Cómo obtener un número de teléfono virtual para su empresa

Un número de teléfono virtual para empresas es un número de teléfono que funciona a través de Internet en lugar de una línea telefónica física; puede obtener uno en línea en minutos y enrutar sus llamadas a cualquier dispositivo. No está vinculado a una pieza de hardware ni a una ubicación fija: las llamadas suenan donde usted elija: una aplicación móvil, un softphone de escritorio, un navegador o un teléfono IP de escritorio.

Tú controlas a dónde van las llamadas y el número te sigue, no al revés. Eso lo hace tan útil para un fundador en solitario o un equipo pequeño como para una empresa en crecimiento con varias ubicaciones.

Obtener un número de teléfono comercial virtual solía significar llamar a una empresa de telecomunicaciones, esperar a un ingeniero de servicio y firmar un contrato a largo plazo. Hoy en día, significa iniciar sesión en una plataforma, seleccionar un número y estar en vivo en menos de diez minutos.

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un virtual número de teléfono es un número de teléfono que no está directamente vinculado a una línea telefónica física o a una pieza de hardware específica. Las llamadas al número se enrutan a través de VoIP (Voz sobre Protocolo de Internet) a cualquier dispositivo o aplicación que haya configurado como destino.

Número virtual versus número tradicional

• Teléfono fijo tradicional: Atado a una conexión física de cobre en una dirección fija. Mover el número requiere una llamada de servicio.
• Número virtual: Asignado a una cuenta en la nube. Funciona desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar. Instantáneamente portátil, inmediatamente reconfigurable.
• Ambos parecen idénticos en el identificador de llamadas: la persona que llama no puede notar la diferencia.

Los números de teléfono virtuales utilizan Voz sobre IP (VoIP) para transportar llamadas como datos a través de Internet. Cuando alguien marca su número, la llamada ingresa a la red telefónica pública, llega a su plataforma de telefonía en la nube y se entrega a través de Internet a cualquier dispositivo o aplicación que haya registrado.

Para quien llama, éste es un timbre normal y corriente. Para usted es una llamada entrante normal en su teléfono inteligente o computadora. La plataforma agrega enrutamiento en la parte superior: un saludo de operadora automática, un menú IVR que envía a las personas que llaman al departamento correcto, colas de llamadas y reglas de horario comercial que envían las llamadas fuera del horario laboral al correo de voz. Todo se ejecuta en la nube, sin hardware local.

Los números de teléfono comerciales virtuales vienen en varios tipos, cada uno de ellos adecuado para diferentes casos de uso.

Números virtuales locales

Los números locales llevan un código de área específico que coincide con una ciudad o región. Un número local 415 indica la presencia de San Francisco. Los números locales tienen tasas de respuesta más altas que los números gratuitos o no reconocidos.

Números virtuales gratuitos

Los números gratuitos (800, 833, 844, 855, 866, 877, 888 en EE. UU.) permiten a quienes llaman comunicarse con usted de forma gratuita. Señalan presencia nacional y profesionalismo.

Números Virtuales Internacionales

Los números virtuales internacionales le dan a su empresa una presencia local en un país extranjero sin oficinas físicas allí.

Números personalizados

Los números personalizados deletrean una palabra o frase en el teclado del teléfono: 1-800-FLOWERS, por ejemplo. Son memorables para casos de uso de marketing y publicidad.

Obtenga números de teléfono virtuales para su empresa: configúrelo en minutos.

El proceso lleva menos de quince minutos con una moderna plataforma telefónica en la nube.

1. 1Elija un proveedor: seleccione una plataforma de telefonía en la nube con los tipos de números que necesita (local, gratuito, internacional) y precios transparentes.
2. 2Crea una cuenta: la mayoría de las plataformas ofrecen una prueba gratuita.
3. 3Buscar un número: utilice la herramienta de búsqueda de números del proveedor para explorar los números disponibles por código de área, región o patrón numérico.
4. 4Seleccionar y aprovisionar: haga clic para asignar el número a su cuenta. El aprovisionamiento es instantáneo.
5. 5Configurar enrutamiento: establezca dónde deben sonar las llamadas a este número: un usuario específico, un grupo de timbre, un menú IVR o correo de voz.
6. 6Instale la aplicación: descargue la aplicación de softphone en sus dispositivos preferidos: iOS, Android, Windows o Mac.

