz a correo electrónico para que las llamadas perdidas nunca se pierdan realmente
• Utilice diferentes números gratuitos para diferentes campañas publicitarias para realizar un seguimiento de qué canales generan llamadas.
• Revise las reglas de reenvío trimestralmente: la estructura del equipo cambia y su ruta debe seguir el ritmo
• Habilite la transferencia de identificación de llamadas para que su equipo vea el número real de la persona que llama, no su número gratuito

La plataforma de reenvío gratuito de MeraTalk admite todas estas capacidades con un panel en tiempo real para la gestión de reglas. Configure el desvío gratuito para su empresa en meratalk.com/products/phone-number/toll-free-forwarding.

A número gratuito hace más que enrutar llamadas: determina cómo las personas que llaman perciben el negocio en el otro extremo. Debido a que la persona que llama no paga nada para conectarse, marcar se siente libre de riesgos, lo que reduce la barrera para consultas por primera vez, solicitudes de soporte y preguntas previas a la venta. Décadas de publicidad nacional también han capacitado a los consumidores para asociar los prefijos de la familia 800 con empresas establecidas que esperan y agradecen las llamadas entrantes.

El reenvío amplifica esa confianza en lugar de socavarla. La persona que llama experimenta un punto de entrada consistente y profesional, mientras que detrás de escena la llamada puede llegar a una oficina en casa, un teléfono móvil o un equipo de soporte distribuido. Lo que le importa a la persona que llama es que la línea sea respondida de manera rápida y consistente, así que combine la puerta de entrada gratuita con reglas de enrutamiento que hagan que una respuesta en vivo sea la norma, no la excepción.

• Responda con un saludo comercial consistente sin importar qué dispositivo reciba la llamada reenviada
• Mantenga los tiempos de espera cortos: una llamada gratuita que se realiza en silencio aún frustra a la persona que llama
• Devuelva los mensajes de voz el mismo día hábil para reforzar la imagen profesional que crea el número.

Las campañas publicitarias, los lanzamientos de productos, los picos estacionales y los incidentes en el servicio pueden provocar un aumento repentino de llamadas a una línea gratuita. Debido a que la empresa paga por cada minuto entrante, un pico es un evento tanto operativo como presupuestario, y una configuración de reenvío que funciona bien en un martes tranquilo puede colapsar cuando el volumen de llamadas se multiplica de la noche a la mañana.

La respuesta es el enrutamiento por capas. El timbre simultáneo propaga una oleada entre varios miembros del equipo a la vez. Las colas de llamadas retienen a las personas que llaman con un anuncio en lugar de una señal de ocupado. Las reglas de conmutación por error envían el exceso de tráfico al correo de voz, a un servicio de contestador automático o a un equipo secundario antes de que las personas que llaman escuchen el silencio. La revisión de los informes de tráfico después de cada campaña muestra dónde se mantuvo el plan de enrutamiento y dónde necesita otra capa.

• Anuncie los tiempos de espera esperados en el saludo de la cola para que las personas que llaman puedan decidir si desean esperar
• Agregue un destino adicional fuera del sitio o fuera del horario de atención antes de lanzar una campaña importante
• Vea paneles en tiempo real durante los lanzamientos para que las reglas de enrutamiento se puedan ajustar en el momento

Las líneas gratuitas se rigen por las mismas normas de telemercadeo y protección al consumidor que se aplican a todas las llamadas comerciales en los Estados Unidos. El reenvío entrante en sí plantea pocos problemas, pero en el momento en que una empresa utiliza su número gratuito como identificador de llamadas salientes (para devoluciones de llamadas, recordatorios de citas o seguimiento de ventas), se aplican reglas de comunicación estándar. Eso incluye cumplir con las solicitudes de no llamar, llamar dentro del horario permitido e identificar claramente la empresa al inicio de cada llamada.

La precisión del identificador de llamadas también es importante. Las reglas contra la transmisión de identificadores de llamadas engañosos significan que el número gratuito que se muestra en las llamadas salientes debe pertenecer genuinamente a la empresa y debe conectarse nuevamente a ella cuando se vuelva a marcar. Una persona que llama y devuelve la llamada debe llegar a un saludo funcional, no a una línea muerta. Mantener organizadas las grabaciones de llamadas, los registros de consentimiento y los registros de enrutamiento hace que sea mucho más fácil demostrar buenas prácticas si alguna vez surge una queja.

Listo para empezar desvío de llamadas gratuito?

Únase a miles de empresas que utilizan MeraTalk para servicios mayoristas de voz, VoIP y números de teléfono.

Preguntas frecuentes