Chuyển tiếp cuộc gọi miễn phí: Thiết lập, chi phí và các lỗi thường gặp

Chuyển tiếp cuộc gọi miễn phí có nghĩa là cuộc gọi đến số 800 gia đình sẽ được chuyển đến đích bạn chọn: điện thoại di động, điện thoại bàn, điện thoại mềm, địa chỉ SIP hoặc hàng đợi. Con số được quảng cáo không bao giờ thay đổi; những thay đổi là nơi cuộc gọi kết thúc và quyết định đó được đưa ra theo các quy tắc mà bạn kiểm soát.

Hầu hết các hướng dẫn đều dừng lại ở việc 'nhập số điểm đến của bạn và lưu lại'. Những câu hỏi khó hơn sẽ xuất hiện sau: mẫu chuyển tiếp nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn, chi phí cho mỗi phút chuyển tiếp là bao nhiêu, nhóm của bạn có nhìn thấy số thực của người gọi hay không và điều gì sẽ bị gián đoạn khi điểm đến đang bận hoặc bị tắt. Hướng dẫn này được tổ chức xung quanh những quyết định đó.

Cần số điện thoại doanh nghiệp? Nhận số MeraTalk trong vài phút, không cần hợp đồng.

Số điện thoại miễn phí các con số không bị ràng buộc với một dòng vật lý. Mỗi số được chỉ định thông qua cơ sở dữ liệu miễn phí quốc gia do Somos quản lý và Tổ chức có trách nhiệm (RespOrg) thay mặt doanh nghiệp quản lý hồ sơ số đó. Những hồ sơ đó cho mạng biết nhà cung cấp dịch vụ nào sẽ nhận cuộc gọi đến số đó; sau đó nhà cung cấp dịch vụ sẽ áp dụng các quy tắc định tuyến của riêng mình để quyết định cuộc gọi sẽ đi đến đâu.

Do đó, một cuộc gọi miễn phí được chuyển tiếp có hai nhánh. Chặng đầu tiên là cuộc gọi đến từ người gọi đến số điện thoại miễn phí của bạn và đó là chặng mà doanh nghiệp phải trả vì bên được gọi sẽ chịu chi phí của cuộc gọi miễn phí. Chặng thứ hai là cuộc gọi từ các địa điểm nền tảng của bạn đến đích chuyển tiếp. Trên nền tảng đám mây, cả hai chân đều được xử lý bằng phần mềm, do đó, các quy tắc như thời gian trong ngày hoặc mã vùng của người gọi sẽ được đánh giá ngay thời điểm cuộc gọi đến.

Cơ sở chính thức về cách quản lý những con số này có trong hướng dẫn về số điện thoại miễn phí của FCC trong Bộ quy định liên bang, đây là tài liệu tham khảo hữu ích khi tranh chấp về nhà cung cấp dịch vụ bật lên ai chịu trách nhiệm về một số.

Hầu hết mọi cấu hình thực tế đều là sự kết hợp của năm khối xây dựng này.

1. Chuyển tiếp đơn giản

Mỗi cuộc gọi đều đi đến một đích. Đây là điểm khởi đầu phù hợp cho một người kinh doanh cá thể hoặc một cửa hàng có một địa điểm. Điểm yếu của nó cũng rất rõ ràng: nếu điện thoại đó tắt hoặc bận, cuộc gọi sẽ không thể kết thúc trừ khi bạn thêm phương án dự phòng.

2. Định tuyến thời gian trong ngày và ngày lễ

Các điểm đến khác nhau theo giờ, ngày trong tuần hoặc ngày: văn phòng trong giờ mở cửa, điện thoại di động trực vào buổi tối, dịch vụ trả lời hoặc thư thoại qua đêm. Đặt múi giờ rõ ràng trên số, vì quy tắc được viết từ 9 đến 5 sẽ kích hoạt sai giờ nếu nền tảng mặc định ở một vùng khác.

3. Định tuyến địa lý (mã vùng)

Mã vùng của người gọi quyết định điểm đến, vì vậy các cuộc gọi từ Bờ Tây sẽ đến được với đội bờ Tây và các cuộc gọi từ Bờ Đông sẽ đến được với đội bờ Đông. Nó hoạt động cho các nhóm bán hàng khu vực và các doanh nghiệp dịch vụ tại hiện trường. Hãy nhớ rằng mã vùng của số điện thoại di động phản ánh nơi số được phát hành chứ không phải nơi người gọi đang đứng, vì vậy, hãy luôn xác định đích đến mặc định cho mã vùng mà bạn không liệt kê.

4. Chuỗi chuyển đổi dự phòng

Nền tảng sẽ thử đích đến một và nếu nó bận, không thể truy cập hoặc không được trả lời sau một số lần đổ chuông đã đặt, hãy thử đích đến thứ hai, rồi đến đích thứ ba, kết thúc bằng thư thoại hoặc dịch vụ tràn. Giữ thời gian đổ chuông trên mỗi bước đủ ngắn để toàn bộ chuỗi kết thúc trước khi người gọi bỏ cuộc. Một vài bước ngắn thường đánh bại hai bước dài.

