Número de teléfono virtual para pequeñas empresas: guía de configuración completa

Un número de teléfono virtual para pequeñas empresas es una línea comercial que funciona completamente a través de Internet: no requiere línea telefónica física, tarjeta SIM ni hardware de teléfono de escritorio. Las llamadas se enrutan a través de una plataforma en la nube a cualquier dispositivo: teléfono inteligente, computadora portátil, tableta o teléfono VoIP. Para una pequeña empresa o un propietario individual, ofrece una línea comercial independiente y profesional a una fracción del costo de un sistema telefónico tradicional y mantiene las llamadas de trabajo fuera de su número personal.

Los números de teléfono virtuales son ahora la opción predeterminada para las pequeñas empresas. Una nueva empresa proporciona un número de ciudad local desde el primer día sin firmar un contrato de arrendamiento. Un equipo de dos personas comparte un número comercial que suena en ambos teléfonos. Un autónomo mantiene una línea profesional que reenvía a su móvil. Esta guía cubre cómo funcionan los números de teléfono virtuales, los tipos disponibles, cuánto cuestan y cómo una pequeña empresa puede configurar uno hoy.

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A número de teléfono virtual es un número de teléfono que no está vinculado a una línea telefónica específica ni a una ubicación física. Cuando alguien llama a un número virtual, la plataforma en la nube dirige la llamada a través de Internet a cualquier dispositivo o aplicación para que suene el número: un teléfono inteligente, un softphone de escritorio, una pestaña del navegador o un teléfono de escritorio VoIP tradicional.

A diferencia de los teléfonos fijos tradicionales, los números de teléfono virtuales no tienen un anclaje geográfico. Una empresa en Austin puede proporcionar un número de código de área de Nueva York 212 para que parezca local para las personas que llaman desde Nueva York. Un consultor individual puede tener un número gratuito 800 profesional que lo reenvía a su celular personal. Un equipo de 10 personas puede compartir un único número comercial con un operador automático que dirige a las personas que llaman a la persona adecuada.

• No se requiere hardware físico: las llamadas suenan en teléfonos inteligentes, computadoras o softphones
• Flexibilidad geográfica: proporcione cualquier código de área de EE. UU. independientemente de la ubicación comercial
• Aprovisionamiento instantáneo: los nuevos números se activan en minutos, no en días
• Funciones completas de PBX: correo de voz, desvío de llamadas, operadora automática, IVR, grabación de llamadas
• Escala instantáneamente: agregue o elimine números y usuarios sin visitas de técnicos

Los números de teléfono virtuales para empresas vienen en varios tipos, cada uno de ellos adecuado para diferentes objetivos. Elegir el tipo correcto afecta cómo las personas que llaman perciben su negocio y lo que usted paga por mes.

Números virtuales locales

Los números virtuales locales utilizan un código de área geográfica: 212 para Nueva York, 415 para San Francisco, 312 para Chicago. Señalan presencia local a quienes llaman en ese mercado. Las investigaciones muestran consistentemente tasas de respuesta más altas para números locales que para códigos de área desconocidos. Ideal para empresas dirigidas a una ciudad o región específica.

Números virtuales gratuitos

Los números virtuales gratuitos (800, 888, 877, 866, 855, 844, 833) permiten a quienes llaman comunicarse con usted sin costo alguno. Señalan una presencia a nivel nacional o empresarial. Ideal para líneas de atención al cliente, ventas nacionales y negocios que quieran parecer establecidos.

Números personalizados

Los números personalizados explican una palabra o frase: 1-800-FLOWERS, 1-800-DOCTORS. Ellos son número gratuito números con patrones de dígitos memorables. Ideal para reconocimiento de marca y campañas publicitarias donde las personas que llaman necesitan recordar el número.

Números Virtuales Internacionales

Los números virtuales internacionales brindan a las empresas presencia local en otros países. Una empresa estadounidense puede tener un número 020 de Londres en el Reino Unido, un número 416 de Toronto en Canadá o números en más de 50 países, todos ellos llamando a su equipo con sede en EE. UU. a través de la nube.

Los números de teléfono virtuales utilizan tecnología de voz sobre IP (VoIP) para transmitir llamadas de voz como paquetes de datos a través de Internet. Cuando una persona que llama marca su número virtual, su llamada ingresa a la red telefónica pública conmutada (PSTN), se dirige a los servidores de su plataforma telefónica en la nube y luego se entrega a través de Internet a su dispositivo registrado.

Todo el proceso ocurre en menos de un segundo. La persona que llama escucha un timbre normal. Recibe una llamada entrante normal en su teléfono inteligente o computadora. La única diferencia con una llamada tradicional es que los datos de voz viajan como paquetes de Internet en lugar de señales analógicas a través de cables de cobre.

Las plataformas en la nube modernas añaden inteligencia a este enrutamiento básico. Los asistentes automáticos reproducen menús de saludo. Los sistemas IVR enrutan a las personas que llaman por departamento. Las colas de llamadas retienen a las personas que llaman hasta que haya un agente disponible. Las reglas del horario comercial enrutan las llamadas fuera del horario laboral al correo de voz. Todo esto se ejecuta en la nube, sin necesidad de hardware local.

