Número de telefone virtual para pequenas empresas: guia completo de configuração

Um número de telefone virtual para pequenas empresas é uma linha de negócios que funciona inteiramente pela Internet – sem necessidade de linha telefônica física, cartão SIM ou hardware de telefone fixo. As chamadas são roteadas por meio de uma plataforma em nuvem para qualquer dispositivo: smartphone, laptop, tablet ou aparelho VoIP. Para uma pequena empresa ou proprietário individual, ele oferece uma linha de negócios profissional e separada por uma fração do custo de um sistema telefônico tradicional - e mantém as chamadas comerciais fora do seu número pessoal.

Os números de telefone virtuais são agora a escolha padrão para pequenas empresas. Um novo empreendimento fornece um número de cidade local no primeiro dia, sem assinar um contrato de arrendamento. Uma equipe de duas pessoas compartilha um número comercial que liga para ambos os telefones. Um freelancer mantém uma linha profissional que encaminha para seu celular. Este guia aborda como funcionam os números de telefone virtuais, os tipos disponíveis, quanto custam e como uma pequena empresa pode configurar um hoje.

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A número de telefone virtual é um número de telefone que não está vinculado a uma linha telefônica ou localização física específica. Quando alguém liga para um número virtual, a plataforma em nuvem encaminha a chamada pela Internet para qualquer dispositivo ou aplicativo em que o número esteja configurado para tocar – um smartphone, um softphone de desktop, uma guia do navegador ou um telefone fixo VoIP tradicional.

Ao contrário dos telefones fixos tradicionais, os números de telefone virtuais não têm âncora geográfica. Uma empresa em Austin pode fornecer um número de código de área 212 de Nova York para parecer local para os chamadores de Nova York. Um consultor individual pode ter um número profissional gratuito 800 que encaminha para seu celular pessoal. Uma equipe de 10 pessoas pode compartilhar um único número comercial com um atendente automático que encaminha as chamadas para a pessoa certa.

• Não é necessário hardware físico – as chamadas tocam em smartphones, computadores ou softphones
• Flexibilidade geográfica — forneça qualquer código de área dos EUA, independentemente da localização da empresa
• Provisionamento instantâneo – novos números entram em operação em minutos, não em dias
• Recursos completos de PBX – correio de voz, encaminhamento de chamadas, atendimento automático, IVR, gravação de chamadas
• Dimensiona instantaneamente – adicione ou remova números e usuários sem visitas técnicas

Os números de telefone virtuais para empresas vêm em vários tipos, cada um adequado para objetivos diferentes. A escolha do tipo certo afeta a forma como os chamadores percebem sua empresa e quanto você paga por mês.

Números Virtuais Locais

Os números virtuais locais usam um código de área geográfica – 212 para Nova York, 415 para São Francisco, 312 para Chicago. Eles sinalizam presença local para quem liga nesse mercado. A pesquisa mostra consistentemente taxas de resposta mais altas para números locais em comparação com códigos de área desconhecidos. Ideal para empresas que visam uma cidade ou região específica.

Números virtuais gratuitos

Os números virtuais gratuitos (800, 888, 877, 866, 855, 844, 833) permitem que os chamadores entrem em contato com você sem nenhum custo para eles. Eles sinalizam uma presença nacional ou empresarial. Ideal para linhas de suporte ao cliente, vendas nacionais e empresas que desejam parecer estabelecidas.

Números personalizados

Os números personalizados soletram uma palavra ou frase: 1-800-FLOWERS, 1-800-DOCTORS. Eles são ligação gratuita números com padrões de dígitos memoráveis. Ideal para reconhecimento de marca e campanhas publicitárias onde os chamadores precisam se lembrar do número.

Números Virtuais Internacionais

Os números virtuais internacionais proporcionam às empresas uma presença local em outros países. Uma empresa dos EUA pode ter um número 020 Londres no Reino Unido, um número 416 Toronto no Canadá ou números em mais de 50 outros países – todos ligando para sua equipe baseada nos EUA pela nuvem.

Os números de telefone virtuais usam a tecnologia Voice over IP (VoIP) para transmitir chamadas de voz como pacotes de dados pela Internet. Quando um chamador disca seu número virtual, a chamada entra na rede telefônica pública comutada (PSTN), é encaminhada para os servidores da sua plataforma de telefonia em nuvem e, em seguida, é entregue pela Internet para o seu dispositivo registrado.

Todo o processo acontece em menos de um segundo. O chamador ouve um toque normal. Você recebe uma chamada normal em seu smartphone ou computador. A única diferença de uma chamada tradicional é que os dados de voz viajam como pacotes de Internet, em vez de sinais analógicos por fio de cobre.

As plataformas de nuvem modernas adicionam inteligência a esse roteamento básico. Os atendentes automáticos reproduzem menus de saudação. Os sistemas IVR encaminham os chamadores por departamento. As filas de chamadas retêm os chamadores até que um agente esteja disponível. As regras de horário comercial encaminham chamadas fora do horário comercial para o correio de voz. Tudo isso é executado na nuvem – sem necessidade de hardware local.

Pegar números de telefone virtuais com preços de atacado transparentes.

