Chuyển tiếp cuộc gọi miễn phí: Cách thức hoạt động và cách thiết lập

Chuyển tiếp cuộc gọi miễn phí định tuyến các cuộc gọi được thực hiện tới số 800, 855, 833 hoặc số điện thoại miễn phí khác tới bất kỳ số điện thoại hoặc thiết bị đích nào bạn chỉ định. Một người gọi quay số điện thoại miễn phí của bạn. Nền tảng đám mây nhận cuộc gọi và chuyển tiếp ngay lập tức — tới điện thoại di động, điện thoại cố định văn phòng, ứng dụng điện thoại mềm VoIP, hàng đợi của trung tâm cuộc gọi hoặc menu IVR. Người gọi trải nghiệm kết nối bình thường. Nhóm của bạn nhận được cuộc gọi trên bất kỳ thiết bị nào được định cấu hình.

Chuyển tiếp miễn phí là một trong những tính năng được sử dụng rộng rãi nhất trong viễn thông kinh doanh. Nó cho phép các doanh nghiệp quảng cáo một số điện thoại miễn phí đáng nhớ trong khi định tuyến các cuộc gọi một cách thông minh đến đúng người hoặc nhóm — bất kể họ ở đâu. Hướng dẫn này giải thích cách hoạt động của tính năng chuyển tiếp cuộc gọi miễn phí, các tùy chọn chuyển tiếp hiện có, cách cấu trúc giá và cách định cấu hình chuyển tiếp cuộc gọi miễn phí cho doanh nghiệp của bạn ngay hôm nay.

Khám phá MeraTalk's Số điện thoại giải pháp — được xây dựng cho nhà mạng, đại lý và doanh nghiệp.

Khi người gọi quay số điện thoại miễn phí, cuộc gọi của họ sẽ vào mạng điện thoại chuyển mạch công cộng (PSTN) và định tuyến đến Tổ chức chịu trách nhiệm của số điện thoại miễn phí (RespOrg) — nhà cung cấp dịch vụ sở hữu số đó thay mặt cho doanh nghiệp. Nền tảng của RespOrg tra cứu hướng dẫn định tuyến đã đăng ký cho số đó và chuyển tiếp cuộc gọi đến đích đã định cấu hình.

Trong thiết lập chuyển tiếp miễn phí dựa trên đám mây, RespOrg là một nền tảng VoIP giống như MeraTalk. Hướng dẫn định tuyến nằm trong bảng điều khiển phần mềm chứ không phải trong phần cứng. Khi cuộc gọi đến, nền tảng sẽ áp dụng các quy tắc trong thời gian thực: chuyển tiếp đến máy nhánh 101 trong giờ làm việc, chuyển tiếp đến ô đang gọi trong giờ làm việc, phát menu IVR nếu đường dây chính bận.

Điểm đích chuyển tiếp có thể là bất kỳ số điện thoại hoặc địa chỉ SIP nào có thể truy cập được: số di động của Hoa Kỳ, số máy nhánh VoIP, số quốc tế, số trung tâm cuộc gọi hàng đợi hoặc một nhóm số đổ chuông đồng thời. Các nền tảng hiện đại hỗ trợ chuyển tiếp có điều kiện — các quy tắc khác nhau được áp dụng dựa trên thời gian trong ngày, ngày trong tuần, vị trí của người gọi hoặc số chính có bận hay không.

Nền tảng miễn phí trên đám mây hỗ trợ nhiều chế độ chuyển tiếp, mỗi chế độ phù hợp với các nhu cầu kinh doanh khác nhau:

Chuyển tiếp vô điều kiện

Mọi cuộc gọi đến số điện thoại miễn phí đều được chuyển tiếp ngay đến đích. Đơn giản và nhanh chóng. Được sử dụng khi một người hoặc một thiết bị xử lý tất cả các cuộc gọi.

