6 funkcji VoIP, które mogą odmienić małe firmy

Poznaj MeraTalk VoIP rozwiązania — stworzone dla przewoźników, sprzedawców i przedsiębiorstw.

Małe firmy zawsze borykały się z trudnościami komunikacyjnymi w porównaniu z większymi konkurentami. Przedsiębiorstwa mogły sobie pozwolić na dedykowane systemy PBX z recepcjonistami, kolejkami połączeń i wyrafinowanym routingiem połączeń. Małe firmy radzą sobie z podstawowymi telefonami komórkowymi lub prostymi telefonami stacjonarnymi.

VoIP całkowicie zmienił to równanie. Mała firma zatrudniająca pięciu pracowników może teraz korzystać z tych samych funkcji komunikacyjnych, co 500-osobowe przedsiębiorstwo – za ułamek kosztów. Funkcje te również nie są wersjami rozwodnionymi; to ta sama technologia, dostarczana za pośrednictwem oprogramowania i chmury.

Wyzwaniem dla właścicieli małych firm jest wiedza, którym funkcjom nadać priorytet. W tym przewodniku omówiono sześć funkcji VoIP, które zapewniają najbardziej wymierny wpływ na działalność małych firm.

Automatyczna sekretarka to zautomatyzowany system, który odbiera połączenia przychodzące i przedstawia dzwoniącym menu opcji. Jest to profesjonalne powitanie głosowe, które brzmi: „Dziękujemy za telefon do firmy Acme Corp. Naciśnij 1, aby wyświetlić opcję Sprzedaż, naciśnij 2, aby uzyskać pomoc techniczną, naciśnij 3, aby wyświetlić płatności”.

Dlaczego jest to ważne dla małych firm

Dobrze skonfigurowana automatyczna sekretarka sprawia, że ​​mała firma ma ustaloną pozycję i jest profesjonalna już od pierwszej rozmowy. Klienci, którzy zadzwonią do firmy i usłyszą jasne, uporządkowane menu, od razu poczują się pewniej w stosunku do firmy, z którą mają do czynienia.

Oprócz pierwszego wrażenia automatyczna sekretarka przekierowuje połączenia do właściwej osoby bez konieczności zatrudniania recepcjonisty. Dwuosobowa firma może obsługiwać zapytania dotyczące sprzedaży, wsparcia i rozliczeń za pośrednictwem jednego numeru telefonu — sortowaniem zajmuje się automatyczna sekretarka.

• Obsługuje połączenia poza godzinami pracy za pomocą niestandardowej wiadomości po godzinach pracy.
• Kieruje pilne wezwania pomocy technicznej do urządzeń mobilnych, nawet gdy biuro jest zamknięte.
• Zmniejsza liczbę nieodebranych połączeń, kierując dzwoniących do poczty głosowej, gdy linie są zajęte.
• Eliminuje koszt dedykowanej recepcjonistki do podstawowego kierowania połączeń.

Nagrywanie rozmów przechwytuje dźwięk połączeń przychodzących i wychodzących i przechowuje je do późniejszego przeglądu. Nowoczesne systemy VoIP automatycznie nagrywają rozmowy na podstawie ustalonych przez Ciebie reguł — wszystkie połączenia, połączenia z określonymi numerami lub połączenia prowadzone przez określonych członków zespołu.

Dlaczego jest to ważne dla małych firm

Nagrywanie rozmów to potężne narzędzie szkoleniowe i zapewniające jakość. Gdy do Twojego zespołu dołączy nowy pracownik, nagrane rozmowy pozwolą mu usłyszeć, jak doświadczeni współpracownicy radzą sobie z zastrzeżeniami klientów, wyjaśniają ceny lub rozwiązują reklamacje. Nie ma lepszego źródła szkoleń niż prawdziwe rozmowy telefoniczne.

Dla zespołów sprzedażowych nagrania rozmów stanowią surowiec do rozmów coachingowych. Menedżerowie mogą wraz ze swoim zespołem odsłuchiwać rozmowy i dokładnie identyfikować miejsca utraty szans.

• Rozwiązuj spory, sprawdzając dokładnie, co zostało powiedziane podczas rozmowy.
• Szkoluj nowych pracowników, korzystając z prawdziwych interakcji z klientami, a nie odgrywania ról.
• Utrzymuj dokumentację zgodności dla branż spełniających wymagania regulacyjne.
• Identyfikuj typowe zastrzeżenia klientów i udoskonalaj przekaz sprzedażowy.

Dostawać wirtualne numery telefonów z przejrzystymi cenami hurtowymi.

Funkcja poczty głosowej na e-mail konwertuje wiadomości głosowe na pliki audio (lub transkrypcje tekstowe) i dostarcza je bezpośrednio do skrzynki odbiorczej poczty e-mail. Zamiast dzwonić, aby sprawdzić pocztę głosową, otrzymasz wiadomość e-mail z załączonym nagraniem.

Dlaczego jest to ważne dla małych firm

Właściciele małych firm rzadko siedzą przy biurkach i czekają na wiadomości głosowe. Są na spotkaniach, u klientów lub w podróży. Funkcja poczty głosowej na e-mail gwarantuje, że żadna wiadomość nie zostanie pominięta – pilne wiadomości głosowe są traktowane z takim samym priorytetem jak e-maile, a nie czekają godzinami bez sprawdzania.

