중소기업을 변화시킬 수 있는 6가지 VoIP 기능

MeraTalk 살펴보기 VoIP 솔루션 — 통신업체, 리셀러, 기업을 위해 구축되었습니다.

중소기업은 항상 대규모 경쟁업체에 비해 의사소통에 있어 불리한 상황에 직면해 왔습니다. 대기업은 접수원, 통화 대기열 및 정교한 통화 라우팅을 갖춘 전용 PBX 시스템을 구입할 수 있습니다. 소규모 기업에서는 기본적인 휴대폰이나 간단한 유선전화로 생활할 수 있습니다.

VoIP는 이 방정식을 완전히 바꿔 놓았습니다. 직원이 5명인 소규모 기업은 이제 직원이 500명인 기업과 동일한 커뮤니케이션 기능을 훨씬 적은 비용으로 운영할 수 있습니다. 기능은 축소된 버전도 아닙니다. 이는 소프트웨어와 클라우드를 통해 제공되는 동일한 기술입니다.

중소기업 소유자의 과제는 어떤 기능을 우선시해야 하는지 아는 것입니다. 이 가이드에서는 중소기업 운영에 가장 큰 영향을 미치는 6가지 VoIP 기능을 다룹니다.

자동 교환은 걸려오는 전화에 응답하고 발신자에게 옵션 메뉴를 제공하는 자동화된 시스템입니다. 'Acme Corp에 전화해 주셔서 감사합니다. 영업은 1번, 지원은 2번, 청구는 3번을 누르세요.'라는 전문적인 음성 인사말입니다.

중소기업에 중요한 이유

잘 구성된 자동 전화 교환은 첫 번째 통화부터 소규모 비즈니스를 확고하고 전문적인 느낌으로 만들어줍니다. 업체에 전화를 걸어 명확하고 정리된 메뉴를 들은 고객은 거래하는 회사에 대해 즉시 더 큰 자신감을 갖게 됩니다.

첫인상을 넘어서, 자동 전화 교환은 안내원 없이 전화를 적절한 사람에게 라우팅합니다. 2인 기업에서는 하나의 전화번호를 통해 판매, 지원, 청구 문의를 처리할 수 있으며 자동 전화 교환이 정렬을 수행합니다.

• 맞춤형 근무 시간 외 메시지를 사용하여 업무 시간 외 통화를 처리합니다.
• 사무실이 문을 닫은 경우에도 긴급 지원 전화를 모바일 장치로 라우팅합니다.
• 회선이 통화 중일 때 발신자를 음성 메일로 연결하여 부재중 전화를 줄입니다.
• 기본 통화 라우팅을 위한 전담 접수원의 비용을 제거합니다.

통화녹음 수신 및 발신 통화의 오디오를 캡처하고 나중에 검토할 수 있도록 저장합니다. 최신 VoIP 시스템은 모든 통화, 특정 번호로 걸려온 통화, 특정 팀 구성원의 통화 등 사용자가 설정한 규칙에 따라 자동으로 통화를 녹음합니다.

중소기업에 중요한 이유

통화 녹음은 강력한 교육 및 품질 보증 도구입니다. 새로운 직원이 팀에 합류하면 녹음된 통화를 통해 숙련된 동료가 어떻게 고객 이의를 처리하고, 가격을 설명하고, 불만 사항을 해결하는지 들을 수 있습니다. 실제 통화보다 더 나은 교육 리소스는 없습니다.

영업팀의 경우 녹음된 통화는 코칭 대화를 위한 원재료를 제공합니다. 관리자는 팀과 함께 통화 내용을 듣고 기회가 손실되는 부분을 정확히 파악할 수 있습니다.

• 통화 중에 말한 내용을 정확하게 검토하여 분쟁을 해결하세요.
• 역할극 대신 실제 고객 상호 작용을 사용하여 새로운 직원을 교육하십시오.
• 규제 요구 사항이 있는 산업에 대한 규정 준수 기록을 유지합니다.
• 일반적인 고객 이의를 식별하고 영업 메시지를 개선합니다.