Si su empresa ya tiene un número de teléfono de un operador tradicional o de un proveedor de VoIP anterior, puede transferirlo a su nuevo sistema virtual. La portabilidad de números transfiere la propiedad del número manteniendo el número idéntico.

• Envíe una solicitud de portabilidad a su nuevo proveedor con su número actual, número de cuenta y dirección de facturación de su antiguo proveedor.
• El nuevo proveedor coordina la transferencia con su antiguo operador automáticamente.
• Duración del puerto: la mayoría de los números de EE. UU. se completan en 5 a 10 días hábiles.
• Durante la transferencia: su número anterior permanece activo y recibe llamadas normalmente. No hay tiempo de inactividad.

Evalúe a cualquier proveedor en estas dimensiones antes de comprometerse.

• Disponibilidad de números: ¿Puede el proveedor proporcionar números en los códigos de área y países específicos que necesita?
• Funciones incluidas: ¿El enrutamiento de llamadas, el correo de voz, los SMS y la grabación de llamadas están incluidos en los planes estándar?
• Calidad de la aplicación: ¿La aplicación móvil y de escritorio ofrece una experiencia profesional y confiable?
• Soporte de portabilidad: ¿El proveedor maneja el proceso de portabilidad de un extremo a otro?
• Transparencia de precios: ¿Están claros los costos por usuario y por número, sin cargos ocultos?

MeraTalk ofrece números de teléfono virtuales en todos los códigos de área de EE. UU. y en más de 50 países, con tarifas por minuto de nivel mayorista y activación de número el mismo día. Explore los números disponibles en meratalk.com.

La mayoría de los proveedores cobran una tarifa mensual por número más tarifas por minuto para las llamadas salientes, y algunos agrupan las llamadas en un precio fijo por asiento. Los números locales suelen ser económicos por mes, los números gratuitos tienen tarifas por minuto más altas porque el proveedor absorbe el costo de las llamadas entrantes, y un número personalizado puede conllevar un costo de adquisición único si otra empresa ya lo posee.

Para los equipos con grandes volúmenes de llamadas, como equipos de ventas, mesas de soporte y centros de llamadas salientes, la tarifa por minuto generalmente importa más que la tarifa mensual por número, y los proveedores de tarifas mayoristas como MeraTalk cotizan los minutos muy por debajo de los planes minoristas típicos.

Al comparar proveedores, calcule el costo mensual total: la tarifa del número más los minutos esperados a la tarifa saliente, más cualquier complemento como grabación de llamadas o SMS. Comparar los precios base por sí solos es engañoso. Para más, ver Transferencia de números.

Uno de los beneficios más inmediatos de un número de nube es la limpieza de límites que traza en un solo dispositivo. La línea virtual suena a través de una aplicación en el mismo teléfono inteligente que las llamadas personales, pero con su propio identificador de llamadas, su propio saludo de correo de voz y su propio historial de contactos. Los clientes nunca ven un número de móvil personal y la identidad empresarial permanece intacta incluso cuando toda la empresa es una sola persona trabajando desde la mesa de la cocina.

La separación también respeta el horario laboral. Las reglas del horario comercial envían a quienes llaman fuera del horario laboral a un correo de voz profesional en lugar de interrumpir la cena, mientras que las llamadas personales continúan sonando normalmente. Cuando un empleado se va, el número de la empresa permanece en la empresa: la ruta simplemente se reasigna a la siguiente persona y ninguna relación con el cliente sale por la puerta adjunta al teléfono privado de alguien.