Chuyển tiếp có điều kiện (theo lịch trình)

Chuyển tiếp cuộc gọi đến các điểm đến khác nhau dựa trên giờ làm việc, ngày trong tuần hoặc ngày lễ. Giờ làm việc thuộc về đội ngũ bán hàng. Sau giờ làm việc, hãy chuyển đến dịch vụ thư thoại hoặc trả lời. Cuối tuần đi đến phòng cấp cứu.

Chuyển tiếp tuần tự

Nền tảng thử một loạt các điểm đến theo thứ tự. Nếu đích đầu tiên không trả lời, nó sẽ thử đích thứ hai, rồi đến đích thứ ba. Đảm bảo cuộc gọi luôn đến được với người trực tiếp trước khi chuyển sang thư thoại.

Đổ chuông đồng thời (Nhóm vòng)

Cuộc gọi đổ chuông đến nhiều điểm đến cùng một lúc. Người đầu tiên nhấc máy sẽ nhận được cuộc gọi. Được sử dụng bởi các nhóm bán hàng, nơi bất cứ ai có mặt trước sẽ nhận cuộc gọi.

Định tuyến dựa trên IVR

Người gọi sẽ nghe thấy một menu (nhấn phím 1 để bán hàng, nhấn phím 2 để được hỗ trợ) và các tuyến đường nền tảng đến nhóm hoặc hàng đợi thích hợp dựa trên lựa chọn. Tùy chọn phức tạp nhất cho các doanh nghiệp có nhiều bộ phận.

Số điện thoại miễn phí Giá chuyển tiếp cuộc gọi có hai thành phần chính: phí số hàng tháng và cước mỗi phút cho các cuộc gọi đến. Không giống như các số địa phương nơi người gọi trả tiền cho cuộc gọi, các số điện thoại miễn phí sẽ tính phí cho bên được gọi — doanh nghiệp của bạn trả tiền cho mỗi phút lưu lượng truy cập vào.

Phí số hàng tháng cho các số chuyển tiếp miễn phí thường là vài đô la cho mỗi số. Tỷ lệ gửi đến mỗi phút thay đổi đáng kể tùy theo nhà cung cấp. Các nhà cung cấp VoIP bán lẻ thường tính phí nhiều hơn mỗi phút so với các nhà cung cấp cấp bán buôn. Đối với các doanh nghiệp có số lượng cuộc gọi đến cao - đường dây hỗ trợ khách hàng, đường dây bán hàng toàn quốc - tỷ lệ mỗi phút là yếu tố chi phí chủ yếu.

Một số nhà cung cấp tính phí bổ sung cho các tính năng chuyển tiếp nâng cao: định tuyến theo lịch trình, menu IVR, ghi âm cuộc gọi, chuyển thư thoại đến email. MeraTalk bao gồm các tính năng này trong các gói tiêu chuẩn mà không tính phí bổ sung. Các doanh nghiệp so sánh các nhà cung cấp dịch vụ chuyển tiếp miễn phí nên tính toán tổng chi phí theo số phút dự kiến ​​hàng tháng của họ, chứ không chỉ so sánh phí cơ bản hàng tháng.

Lấy số điện thoại ảo với giá sỉ minh bạch.

Thiết lập chuyển tiếp cuộc gọi miễn phí thông qua nền tảng điện thoại đám mây chỉ mất chưa đầy 15 phút. Dưới đây là các bước:

1. 1Đăng ký với nhà cung cấp điện thoại đám mây và tìm kiếm các số điện thoại miễn phí có sẵn (800, 888, 877, 866, 855, 844 hoặc 833)
2. 2Cung cấp số điện thoại miễn phí bạn đã chọn — số này sẽ kích hoạt sau vài phút
3. 3Trong bảng điều khiển nền tảng, điều hướng đến cài đặt chuyển tiếp cuộc gọi cho số
4. 4Nhập đích chuyển tiếp của bạn: số điện thoại di động, số máy lẻ VoIP hoặc địa chỉ SIP
5. 5Định cấu hình quy tắc giờ làm việc nếu bạn muốn các điểm đến khác nhau vào các thời điểm khác nhau
6. 6Thiết lập đích chuyển đổi dự phòng (thư thoại hoặc dịch vụ trả lời) khi đích chính không khả dụng
7. 7Kiểm tra cấu hình bằng cách quay số điện thoại miễn phí từ điện thoại di động

