Como obter um número de telefone virtual para sua empresa

Um número de telefone virtual para empresas é um número de telefone que funciona pela Internet em vez de uma linha telefônica física – você pode obter um on-line em minutos e encaminhar suas chamadas para qualquer dispositivo. Ele não está vinculado a um hardware ou a um local fixo: as chamadas tocam onde você escolher: um aplicativo móvel, um softphone de desktop, um navegador ou um telefone de mesa IP.

Você controla para onde vão as chamadas e o número segue você, e não o contrário. Isso o torna tão útil para um fundador individual ou para uma equipe pequena quanto para uma empresa em crescimento com vários locais.

Obter um número de telefone comercial virtual costumava significar ligar para uma empresa de telecomunicações, esperar por um engenheiro de serviço e assinar um contrato de longo prazo. Hoje, significa fazer login em uma plataforma, selecionar um número e estar ao vivo em menos de dez minutos.

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Um virtual número de telefone é um número de telefone que não está diretamente vinculado a uma linha telefônica física ou a uma peça específica de hardware. As chamadas para o número são roteadas por VoIP (Voice over Internet Protocol) para qualquer dispositivo ou aplicativo que você configurou como destino.

Número Virtual vs Número Tradicional

• Telefone fixo tradicional: vinculado a uma conexão física de cobre em um endereço fixo. A mudança do número requer uma chamada de serviço.
• Número virtual: atribuído a uma conta na nuvem. Funciona em qualquer dispositivo, em qualquer lugar. Instantaneamente portátil, imediatamente reconfigurável.
• Ambos aparecem idênticos no identificador de chamadas – o chamador não consegue perceber a diferença.

Os números de telefone virtuais usam Voz sobre IP (VoIP) para transportar chamadas como dados pela Internet. Quando alguém disca o seu número, a chamada entra na rede telefônica pública, chega à sua plataforma de telefonia na nuvem e é entregue pela internet para qualquer dispositivo ou aplicativo que você tenha cadastrado.

Para quem chama, este é um toque comum. Para você, é uma chamada normal em seu smartphone ou computador. A plataforma adiciona roteamento: uma saudação de atendimento automático, um menu IVR que envia os chamadores para o departamento certo, filas de chamadas e regras de horário comercial que enviam chamadas fora do horário comercial para o correio de voz. Tudo funciona na nuvem, sem hardware local.

Os números de telefone comerciais virtuais vêm em vários tipos, cada um adequado para diferentes casos de uso.

Números Virtuais Locais

Os números locais possuem um código de área específico – correspondente a uma cidade ou região. Um número local 415 sinaliza a presença de São Francisco. Os números locais têm taxas de resposta mais altas do que os números toll-free ou não reconhecidos.

Números virtuais gratuitos

Os números toll-free (800, 833, 844, 855, 866, 877, 888 nos EUA) permitem que os chamadores entrem em contato com você gratuitamente. Eles sinalizam presença e profissionalismo nacionais.

Números Virtuais Internacionais

Os números virtuais internacionais proporcionam à sua empresa uma presença local em um país estrangeiro, sem escritórios físicos lá.

Números personalizados

Os números personalizados soletram uma palavra ou frase no teclado do telefone – 1-800-FLOWERS, por exemplo. Eles são memoráveis para casos de uso de marketing e publicidade.

Obtenha números de telefone virtuais para sua empresa – configure em minutos.

O processo leva menos de quinze minutos com uma moderna plataforma de telefonia em nuvem.

1. 1Escolha um provedor: selecione uma plataforma de telefonia em nuvem com os tipos de números necessários (local, gratuito, internacional) e preços transparentes.
2. 2Crie uma conta: a maioria das plataformas oferece um teste gratuito.
3. 3Pesquise um número: use a ferramenta de pesquisa de números do provedor para navegar pelos números disponíveis por código de área, região ou padrão numérico.
4. 4Selecionar e provisionar: Clique para atribuir o número à sua conta. O provisionamento é instantâneo.
5. 5Configurar roteamento: defina onde as chamadas para esse número devem tocar: um usuário específico, um grupo de toque, um menu IVR ou correio de voz.
6. 6Instale o aplicativo: Baixe o aplicativo softphone em seus dispositivos preferidos – iOS, Android, Windows ou Mac.