5. Nhóm chuông (chuông đồng thời)

Tất cả các điểm đến được liệt kê sẽ đổ chuông cùng lúc và người đầu tiên trả lời sẽ nhận cuộc gọi. Nó phù hợp với một nhóm nhỏ nơi tốc độ quan trọng hơn ai trả lời. Một lưu ý: nếu bất kỳ điểm đến nào là điện thoại di động cá nhân có thư thoại riêng, thư thoại đó có thể trả lời trước và ghi lại cuộc gọi. Chúng tôi đề cập đến cái bẫy đó dưới đây.

Ba hạng mục chi phí quan trọng: phí hàng tháng của số điện thoại, phí mỗi phút cho chặng đi và, trong đó đích đến là một số điện thoại thông thường chứ không phải địa chỉ SIP, chặng đi tới đích đó. Việc chuyển tiếp đến điểm cuối SIP hoặc điện thoại mềm trên cùng một nền tảng thường tránh được chặng thứ hai; chuyển tiếp đến điện thoại di động hoặc điện thoại cố định thường không.

Ví dụ: nếu một cuộc gọi kéo dài 4 phút, bạn sẽ bị tính phí cho 4 phút gọi vào trên đường gọi miễn phí và nếu bạn chuyển tiếp tới điện thoại di động, 4 phút gọi đi tới điện thoại di động đó. Do đó, cùng một cuộc gọi có thể bị tính phí hai lần. Đây là minh họa về cơ chế thanh toán, không phải mức giá được trích dẫn và các nhà cung cấp khác nhau về cách tính tròn từng phần số phút, vì vậy hãy kiểm tra bảng giá để biết mức tăng thanh toán (mỗi giây, mỗi sáu giây hoặc mỗi phút).

Các nhóm đổ chuông sẽ nhân lên hiệu ứng: trong khi nhóm đổ chuông, mỗi lượt thử đi có thể tạo ra chặng riêng và một số nhà cung cấp chỉ lập hóa đơn cho các lượt trả lời trong khi những người khác tính phí cho các lượt thử khác nhau. Chuỗi chuyển đổi dự phòng và các điểm đến quốc tế xứng đáng được xem xét kỹ lưỡng. Hãy hỏi nhà cung cấp hai câu hỏi trước khi bạn xây dựng một cây phức tạp: các lượt gọi chuông không được trả lời có bị tính phí không và chặng chuyển tiếp có bị tính phí theo mức giá của điểm đến không?

Nhận số điện thoại ảo cho doanh nghiệp của bạn — thiết lập trong vài phút.

Khi nền tảng của bạn đặt trận lượt về, nó sẽ chọn số nào sẽ hiển thị cho nhóm của bạn. Có hai hành vi phổ biến. Cuộc gọi đầu tiên chuyển qua số của người gọi ban đầu để nhân viên hỗ trợ của bạn biết ai đang gọi và có thể gọi lại. Số thứ hai thay thế số điện thoại miễn phí của bạn, vì vậy mọi cuộc gọi chuyển tiếp đều trông giống nhau trên màn hình.

Việc chuyển số của người gọi sẽ hữu ích hơn cho nhóm của bạn, nhưng điều đó có nghĩa là trận lượt về sẽ có một số mà nền tảng của bạn không sở hữu và một số mạng đầu cuối có thể thận trọng hơn với những cuộc gọi như vậy. Xuất trình số điện thoại miễn phí của riêng bạn là lựa chọn dễ dự đoán hơn để gửi, nhưng nhóm của bạn sẽ mất danh tính người gọi trên thiết bị cầm tay. Nhiều nền tảng giải quyết vấn đề này bằng cách hiển thị số ban đầu trong tin nhắn thì thầm, cửa sổ bật lên màn hình hoặc nhật ký cuộc gọi thay vì ID người gọi.

Quyết định xem nhóm của bạn thực sự cần cái nào trong số này, sau đó kiểm tra nó từ điện thoại di động và điện thoại cố định. Đồng thời kiểm tra hướng khác: nếu nhân viên trả lời cuộc gọi từ điện thoại được chuyển tiếp, khách hàng sẽ nhìn thấy số nào? Việc trả lại cuộc gọi từ điện thoại di động cá nhân có thể làm lộ số đó và gửi các cuộc gọi lại đến sai địa điểm, vì vậy hãy định tuyến các cuộc gọi lại thông qua nhấp để gọi của nền tảng hoặc số đi của doanh nghiệp.