Nếu bạn đang chuyển một số điện thoại miễn phí hiện có từ một nhà cung cấp dịch vụ khác thì thiết lập chuyển tiếp giống hệt nhau — điểm khác biệt duy nhất là chờ 2–5 ngày làm việc để quá trình chuyển hoàn tất. Trong quá trình chuyển, số vẫn còn trên nhà mạng cũ. Sau khi hoàn thành cổng, quy tắc chuyển tiếp mới của bạn sẽ tự động kích hoạt.

Để tối đa hóa giá trị của thiết lập chuyển tiếp miễn phí của bạn, hãy làm theo các phương pháp hay nhất sau:

• Luôn đặt cấu hình đích chuyển đổi dự phòng — tín hiệu bận hoặc chuông không trả lời sẽ làm mất khách hàng
• Sử dụng ghi âm cuộc gọi để ghi lại các cuộc hội thoại trong nước nhằm đảm bảo chất lượng và giải quyết tranh chấp
• Thiết lập tính năng chuyển thư thoại đến email để các cuộc gọi nhỡ không bao giờ thực sự bị bỏ lỡ
• Sử dụng các số điện thoại miễn phí khác nhau cho các chiến dịch quảng cáo khác nhau để theo dõi kênh nào thúc đẩy cuộc gọi
• Xem lại các quy tắc chuyển tiếp hàng quý — các thay đổi về cấu trúc nhóm và định tuyến của bạn phải theo kịp
• Bật tính năng chuyển ID người gọi để nhóm của bạn nhìn thấy số thực của người gọi chứ không phải số điện thoại miễn phí của bạn

Nền tảng chuyển tiếp miễn phí của MeraTalk hỗ trợ tất cả các khả năng này với bảng điều khiển thời gian thực để quản lý quy tắc. Định cấu hình chuyển tiếp miễn phí cho doanh nghiệp của bạn tại meratalk.com/products/phone-number/toll-free-forwarding.

A số điện thoại miễn phí thực hiện nhiều việc hơn là định tuyến cuộc gọi — nó định hình cách người gọi cảm nhận về hoạt động kinh doanh ở đầu bên kia. Bởi vì người gọi không phải trả tiền để kết nối nên việc quay số không có rủi ro, điều này làm giảm rào cản đối với các yêu cầu lần đầu, yêu cầu hỗ trợ và các câu hỏi trước khi bán hàng. Nhiều thập kỷ quảng cáo trên toàn quốc cũng đã huấn luyện người tiêu dùng liên kết các tiền tố họ 800 với các công ty đã thành lập đang mong đợi và chào đón các cuộc gọi đến.

Chuyển tiếp khuếch đại sự tin cậy đó hơn là làm suy yếu nó. Người gọi trải nghiệm một điểm đầu vào nhất quán, chuyên nghiệp, trong khi phía sau hậu trường, cuộc gọi có thể đến văn phòng tại nhà, điện thoại di động hoặc nhóm hỗ trợ phân tán. Điều quan trọng đối với người gọi là đường dây được trả lời nhanh chóng và nhất quán — vì vậy, hãy kết hợp cửa trước miễn phí với các quy tắc định tuyến để việc trả lời trực tiếp trở thành tiêu chuẩn chứ không phải là ngoại lệ.