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No todos los proveedores de números de teléfono virtuales son iguales. Al evaluar opciones para su negocio, priorice estas características:

• Portabilidad numérica: traiga su número comercial actual a la nueva plataforma
• Calidad de voz HD: compatibilidad con el códec G.722 u Opus para llamadas nítidas
• Operadora automática e IVR: enrutamiento de llamadas profesional sin recepcionista
• Aplicaciones móviles y de escritorio: suena en teléfonos inteligentes y computadoras con un solo número
• Correo de voz a correo electrónico: reciba transcripciones de correo de voz en su bandeja de entrada
• Grabación de llamadas: para cumplimiento, capacitación y control de calidad
• Capacidad de SMS/texto: mensajes de texto comerciales desde el mismo número desde el que llamas
• SLA de tiempo de actividad del 99,9 %: confiabilidad de nivel empresarial con infraestructura redundante
• Tarifas por minuto transparentes, especialmente si su equipo realiza un gran volumen de llamadas

MeraTalk ofrece todas estas funciones con precios mayoristas transparentes, aprovisionamiento de números en todos los códigos de área de EE. UU. y soporte de números locales en más de 50 países. Los planes comienzan sin necesidad de contratos a largo plazo.

El precio de los números de teléfono virtuales varía ampliamente según el proveedor y la estructura del plan. La mayoría de los proveedores cobran una tarifa mensual por número más tarifas por minuto para las llamadas salientes. Algunos incluyen llamadas ilimitadas en un precio fijo mensual por asiento.

Los números virtuales locales suelen costar unos pocos dólares al mes. Los números gratuitos tienen tarifas por minuto ligeramente más altas ya que el proveedor absorbe el costo de las llamadas entrantes. Los números personalizados pueden conllevar un costo de adquisición único si el número ya está en uso en otra empresa.

Para las empresas con grandes volúmenes de llamadas (equipos de ventas, centros de soporte, centros de llamadas salientes), los proveedores de tarifas mayoristas como MeraTalk ofrecen costos por minuto significativamente más bajos que los proveedores minoristas de VoIP. Los ahorros se acumulan rápidamente a escala. Un equipo que gana 10.000 minutos al mes con tarifas mayoristas en comparación con tarifas minoristas ahorra sustancialmente cada mes.

Al comparar proveedores, calcule el costo total: tarifa mensual por número más minutos esperados a su tarifa saliente. No compare los precios base únicamente: las tarifas por minuto importan más que la tarifa mensual por número para la mayoría de las empresas activas.

Configurar un número de teléfono virtual para empresas lleva menos de 10 minutos con una plataforma telefónica moderna en la nube. Los pasos son:

1. 1Elija su tipo de número (código de área local, gratuito o personalizado) y busque los números disponibles
2. 2Seleccione un plan que coincida con su volumen de llamadas y requisitos de funciones
3. 3Configurar el enrutamiento de llamadas: qué dispositivo o miembro del equipo recibe llamadas, en qué orden
4. 4Configure el saludo de su operadora automática y las reglas de horario comercial
5. 5Descargue la aplicación móvil o de escritorio y pruebe una llamada entrante
6. 6Si transfiere un número existente, envíe la solicitud de transferencia con la información actual de su cuenta de operador

La portabilidad de números (mover un número comercial existente a un nuevo proveedor) suele demorar entre 2 y 5 días hábiles. Durante la transferencia, su número permanece activo en el operador anterior. En la fecha de finalización del puerto, las llamadas comienzan a enrutarse a través de la nueva plataforma sin tiempo de inactividad. Busque números de teléfono virtuales disponibles para su empresa en meratalk.com.

Cada llamada que toca un número en la nube deja un rastro de datos, y ese rastro es una de las ventajas menos utilizadas de abandonar las líneas telefónicas tradicionales. El panel de la plataforma registra cuándo llegan las llamadas, cuánto tiempo esperan las personas que llaman, quién respondió, cuánto duran las conversaciones y, lo que es más importante, qué llamadas nunca fueron respondidas. Un teléfono fijo tradicional no ofrece nada de esta visibilidad.

Revisados ​​periódicamente, estos informes se convierten en decisiones operativas. Un grupo de llamadas perdidas a la hora del almuerzo aboga por descansos escalonados o un grupo de timbre desbordado. Los tiempos de timbre prolongados en una línea de un mercado específico pueden significar que se enruta a muy pocas personas. Las llamadas repetidas en un día suelen indicar un problema que no se resolvió la primera vez. Las métricas útiles a tener en cuenta incluyen: Para obtener más información, consulte Voz sobre IP (VoIP).

• Tasa de respuesta: la proporción de llamadas entrantes que llegan a una persona real
• Tiempo promedio para responder, rastreado por hora y día de la semana
• Llamadas perdidas y abandonadas, con devoluciones de llamadas registradas.
• Tendencias de duración de las llamadas por miembro del equipo o departamento

Aprovisionar un número de nube lleva unos minutos, y es exactamente por eso que se omiten los pasos de configuración. El descuido más común es dejar el enrutamiento en su estado predeterminado (cada llamada suena en un dispositivo sin conmutación por error), por lo que un solo teléfono silenciado significa perder clientes. Un cercano segundo lugar es el saludo de correo de voz, que silenciosamente socava una presencia que de otro modo sería profesional.

• Configure una cadena de conmutación por error: dispositivo principal, luego un colega o grupo de timbre, luego correo de voz
• Grabe un saludo adecuado nombrando la empresa y establezca un mensaje separado fuera del horario de atención.
• Establezca la zona horaria correcta antes de que entren en vigor las reglas del horario comercial: una zona incorrecta envía a las personas que llaman durante el día al correo de voz
• Registre una dirección precisa para los requisitos de ubicación de llamadas de emergencia
• Realice una llamada de prueba desde un teléfono externo después de cada cambio de ruta, no solo en la configuración inicial

Quince minutos de configuración deliberada el primer día evitan la mayoría de los problemas de soporte que los nuevos usuarios reportan en su primer mes.

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