6 tính năng VoIP có thể biến đổi doanh nghiệp nhỏ

Khám phá MeraTalk's VoIP giải pháp — được xây dựng cho nhà mạng, đại lý và doanh nghiệp.

Các doanh nghiệp nhỏ luôn gặp bất lợi về mặt giao tiếp trước các đối thủ lớn hơn. Các công ty doanh nghiệp có thể mua các hệ thống PBX chuyên dụng có nhân viên lễ tân, hàng đợi cuộc gọi và định tuyến cuộc gọi phức tạp. Các doanh nghiệp nhỏ được thực hiện với điện thoại di động cơ bản hoặc điện thoại cố định đơn giản.

VoIP đã thay đổi hoàn toàn phương trình này. Một doanh nghiệp nhỏ với 5 nhân viên giờ đây có thể hoạt động với các tính năng liên lạc giống như một doanh nghiệp 500 người — với chi phí thấp hơn. Các tính năng cũng không phải là phiên bản rút gọn; chúng là cùng một công nghệ, được phân phối thông qua phần mềm và đám mây.

Thách thức đối với các chủ doanh nghiệp nhỏ là biết những tính năng nào cần ưu tiên. Hướng dẫn này bao gồm sáu tính năng VoIP mang lại tác động có thể đo lường được nhất đối với hoạt động kinh doanh nhỏ.

Trả lời tự động là một hệ thống tự động trả lời các cuộc gọi đến và cung cấp cho người gọi một menu tùy chọn. Đó là lời chào bằng giọng nói chuyên nghiệp có nội dung: 'Cảm ơn bạn đã gọi cho Acme Corp. Bấm phím 1 để gọi Bán hàng, bấm phím 2 để gọi Hỗ trợ, bấm phím 3 để gọi Thanh toán.'

Tại sao nó quan trọng đối với các doanh nghiệp nhỏ

Hệ thống trả lời tự động được cấu hình tốt giúp doanh nghiệp nhỏ có uy tín và chuyên nghiệp ngay từ cuộc gọi đầu tiên. Khách hàng gọi đến doanh nghiệp và nghe thấy thực đơn rõ ràng, ngăn nắp sẽ ngay lập tức cảm thấy tin tưởng hơn về công ty mà họ đang giao dịch.

Ngoài ấn tượng đầu tiên, hệ thống trả lời tự động sẽ gọi đến đúng người mà không cần nhân viên lễ tân. Một doanh nghiệp gồm hai người có thể xử lý các yêu cầu bán hàng, hỗ trợ và thanh toán thông qua một số điện thoại duy nhất - hệ thống trả lời tự động thực hiện việc phân loại.

• Xử lý các cuộc gọi ngoài giờ làm việc bằng tin nhắn sau giờ làm việc tùy chỉnh.
• Định tuyến các cuộc gọi hỗ trợ khẩn cấp đến thiết bị di động ngay cả khi văn phòng đóng cửa.
• Giảm cuộc gọi nhỡ bằng cách chuyển người gọi đến hộp thư thoại khi đường dây bận.
• Loại bỏ chi phí thuê nhân viên tiếp tân chuyên trách định tuyến cuộc gọi cơ bản.

Ghi âm cuộc gọi ghi lại âm thanh của các cuộc gọi đến và đi và lưu trữ chúng để xem lại sau. Hệ thống VoIP hiện đại tự động ghi lại cuộc gọi dựa trên các quy tắc bạn đặt — tất cả cuộc gọi, cuộc gọi đến các số cụ thể hoặc cuộc gọi của các thành viên nhóm cụ thể.

Tại sao nó quan trọng đối với các doanh nghiệp nhỏ

Ghi âm cuộc gọi là một công cụ đảm bảo chất lượng và đào tạo mạnh mẽ. Khi một nhân viên mới gia nhập nhóm của bạn, các cuộc gọi được ghi âm sẽ cho họ nghe cách các đồng nghiệp có kinh nghiệm xử lý sự phản đối của khách hàng, giải thích về giá cả hoặc giải quyết khiếu nại. Không có nguồn đào tạo nào tốt hơn các cuộc gọi thực tế.

Đối với đội ngũ bán hàng, các cuộc gọi được ghi âm sẽ cung cấp nguyên liệu thô cho các cuộc trò chuyện huấn luyện. Người quản lý có thể nghe các cuộc gọi cùng với nhóm của họ và xác định chính xác nơi nào các cơ hội đang bị bỏ lỡ.

• Giải quyết tranh chấp bằng cách xem lại chính xác những gì đã nói trong cuộc gọi.
• Đào tạo nhân viên mới bằng cách sử dụng các tương tác thực tế với khách hàng thay vì đóng vai.
• Duy trì hồ sơ tuân thủ cho các ngành có yêu cầu quy định.
• Xác định những phản đối thường gặp của khách hàng và tinh chỉnh thông điệp bán hàng.

Lấy số điện thoại ảo với giá sỉ minh bạch.