• Trả lời bằng lời chào công việc nhất quán cho dù thiết bị nào nhận được cuộc gọi chuyển tiếp
• Giữ thời gian chờ ngắn — một cuộc gọi miễn phí diễn ra trong im lặng vẫn khiến người gọi khó chịu
• Trả lại thư thoại trong cùng ngày làm việc để củng cố hình ảnh chuyên nghiệp mà con số đó tạo ra

Quảng cáo thúc đẩy, ra mắt sản phẩm, cao điểm theo mùa và sự cố dịch vụ đều có thể khiến số lượng cuộc gọi đến đường dây miễn phí tăng đột ngột. Bởi vì doanh nghiệp trả tiền cho mỗi phút gọi đến nên mức tăng đột biến vừa là một sự kiện về hoạt động vừa là một sự kiện về ngân sách — và thiết lập chuyển tiếp hoạt động tốt vào Thứ Ba yên tĩnh có thể gặp khó khăn khi số lượng cuộc gọi tăng lên gấp nhiều lần chỉ sau một đêm.

Câu trả lời là định tuyến theo lớp. Vòng đồng thời lan truyền xung lực tới nhiều thành viên trong nhóm cùng một lúc. Hàng đợi cuộc gọi khiến người gọi tràn ngập thông báo thay vì tín hiệu bận. Quy tắc chuyển đổi dự phòng đẩy lưu lượng truy cập vượt mức vào thư thoại, dịch vụ trả lời hoặc nhóm phụ trước khi người gọi nghe thấy không khí im lặng. Việc xem xét báo cáo lưu lượng truy cập sau mỗi chiến dịch sẽ hiển thị vị trí của kế hoạch định tuyến và vị trí cần có lớp khác.

• Thông báo thời gian chờ dự kiến ​​trong lời chào hàng đợi để người gọi có thể quyết định có nên giữ máy hay không
• Thêm điểm đến tràn bên ngoài trang web hoặc ngoài giờ trước khi khởi chạy một chiến dịch lớn
• Xem bảng điều khiển thời gian thực trong quá trình khởi chạy để có thể điều chỉnh quy tắc định tuyến ngay tại chỗ

Các đường dây miễn phí chịu sự điều chỉnh của cùng các quy tắc tiếp thị qua điện thoại và bảo vệ người tiêu dùng áp dụng cho tất cả các cuộc gọi kinh doanh ở Hoa Kỳ. Bản thân việc chuyển tiếp trong nước gây ra một số vấn đề, nhưng thời điểm một doanh nghiệp sử dụng số điện thoại miễn phí của mình làm ID người gọi đi — để gọi lại, nhắc nhở cuộc hẹn hoặc theo dõi doanh số bán hàng — các quy tắc tiếp cận tiêu chuẩn sẽ được áp dụng. Điều đó bao gồm việc tôn trọng các yêu cầu không gọi, gọi trong giờ cho phép và xác định doanh nghiệp rõ ràng khi bắt đầu mỗi cuộc gọi.

Độ chính xác của ID người gọi cũng quan trọng. Quy tắc chống truyền ID người gọi gây nhầm lẫn có nghĩa là số điện thoại miễn phí hiển thị trên các cuộc gọi đi phải thực sự thuộc về doanh nghiệp và phải kết nối lại với doanh nghiệp đó khi được gọi lại. Người gọi lại cuộc gọi phải đưa ra lời chào đang hoạt động chứ không phải đường dây chết. Việc sắp xếp các bản ghi âm cuộc gọi, bản ghi sự đồng ý và nhật ký định tuyến sẽ giúp việc chứng minh phương pháp thực hành tốt trở nên dễ dàng hơn nhiều nếu có khiếu nại phát sinh.

Sẵn sàng để bắt đầu với chuyển tiếp cuộc gọi miễn phí?

Tham gia cùng hàng nghìn doanh nghiệp sử dụng MeraTalk cho các dịch vụ Thoại, VoIP và số điện thoại bán buôn.

Câu hỏi thường gặp