Nem todos os provedores de números de telefone virtuais são iguais. Ao avaliar opções para o seu negócio, priorize estes recursos:

• Portabilidade numérica – traga seu número comercial existente para a nova plataforma
• Qualidade de voz HD – suporte ao codec G.722 ou Opus para chamadas nítidas
• Atendimento automático e IVR — roteamento de chamadas profissional sem recepcionista
• Aplicativos móveis e de desktop — toque em smartphones e computadores com um número
• Correio de voz para e-mail – receba transcrições de correio de voz em sua caixa de entrada
• Gravação de chamadas — para conformidade, treinamento e garantia de qualidade
• Capacidade de SMS/texto – mensagens de texto comerciais do mesmo número de onde você liga
• SLA de 99,9% de tempo de atividade — confiabilidade de nível empresarial com infraestrutura redundante
• Tarifas por minuto transparentes — especialmente se sua equipe realiza grandes volumes de chamadas

MeraTalk oferece todos esses recursos com preços transparentes de atacado, provisionamento de números em todos os códigos de área dos EUA e suporte a números locais em mais de 50 países. Os planos começam sem a necessidade de contratos de longo prazo.

O preço do número de telefone virtual varia muito dependendo do provedor e da estrutura do plano. A maioria dos provedores cobra uma taxa mensal por número mais taxas por minuto para chamadas efetuadas. Alguns agrupam chamadas ilimitadas em um preço fixo mensal.

Os números virtuais locais normalmente custam alguns dólares por mês. Os números gratuitos têm tarifas por minuto um pouco mais altas, uma vez que o provedor absorve o custo das chamadas recebidas. Os números personalizados podem ter um custo de aquisição único se o número já estiver em uso por outra empresa.

Para empresas com altos volumes de chamadas – equipes de vendas, centros de suporte, call centers de saída – provedores de tarifas de atacado como o MeraTalk oferecem custos por minuto significativamente mais baixos do que os provedores de VoIP de varejo. As economias aumentam rapidamente em grande escala. Uma equipe que ganha 10.000 minutos por mês com tarifas de atacado versus tarifas de varejo economiza substancialmente todos os meses.

Ao comparar provedores, calcule o custo total: taxa mensal de número mais minutos esperados de acordo com sua taxa de saída. Não compare apenas os preços básicos – as taxas por minuto são mais importantes do que a taxa mensal de número para a maioria das empresas ativas.

Configurar um número de telefone virtual para empresas leva menos de 10 minutos com uma plataforma moderna de telefone em nuvem. As etapas são:

1. 1Escolha o tipo de número (código de área local, ligação gratuita ou personalizada) e pesquise os números disponíveis
2. 2Selecione um plano que corresponda ao volume de chamadas e aos requisitos de recursos
3. 3Configure o roteamento de chamadas: qual dispositivo ou membro da equipe recebe chamadas, em que ordem
4. 4Configure as regras de saudação do atendente automático e horário comercial
5. 5Baixe o aplicativo móvel ou desktop e teste uma chamada recebida
6. 6Se estiver transferindo um número existente, envie a solicitação de transferência com as informações atuais da sua conta da operadora

A portabilidade de número – transferir um número comercial existente para um novo provedor – normalmente leva de 2 a 5 dias úteis. Durante a portabilidade, seu número permanece ativo na operadora antiga. Na data de conclusão da porta, as chamadas começam a ser roteadas pela nova plataforma sem tempo de inatividade. Pesquise números de telefone virtuais disponíveis para sua empresa em meratalk.com.

Cada chamada que toca um número na nuvem deixa um rastro de dados, e esse rastro é uma das vantagens mais subutilizadas de sair das linhas telefônicas tradicionais. O painel da plataforma registra quando as chamadas chegam, quanto tempo os chamadores esperam, quem atendeu, quanto tempo duram as conversas e – o que é mais importante – quais chamadas nunca foram atendidas. Um telefone fixo tradicional não oferece nada dessa visibilidade.

Revisados ​​regularmente, esses relatórios se transformam em decisões operacionais. Um conjunto de chamadas perdidas na hora do almoço indica intervalos escalonados ou um grupo de toque transbordante. Tempos de toque longos em uma linha específica de mercado podem significar que ela será encaminhada para poucas pessoas. Ligações repetidas em um dia geralmente sinalizam um problema que não foi resolvido na primeira vez. As métricas úteis a serem observadas incluem: Para mais informações, consulte Voz sobre IP (VoIP).

• Taxa de resposta – a parcela de chamadas recebidas que chegam a uma pessoa ao vivo
• Tempo médio para responder, monitorado por hora e dia da semana
• Chamadas perdidas e abandonadas, com retornos de chamada registrados nelas
• Tendências de duração das chamadas por membro da equipe ou departamento

O provisionamento de um número de nuvem leva minutos, e é exatamente por isso que as etapas de configuração são ignoradas. O descuido mais comum é deixar o roteamento em seu estado padrão – cada chamada tocando em um dispositivo sem failover – portanto, um único telefone silenciado significa clientes perdidos. Em segundo lugar está a saudação do correio de voz do espaço reservado, que prejudica silenciosamente uma presença profissional.

• Configure uma cadeia de failover: dispositivo principal, depois um colega ou grupo de destinatários e, por fim, correio de voz
• Grave uma saudação adequada nomeando a empresa e defina uma mensagem separada após o expediente
• Defina o fuso horário correto antes que as regras de horário comercial entrem em vigor – um fuso errado envia chamadas diurnas para o correio de voz
• Registre um endereço preciso para requisitos de localização de chamadas de emergência
• Faça uma chamada de teste de um telefone externo após cada alteração de roteamento, não apenas na configuração inicial

Quinze minutos de configuração deliberada no primeiro dia evitam a maioria dos problemas de suporte relatados por novos usuários no primeiro mês.

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Perguntas frequentes