Tính năng chuyển thư thoại thành email chuyển đổi tin nhắn thoại thành tệp âm thanh (hoặc phiên âm văn bản) và gửi chúng trực tiếp đến hộp thư đến email của bạn. Thay vì quay số để kiểm tra thư thoại, bạn sẽ nhận được email có đính kèm bản ghi âm.

Tại sao nó quan trọng đối với các doanh nghiệp nhỏ

Các chủ doanh nghiệp nhỏ hiếm khi ngồi vào bàn làm việc chờ thư thoại. Họ đang họp, tại địa điểm của khách hàng hoặc đang di chuyển. Tính năng chuyển thư thoại đến email đảm bảo rằng không có tin nhắn nào bị bỏ sót — các thư thoại khẩn cấp được xử lý với mức độ ưu tiên tương tự như email thay vì không được kiểm tra trong nhiều giờ.

Khi bao gồm cả bản ghi âm, bạn có thể đọc nội dung thư thoại trong vài giây mà không cần nhấn phát — hữu ích trong các cuộc họp hoặc môi trường ồn ào mà việc nghe âm thanh là không thực tế.

Thực tiễn tốt nhất để thiết lập

• Định tuyến thư thoại đến hộp thư đến chung của nhóm để nhiều người có thể xem và xử lý chúng.
• Sử dụng phiên âm để làm cho tin nhắn thư thoại có thể tìm kiếm được — hữu ích để xem lại các câu hỏi của khách hàng vài tuần sau đó.
• Thiết lập thông báo để thư thoại khẩn cấp sẽ kích hoạt cảnh báo ngay lập tức.

Tích hợp CRM kết nối hệ thống VoIP của bạn với phần mềm quản lý quan hệ khách hàng như HubSpot, Zoho CRM, Salesforce hoặc Pipedrive. Khi khách hàng gọi, hồ sơ liên hệ, lịch sử mua hàng và ghi chú trước đó của họ sẽ tự động xuất hiện trên màn hình.

Tại sao nó quan trọng đối với các doanh nghiệp nhỏ

Tích hợp CRM giúp loại bỏ khoảng cách khó xử giữa cuộc gọi đến và việc tìm kiếm thông tin chi tiết của khách hàng. Nhân viên chào đón người gọi bằng tên, tham khảo các đơn đặt hàng trước đó của họ và giải quyết vấn đề của họ mà không yêu cầu họ lặp lại thông tin họ đã cung cấp trước đó.

Sau cuộc gọi, hoạt động tương tác sẽ được ghi lại tự động vào CRM — không cần nhập dữ liệu thủ công, không bỏ lỡ ghi chú tiếp theo. Đối với các doanh nghiệp nhỏ nơi mọi mối quan hệ khách hàng đều được quan tâm, hệ thống CRM mang lại cấp độ tổ chức này, tạo ra lợi thế cạnh tranh thực sự.

• Ghi nhật ký cuộc gọi tự động: mọi cuộc gọi đều được ghi lại trong dòng thời gian CRM của khách hàng.
• Nhấp để gọi: quay số bất kỳ liên hệ CRM nào trực tiếp từ hồ sơ của họ mà không cần nhập số.
• Màn hình bật lên: thông tin chi tiết về khách hàng xuất hiện ngay lập tức khi có cuộc gọi đến.
• Ghi chú sau cuộc gọi: thêm tóm tắt cuộc gọi trực tiếp từ giao diện điện thoại.

Hàng đợi cuộc gọi đặt người gọi vào hàng chờ ảo khi tất cả các tổng đài viên đều bận. Thay vì nhận được tín hiệu bận và gọi lại, người gọi sẽ nghe thấy nhạc chờ hoặc tin nhắn cho họ biết thời gian chờ ước tính của họ.

Tại sao nó quan trọng đối với các doanh nghiệp nhỏ

Bỏ lỡ cuộc gọi vì đường dây bận là một trong những lý do phổ biến nhất khiến các doanh nghiệp nhỏ mất khách hàng. Thay vào đó, một khách hàng nghe thấy tín hiệu máy bận thường gọi cho đối thủ cạnh tranh. Hàng đợi cuộc gọi sẽ giữ lại khách hàng đó trong hệ thống cho đến khi có người sẵn sàng.

Tổ chức âm nhạc chuyên nghiệp với các tin nhắn định kỳ - 'Bạn đứng thứ hai trong hàng đợi. Thời gian chờ dự kiến ​​của bạn là hai phút.' — truyền đạt rằng doanh nghiệp được tổ chức và coi trọng thời gian của khách hàng, ngay cả khi họ đang chờ đợi.

Hầu hết các nền tảng VoIP hiện đại đều cho phép bạn gửi và nhận tin nhắn văn bản (SMS) và tin nhắn đa phương tiện (MMS) bằng cách sử dụng điện thoại doanh nghiệp con số. Khách hàng có thể nhắn tin tới số doanh nghiệp chính của bạn và nhận câu trả lời từ chính số họ gọi.