A medida que una empresa crece, un número se convierte en varios: una línea principal, una línea de soporte, números locales para nuevos mercados, tal vez una línea dedicada para una campaña de marketing. Las plataformas en la nube están diseñadas para esto: cada número reside en un panel, cada uno con sus propias reglas de enrutamiento, saludos e informes, mientras que el equipo responde a todo desde las mismas aplicaciones.

• Asigne a cada número un propósito claro (ventas, soporte o una región específica) para que los informes sigan siendo significativos.
• Utilice grupos de timbre para que una línea específica del mercado llegue a todas las personas calificadas para contestarla.
• Etiquete las llamadas entrantes según el número marcado, lo que permite al personal recibir a las personas que llaman con el contexto adecuado.
• Revise el uso periódicamente y publique números que las campañas ya no necesiten.

El resultado es una presencia telefónica que escala como software: agregar un mercado significa agregar un número y una regla, no un sistema telefónico.

Debido a que un número virtual se administra a través de una cuenta en línea, proteger esa cuenta es proteger la línea telefónica misma. Un atacante que obtenga acceso al panel puede redirigir llamadas entrantes, recopilar mensajes de voz o generar cargos salientes. La higiene básica de la cuenta elimina la mayor parte de ese riesgo.

• Habilite la autenticación multifactor en el panel del proveedor y solicítela para cada administrador
• Ofrezca al personal acceso basado en roles: la mayoría de los usuarios necesitan la aplicación de llamadas, no controles de enrutamiento
• Revisar los registros de llamadas para destinos internacionales desconocidos, una señal clásica de fraude telefónico
• Eliminar el acceso rápidamente cuando los miembros del equipo cambian de rol o se van
• Utilice credenciales sólidas y únicas en cualquier dispositivo SIP registrado en la cuenta

Las plataformas acreditadas añaden sus propias protecciones (llamadas cifradas, detección de anomalías y alertas de gastos), pero los aspectos básicos a nivel de cuenta mencionados anteriormente siguen siendo responsabilidad del cliente y su implementación lleva unos minutos.

Cada llamada que toca un número en la nube deja un rastro de datos, y ese rastro es una de las ventajas menos utilizadas de abandonar las líneas telefónicas tradicionales. El panel de la plataforma registra cuándo llegan las llamadas, cuánto tiempo esperan las personas que llaman, quién respondió, cuánto duran las conversaciones y qué llamadas nunca fueron respondidas. Un teléfono fijo tradicional no ofrece nada de esta visibilidad.

Revisados ​​periódicamente, estos informes se convierten en decisiones operativas. Un grupo de llamadas perdidas a la hora del almuerzo aboga por descansos escalonados o un grupo de timbre desbordado. Los tiempos de timbre prolongados en una línea de un mercado específico pueden significar que se enruta a muy pocas personas. Las métricas útiles a tener en cuenta incluyen:

• Tasa de respuesta: la proporción de llamadas entrantes que llegan a una persona real
• Tiempo promedio para responder, rastreado por hora y día de la semana
• Llamadas perdidas y abandonadas, con devoluciones de llamadas registradas.
• Tendencias de duración de las llamadas por miembro del equipo o departamento

Aprovisionar un número de nube lleva unos minutos, y es exactamente por eso que se omiten los pasos de configuración. El descuido más común es dejar el enrutamiento en su estado predeterminado, con cada llamada sonando en un dispositivo y sin conmutación por error, por lo que un solo teléfono silenciado significa perder clientes. Un cercano segundo lugar es el saludo de correo de voz, que silenciosamente socava una presencia que de otro modo sería profesional.

• Configure una cadena de conmutación por error: dispositivo principal, luego un colega o grupo de timbre, luego correo de voz
• Grabe un saludo adecuado nombrando la empresa y establezca un mensaje separado fuera del horario de atención.
• Establezca la zona horaria correcta antes de que entren en vigor las reglas del horario comercial: una zona incorrecta envía a las personas que llaman durante el día al correo de voz
• Registre una dirección precisa para los requisitos de ubicación de llamadas de emergencia
• Realice una llamada de prueba desde un teléfono externo después de cada cambio de ruta, no solo en la configuración inicial

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