얻다 가상 전화번호 투명한 도매가격으로

Voicemail-to-email은 음성 메시지를 오디오 파일(또는 텍스트 전사)로 변환하여 이메일 받은 편지함으로 직접 전달합니다. 음성 메일을 확인하기 위해 전화를 거는 대신 녹음이 첨부된 이메일을 받게 됩니다.

중소기업에 중요한 이유

중소기업 소유자는 책상에 앉아 음성 메일을 기다리는 경우가 거의 없습니다. 그들은 회의 중이거나 고객 사이트에 있거나 이동 중입니다. 음성 메일에서 이메일로 메시지를 놓치지 않도록 보장합니다. 긴급한 음성 메일은 몇 시간 동안 확인되지 않고 그대로 있는 것이 아니라 이메일과 동일한 우선순위로 처리됩니다.

전사가 포함되면 재생을 누르지 않고도 몇 초 만에 음성 메일의 내용을 읽을 수 있습니다. 이는 오디오를 들을 수 없는 회의나 시끄러운 환경에서 유용합니다.

설정 모범 사례

• 여러 사람이 보고 조치를 취할 수 있도록 음성 메일을 공유 팀 받은 편지함으로 라우팅하세요.
• 전사를 사용하여 음성 메일 메시지를 검색 가능하게 만드세요. 몇 주 후 고객 문의를 검토하는 데 유용합니다.
• 긴급 음성 메일이 즉시 알림을 보내도록 알림을 설정하세요.

CRM 통합은 VoIP 시스템을 HubSpot, Zoho CRM, Salesforce 또는 Pipedrive와 같은 고객 관계 관리 소프트웨어에 연결합니다. 고객이 전화하면 고객의 연락처, 구매 내역, 이전 메모가 화면에 자동으로 나타납니다.

중소기업에 중요한 이유

CRM 통합은 전화 수신과 고객 세부 정보 찾기 사이의 어색한 간격을 제거합니다. 상담원은 발신자의 이름을 부르고, 이전 주문을 참조하고, 이전에 이미 제공한 정보를 반복하도록 요청하지 않고 문제를 해결합니다.

통화 후 대화 내용은 CRM에 자동으로 기록됩니다. 수동으로 데이터를 입력하거나 후속 조치 메모를 놓칠 필요가 없습니다. 모든 고객 관계가 중요한 중소기업의 경우 CRM 시스템은 이러한 수준의 조직을 제공하여 진정한 경쟁 우위를 창출합니다.

• 자동 통화 기록: 모든 통화는 고객의 CRM 타임라인에 기록됩니다.
• 클릭 투 콜: 번호를 입력하지 않고도 기록에서 CRM 연락처에 직접 전화를 걸 수 있습니다.
• 스크린 팝업: 수신 전화가 오면 고객 세부정보가 즉시 표시됩니다.
• 통화 후 메모: 전화 인터페이스에서 직접 통화 요약을 추가합니다.

통화 대기열은 모든 상담원이 통화 중일 때 발신자를 가상 대기 라인에 배치합니다. 통화 중 신호를 받고 다시 전화하는 대신 발신자는 대기 음악이나 예상 대기 시간을 알려주는 메시지를 듣게 됩니다.

중소기업에 중요한 이유

회선이 바빠서 전화를 받지 못하는 것은 중소기업이 고객을 잃는 가장 일반적인 방법 중 하나입니다. 통화 중 신호음을 듣는 고객은 종종 경쟁업체에 전화를 겁니다. 통화 대기열은 누군가 통화 가능해질 때까지 해당 고객을 시스템에 유지합니다.

주기적인 메시지가 포함된 전문적인 음악 감상 — '당신은 대기열에서 두 번째입니다. 예상 대기 시간은 2분입니다.' — 비즈니스가 조직화되어 있고 고객이 기다리고 있더라도 고객의 시간을 소중하게 여긴다는 점을 전달합니다.

대부분의 최신 VoIP 플랫폼을 사용하면 문자 메시지(SMS) 및 멀티미디어 메시지(MMS)를 보내고 받을 수 있습니다. 비즈니스 전화 숫자. 고객은 귀하의 주요 사업장 전화번호로 문자 메시지를 보내고 전화한 동일한 전화번호로부터 답장을 받을 수 있습니다.