Tại sao nó quan trọng đối với các doanh nghiệp nhỏ

Nhắn tin văn bản đã trở thành kênh liên lạc ưa thích của nhiều khách hàng - đặc biệt là để xác nhận cuộc hẹn, cập nhật đơn hàng và câu hỏi nhanh. Việc cung cấp SMS theo số doanh nghiệp của bạn sẽ loại bỏ trở ngại: khách hàng không cần phải tìm số điện thoại di động riêng hoặc sử dụng ứng dụng khác.

SMS doanh nghiệp cũng tách biệt tin nhắn công việc và tin nhắn cá nhân. Nhân viên trả lời tin nhắn của khách hàng từ số công ty thông qua ứng dụng VoIP mà không đưa ra số điện thoại di động cá nhân của họ.

Ứng dụng thực tế của SMS doanh nghiệp

• Nhắc nhở cuộc hẹn để giảm tỷ lệ vắng mặt.
• Xác nhận đơn hàng và cập nhật vận chuyển cho các doanh nghiệp thương mại điện tử.
• Dịch vụ khách hàng trả lời nhanh chóng cho các yêu cầu đơn giản.
• Tin nhắn theo dõi sau cuộc gọi bán hàng.

Bản thân các tính năng đã là công nghệ hoàn thiện; hầu hết các vấn đề về triển khai đều đến từ lựa chọn cấu hình chứ không phải phần mềm. Một số lỗi xuất hiện lặp đi lặp lại khi các nhóm nhỏ bật hệ thống điện thoại mới của họ.

• Menu điện thoại được xây dựng quá mức: hệ thống trả lời tự động với bảy tùy chọn và các menu con lồng nhau khiến người gọi khó chịu. Hai hoặc ba lựa chọn rõ ràng sẽ tốt hơn một cái cây phức tạp.
• Ghi âm mà không tiết lộ: quy tắc ghi âm cuộc gọi khác nhau tùy theo tiểu bang và một số yêu cầu thông báo cho cả hai bên. Kích hoạt thông báo tích hợp thay vì đoán.
• Thư thoại được định tuyến đến một hộp thư đến: nếu thư chỉ đến được email của chủ sở hữu, chúng sẽ bị treo bất cứ khi nào người đó bận. Hộp thư đến được chia sẻ giúp các phản hồi luôn được chuyển động.
• Bỏ qua bước ánh xạ CRM: tiện ích tích hợp chỉ phát huy tác dụng khi hồ sơ liên hệ sạch sẽ. Loại bỏ trùng lặp CRM trước khi kết nối nó với hệ thống điện thoại.
• Không có kế hoạch chuyển đổi dự phòng: xảy ra sự cố mất internet. Định cấu hình chuyển tiếp di động vào ngày đầu tiên, không phải sau buổi sáng bị nhỡ cuộc gọi đầu tiên.

Mỗi vấn đề này đều mất vài phút để khắc phục trong quá trình thiết lập và hàng giờ dọn dẹp để khắc phục sau khi khách hàng đã gặp phải vấn đề khó khăn. Để biết thêm, xem Hệ thống CRM.

Việc bật tất cả sáu tính năng cùng một lúc nghe có vẻ hiệu quả nhưng việc triển khai theo giai đoạn sẽ tạo ra khả năng áp dụng tốt hơn. Thứ tự phù hợp phụ thuộc vào việc doanh nghiệp cảm thấy khó khăn ở đâu trước tiên. Một công ty bị lỡ cuộc gọi nên bắt đầu bằng tính năng tự động trả lời và xếp hàng cuộc gọi, vì hai tính năng này trực tiếp giải cứu doanh thu hiện đang đổ chuông. Một doanh nghiệp đang chìm trong hỗn loạn tiếp theo sẽ nhận được nhiều lợi ích hơn từ việc tích hợp CRM và tính năng thư thoại đến email, giúp sắp xếp hậu quả của mọi cuộc trò chuyện.

Một cách tiếp cận thực tế là chọn một tính năng mỗi tuần: đặt cấu hình, tóm tắt cho nhóm và xem cách khách hàng phản hồi trước khi thêm tính năng tiếp theo. Điều này giúp quá trình đào tạo trở nên nhẹ nhàng và làm rõ sự thay đổi nào tạo ra sự cải thiện nào. Ghi âm cuộc gọi và SMS công việc hoạt động tốt như các tính năng bổ sung sau này — việc ghi âm sẽ trở nên có giá trị hơn khi số lượng cuộc gọi được chuyển qua định tuyến thích hợp và việc nhắn tin sẽ dễ quản lý nhất sau khi nhóm đã quen với thói quen hộp thư đến chung của hệ thống mới.

Sẵn sàng để bắt đầu với tính năng voip dành cho doanh nghiệp nhỏ?

Tham gia cùng hàng nghìn doanh nghiệp sử dụng MeraTalk cho các dịch vụ Thoại, VoIP và số điện thoại bán buôn.

Câu hỏi thường gặp