• Vòng chuyển tiếp: số miễn phí A chuyển tiếp đến điện thoại di động có chuyển tiếp cuộc gọi đến số A (hoặc tới số miễn phí thứ hai chuyển tiếp cuộc gọi trở lại). Cuộc gọi bị trả lại cho đến khi mạng ngừng cuộc gọi. Không bao giờ chuyển tiếp số điện thoại miễn phí sang số được chuyển tiếp khác mà không theo dõi đường dẫn đầy đủ.
• Bẫy thư thoại: điện thoại di động cá nhân tắt, ngoài vùng phủ sóng hoặc từ chối cuộc gọi sẽ gửi cuộc gọi được chuyển tiếp đến thư thoại của chính nó và theo quan điểm của mạng thì cuộc gọi đã được trả lời. Do đó, chuyển đổi dự phòng không bao giờ kích hoạt. Sử dụng lời nhắc phát hiện câu trả lời phía nền tảng hoặc lời nhắc nhấn 1 để chấp nhận hoặc chuyển tiếp tới điểm cuối SIP mà bạn kiểm soát.
• Đường ngõ cụt bận: một đích duy nhất không có đường dự phòng sẽ trả về âm báo bận. Luôn kết thúc mỗi chuỗi bằng thứ gì đó có thể trả lời, chẳng hạn như hộp thư, hàng đợi tràn hoặc thông báo.
• Phí chuyển tiếp quốc tế: việc chuyển tiếp đến một điểm đến bên ngoài Hoa Kỳ có thể được tính phí theo mức phí quốc tế mỗi phút và tùy thuộc vào gói, có thể bị chặn hoàn toàn. Hãy xác nhận rằng quốc gia đích đến được cho phép và định giá trước khi bạn đặt quy tắc.
• Lỗi múi giờ và ngày nghỉ: lịch trình được xây dựng theo múi giờ này áp dụng cho một nhóm ở một nhóm khác sẽ gửi cuộc gọi đến một văn phòng trống. Thêm thông tin ghi đè ngày lễ một cách rõ ràng thay vì dựa vào người nào đó để chuyển đổi quy tắc bằng tay.
• Khả năng tiếp cận chỉ trên thiết bị di động: điện thoại di động của một nhân viên là điểm đến duy nhất khiến đường dây điện thoại của toàn công ty phụ thuộc vào pin và ngày nghỉ của người đó.

Một tập lệnh thử nghiệm ngắn sẽ nắm bắt được hầu hết các cuộc gọi sau: cuộc gọi từ điện thoại di động, từ điện thoại cố định và từ bên ngoài mã vùng của bạn; gọi trong và ngoài giờ; làm cho điểm đến chính bận rộn; tắt nguồn chính; và xác nhận mọi đường dẫn đều kết thúc bằng con người hoặc hộp thư.

Nếu nhu cầu của một nhóm vượt qua một nhóm đổ chuông, chẳng hạn như trạng thái tổng đài viên, mức độ ưu tiên của hàng đợi hoặc báo cáo, thì bạn đã chuyển từ chuyển tiếp sang trung tâm cuộc gọi lãnh thổ và nền tảng dựa trên hàng đợi phù hợp hơn so với chuỗi chuyển tiếp dài hơn.

1. 1Chọn số và tiền tố (800, 888, 877, 866, 855, 844 hoặc 833). Tất cả đều hoạt động giống nhau để chuyển tiếp.
2. 2Quyết định mẫu từ bảng trên và viết nó ra dưới dạng danh sách quy tắc ngắn trước khi bạn mở trang tổng quan.
3. 3Cung cấp số và nhập điểm đích chính, ưu tiên điểm cuối SIP hoặc điện thoại phần mềm nếu có thể để tránh chặng tính phí thứ hai.
4. 4Thêm các bước chuyển đổi dự phòng và kết thúc chuỗi trong hộp thư hoặc thông báo.
5. 5Đặt múi giờ, giờ làm việc và ghi đè ngày lễ.
6. 6Chọn bản trình bày ID người gọi mà nhóm của bạn cần và bật nhật ký cuộc gọi.
7. 7Chạy tập lệnh thử nghiệm, sau đó xuất bản số.

Nếu bạn đang di chuyển một ngôi nhà hiện có số điện thoại miễn phí, trình tự vẫn giống nhau, ngoại trừ việc số đó được chuyển sang RespOrg mới trước tiên. Xây dựng và kiểm tra các quy tắc của bạn trên một số tạm thời trước khi cổng hoàn tất, do đó, việc cắt bỏ là một sự chuyển đổi chứ không phải là xây dựng lại.

Số điện thoại miễn phí là cánh cửa phù hợp khi người gọi trải rộng khắp đất nước và bạn muốn chi phí gọi điện phù hợp với doanh nghiệp. Số điện thoại địa phương có thể phù hợp với doanh nghiệp có khách hàng ở một khu vực và mong đợi sự hiện diện ở địa phương. Nhiều công ty chạy cả hai và chuyển tiếp cả hai đến cùng một đích, đây là một cấu hình hoàn toàn bình thường.

MeraTalk cung cấp số điện thoại ảo cục bộ và miễn phí trên nền tảng đám mây, với các mẫu chuyển tiếp ở trên có thể định cấu hình trong bảng điều khiển. Duyệt qua các tùy chọn số tại meratalk.com/products/phone-number/toll-free-forwarding.

Sẵn sàng để bắt đầu với chuyển tiếp cuộc gọi miễn phí?

Tham gia cùng hàng nghìn doanh nghiệp sử dụng MeraTalk cho các dịch vụ Thoại, VoIP và số điện thoại bán buôn.

Câu hỏi thường gặp