중소기업에 중요한 이유

문자 메시지는 특히 약속 확인, 주문 업데이트, 빠른 질문 등 많은 고객들이 선호하는 커뮤니케이션 채널이 되었습니다. 회사 전화번호로 SMS를 제공하면 불편함이 사라집니다. 고객이 별도의 휴대폰 번호를 찾거나 다른 앱을 사용할 필요가 없습니다.

비즈니스 SMS는 업무용 메시지와 개인 메시지를 별도로 보관합니다. 직원들은 개인 휴대폰 번호를 알려주지 않고 VoIP 앱을 통해 회사 번호로 고객 문자에 응답합니다.

비즈니스 SMS의 실제 사용

• 노쇼율을 줄이기 위한 약속 알림.
• 전자상거래 기업을 위한 주문 확인 및 배송 업데이트.
• 간단한 문의사항에 대해 빠른 고객센터 답변을 드립니다.
• 영업 통화 후 후속 메시지.

기능 자체는 성숙한 기술입니다. 대부분의 롤아웃 문제는 소프트웨어가 아닌 구성 선택에서 발생합니다. 소규모 팀이 새 전화 시스템을 켜면 몇 가지 실수가 계속해서 나타납니다.

• 과도하게 구축된 전화 메뉴: 7가지 옵션과 중첩된 하위 메뉴가 있는 자동 전화 교환은 발신자를 좌절시킵니다. 두세 가지 명확한 선택이 정교한 트리보다 성능이 뛰어납니다.
• 공개 없는 녹음: 통화 녹음 규칙은 주마다 다르며 일부는 양 당사자에게 모두 알려야 합니다. 추측보다는 내장된 알림을 활성화하세요.
• 음성 메일은 하나의 받은 편지함으로 라우팅됩니다. 메시지가 소유자의 이메일에만 전달되면 해당 사람이 바쁠 때마다 메시지가 멈춥니다. 공유 받은편지함은 계속 응답을 이동합니다.
• CRM 매핑 단계 건너뛰기: 연락처 기록이 깨끗할 때만 통합이 빛납니다. 전화 시스템에 연결하기 전에 CRM의 중복을 제거하십시오.
• 장애 조치 계획 없음: 인터넷 중단이 발생합니다. 아침에 부재중 전화가 발생한 이후가 아니라 첫날에 모바일 착신 전환을 구성하세요.

이들 각각은 설정 중에 수정하는 데 몇 분이 걸리고 고객이 이미 문제를 겪은 후 정리하는 데 몇 시간이 걸립니다. 자세한 내용은 다음을 참조하세요. CRM 시스템.

6가지 기능을 모두 한 번에 켜는 것이 효율적으로 들리지만 단계적 출시를 통해 채택률이 더 높아집니다. 올바른 순서는 비즈니스가 어디에서 먼저 고통을 느끼는지에 달려 있습니다. 전화가 없는 회사는 자동 교환과 통화 대기열부터 시작해야 합니다. 이 두 가지가 현재 울리고 있는 수익을 직접적으로 구제해주기 때문입니다. 후속 조치 혼란에 빠져 있는 기업은 모든 대화의 여파를 정리하는 CRM 통합과 음성 메일-이메일을 통해 더 많은 것을 얻을 수 있습니다.

실용적인 접근 방식은 일주일에 하나의 기능을 선택하는 것입니다. 즉, 기능을 구성하고 팀에 브리핑하며 다음 기능을 추가하기 전에 고객의 반응을 관찰하는 것입니다. 이는 훈련을 가볍게 유지하고 어떤 변화가 어떤 개선을 가져왔는지 분명하게 만듭니다. 통화 녹음 및 비즈니스 SMS는 나중에 추가되는 기능과 잘 작동합니다. 통화량이 적절한 라우팅을 통해 흐르면 녹음의 가치가 더욱 높아지고, 팀이 새 시스템의 공유 받은 편지함 습관에 정착한 후에는 문자 메시지를 관리하는 것이 가장 쉽습니다.

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