Se sua empresa já possui um número de telefone de uma operadora tradicional ou de um provedor de VoIP anterior, você pode portá-lo para seu novo sistema virtual. A portabilidade de número transfere a propriedade do número, mantendo o próprio número idêntico.

• Envie uma solicitação de transferência ao seu novo provedor com seu número atual, número da conta e endereço de cobrança da sua operadora antiga.
• O novo provedor coordena a transferência com sua operadora antiga automaticamente.
• Duração da porta: a maioria dos números dos EUA é concluída em 5 a 10 dias úteis.
• Durante a portabilidade: Seu número antigo permanece ativo e recebe ligações normalmente. Não há tempo de inatividade.

Avalie qualquer fornecedor nessas dimensões antes de se comprometer.

• Disponibilidade de números: o provedor pode fornecer números nos códigos de área e países específicos de que você precisa?
• Recursos incluídos: roteamento de chamadas, correio de voz, SMS e gravação de chamadas estão incluídos nos planos padrão?
• Qualidade do aplicativo: o aplicativo móvel e desktop oferece uma experiência profissional e confiável?
• Suporte à portabilidade: O provedor cuida do processo de portabilidade de ponta a ponta?
• Transparência de preços: os custos por usuário e por número são claros, sem taxas ocultas?

MeraTalk fornece números de telefone virtuais em todos os códigos de área dos EUA e em mais de 50 países, com tarifas por minuto de atacado e ativação de número no mesmo dia. Explore os números disponíveis em meratalk.com.

A maioria dos provedores cobra uma taxa mensal por número mais taxas por minuto para chamadas de saída, e alguns pacotes de chamadas com um preço fixo por assento. Os números locais geralmente são baratos por mês, os números toll-free têm taxas por minuto mais altas porque o provedor absorve o custo das chamadas recebidas e um número personalizado pode ter um custo de aquisição único se outra empresa já o possuir.

Para equipes com altos volumes de chamadas, como equipes de vendas, balcões de suporte e call centers ativos, a tarifa por minuto geralmente é mais importante do que a tarifa mensal do número, e provedores de tarifas de atacado, como o MeraTalk, cobram minutos bem abaixo dos planos de varejo típicos.

Ao comparar provedores, calcule o custo mensal total: a taxa numérica mais os minutos esperados na tarifa de saída, além de quaisquer complementos, como gravação de chamadas ou SMS. Comparar apenas os preços base é enganoso. Para mais, veja Portabilidade de número.

Um dos benefícios mais imediatos de um número de nuvem é o limite claro que ele traça em um único dispositivo. A linha virtual toca por meio de um aplicativo no mesmo smartphone das chamadas pessoais, mas com seu próprio identificador de chamadas, sua própria saudação de correio de voz e seu próprio histórico de contatos. Os clientes nunca veem um número de celular pessoal e a identidade comercial permanece intacta mesmo quando toda a empresa é composta por uma pessoa trabalhando em uma mesa de cozinha.

A separação também respeita o horário de trabalho. As regras do horário comercial enviam quem liga fora do horário comercial para um correio de voz profissional em vez de interromper o jantar, enquanto as chamadas pessoais continuam a tocar normalmente. Quando um funcionário sai, o número comercial permanece com a empresa – o roteamento é simplesmente reatribuído à próxima pessoa e nenhum relacionamento com o cliente sai pela porta conectado ao telefone particular de alguém.

À medida que uma empresa cresce, um número torna-se vários: uma linha principal, uma linha de apoio, números locais para novos mercados, talvez uma linha dedicada para uma campanha de marketing. As plataformas em nuvem são construídas para isso: cada número fica em um painel, cada um com suas próprias regras de roteamento, saudação e relatórios, enquanto a equipe responde a tudo nos mesmos aplicativos.

• Atribua a cada número um propósito claro – vendas, suporte ou uma região específica – para que os relatórios permaneçam significativos
• Use grupos de toque para que uma linha específica do mercado alcance todos os qualificados para atendê-la
• Rotule as chamadas recebidas pelo número discado, permitindo que a equipe cumprimente os chamadores com o contexto certo
• Revise o uso periodicamente e libere números que as campanhas não precisam mais

O resultado é uma presença telefônica que se expande como um software: adicionar um mercado significa adicionar um número e uma regra, não um sistema telefônico.

Como um número virtual é gerenciado por meio de uma conta online, proteger essa conta é proteger a própria linha telefônica. Um invasor que obtiver acesso ao painel pode redirecionar chamadas recebidas, coletar correio de voz ou cobrar cobranças de saída. A higiene básica da conta elimina a maior parte desse risco.

• Habilite a autenticação multifator no painel do provedor e exija-a para todos os administradores
• Dê acesso baseado em função à equipe – a maioria dos usuários precisa do aplicativo de chamada, não de controles de roteamento
• Revise os registros de chamadas para destinos internacionais desconhecidos, um sinal clássico de fraude tarifária
• Remova o acesso imediatamente quando os membros da equipe mudam de função ou saem
• Use credenciais fortes e exclusivas em qualquer dispositivo SIP registrado na conta

Plataformas respeitáveis adicionam suas próprias proteções – chamadas criptografadas, detecção de anomalias e alertas de gastos – mas os princípios básicos de nível de conta acima permanecem de responsabilidade do cliente e levam alguns minutos para serem implementados.

Cada chamada que toca um número na nuvem deixa um rastro de dados, e esse rastro é uma das vantagens mais subutilizadas de sair das linhas telefônicas tradicionais. O painel da plataforma registra quando as chamadas chegam, quanto tempo os chamadores esperam, quem atendeu, quanto tempo duraram as conversas e quais chamadas nunca foram atendidas. Um telefone fixo tradicional não oferece nada dessa visibilidade.

Revisados regularmente, esses relatórios se transformam em decisões operacionais. Um conjunto de chamadas perdidas na hora do almoço indica intervalos escalonados ou um grupo de toque transbordante. Tempos de toque longos em uma linha específica de mercado podem significar que ela será encaminhada para poucas pessoas. As métricas úteis a serem observadas incluem:

• Taxa de resposta – a parcela de chamadas recebidas que chegam a uma pessoa ao vivo
• Tempo médio para responder, monitorado por hora e dia da semana
• Chamadas perdidas e abandonadas, com retornos de chamada registrados nelas
• Tendências de duração das chamadas por membro da equipe ou departamento

O provisionamento de um número de nuvem leva minutos, e é exatamente por isso que as etapas de configuração são ignoradas. O descuido mais comum é deixar o roteamento em seu estado padrão, com cada chamada tocando em um dispositivo e sem failover, portanto, um único telefone silenciado significa clientes perdidos. Em segundo lugar está a saudação do correio de voz do espaço reservado, que prejudica silenciosamente uma presença profissional.

• Configure uma cadeia de failover: dispositivo principal, depois um colega ou grupo de destinatários e, por fim, correio de voz
• Grave uma saudação adequada nomeando a empresa e defina uma mensagem separada após o expediente
• Defina o fuso horário correto antes que as regras de horário comercial entrem em vigor – um fuso errado envia chamadas diurnas para o correio de voz
• Registre um endereço preciso para requisitos de localização de chamadas de emergência
• Faça uma chamada de teste de um telefone externo após cada alteração de roteamento, não apenas na configuração inicial

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Perguntas frequentes