Po włączeniu transkrypcji możesz przeczytać treść wiadomości głosowej w ciągu kilku sekund bez naciskania przycisku odtwarzania — jest to przydatne podczas spotkań lub w hałaśliwym otoczeniu, gdzie słuchanie dźwięku jest niepraktyczne.

Najlepsze praktyki dotyczące konfiguracji

• Kieruj wiadomości głosowe do udostępnionej skrzynki odbiorczej zespołu, aby wiele osób mogło je zobaczyć i na nich zareagować.
• Użyj transkrypcji, aby umożliwić przeszukiwanie wiadomości poczty głosowej — przydatne do przeglądania zapytań klientów kilka tygodni później.
• Skonfiguruj powiadomienia, aby pilne wiadomości głosowe powodowały natychmiastowe powiadomienie.

Integracja z CRM łączy Twój system VoIP z oprogramowaniem do zarządzania relacjami z klientami, takim jak HubSpot, Zoho CRM, Salesforce lub Pipedrive. Gdy klient dzwoni, jego dane kontaktowe, historia zakupów i poprzednie notatki pojawiają się automatycznie na ekranie.

Dlaczego jest to ważne dla małych firm

Integracja z CRM eliminuje niewygodną przerwę pomiędzy odebraniem połączenia a znalezieniem danych klienta. Agenci witają dzwoniących po imieniu, odwołują się do ich poprzednich zamówień i rozwiązują problem, nie prosząc ich o powtarzanie podanych wcześniej informacji.

Po rozmowie interakcja jest automatycznie rejestrowana w CRM — bez konieczności ręcznego wprowadzania danych, bez pominiętych notatek uzupełniających. Dla małych firm, gdzie liczy się każda relacja z klientem, system CRM zapewnia ten poziom organizacji, tworząc prawdziwą przewagę konkurencyjną.

• Automatyczne rejestrowanie połączeń: każde połączenie jest rejestrowane na osi czasu CRM klienta.
• Kliknij, aby połączyć: wybierz dowolny kontakt CRM bezpośrednio z jego historii, bez wpisywania numeru.
• Wyskakujący ekran: dane klienta pojawiają się natychmiast po nadejściu połączenia przychodzącego.
• Notatki po rozmowie: dodawaj podsumowania rozmów bezpośrednio z interfejsu telefonu.

Kolejkowanie połączeń umieszcza rozmówców w wirtualnej kolejce oczekujących, gdy wszyscy agenci są zajęci. Zamiast otrzymywać sygnał zajętości i oddzwaniać, dzwoniący słyszą muzykę oczekiwania lub komunikat informujący o przewidywanym czasie oczekiwania.

Dlaczego jest to ważne dla małych firm

Nieodebrane połączenia spowodowane zajętością linii to jeden z najczęstszych sposobów utraty klientów przez małe firmy. Klient, który słyszy sygnał zajętości, często zamiast tego dzwoni do konkurencji. Kolejka połączeń utrzymuje tego klienta w systemie do czasu, aż ktoś stanie się dostępny.

Profesjonalna muzyka z okresowymi komunikatami — „Jesteś drugi w kolejce. Przewidywany czas oczekiwania to dwie minuty. — komunikuje, że firma jest zorganizowana i ceni czas klienta, nawet jeśli ten czeka.

Większość nowoczesnych platform VoIP umożliwia wysyłanie i odbieranie wiadomości tekstowych (SMS) i multimedialnych (MMS) za pomocą telefonu komórkowego telefon służbowy numer. Klienci mogą wysyłać SMS-y na Twój główny numer firmowy i otrzymywać odpowiedzi z tego samego numeru, pod który dzwonią.

Dlaczego jest to ważne dla małych firm

Wiadomości tekstowe stały się preferowanym kanałem komunikacji dla wielu klientów — zwłaszcza w przypadku potwierdzeń wizyt, aktualizacji zamówień i szybkich pytań. Oferowanie SMS-ów na numer firmowy eliminuje problemy: klienci nie muszą szukać osobnego numeru telefonu komórkowego ani korzystać z innej aplikacji.

Biznesowe SMS-y oddzielają także wiadomości służbowe od osobistych. Pracownicy odpowiadają na SMS-y klientów z numeru firmowego poprzez aplikację VoIP, nie podając osobistego numeru telefonu komórkowego.

Praktyczne zastosowania SMS-ów biznesowych

• Przypomnienia o spotkaniach, aby zmniejszyć liczbę niestawiennictwa.
• Potwierdzenia zamówień i aktualizacje wysyłek dla firm zajmujących się handlem elektronicznym.
• Szybkie odpowiedzi obsługi klienta na proste zapytania.
• Dalsze wiadomości po rozmowach sprzedażowych.

Same funkcje są dojrzałą technologią; większość problemów z wdrażaniem wynika z wyborów konfiguracyjnych, a nie z oprogramowania. Kiedy małe zespoły włączają nowy system telefoniczny, wciąż pojawia się kilka błędów.

• Przebudowane menu telefonu: automatyczna sekretarka z siedmioma opcjami i zagnieżdżonymi podmenu frustruje dzwoniących. Dwa lub trzy jasne wybory przewyższają skomplikowane drzewo.
• Nagrywanie bez ujawniania: zasady nagrywania rozmów różnią się w zależności od stanu, a niektóre wymagają powiadomienia obu stron. Włącz wbudowane ogłoszenie zamiast zgadywać.
• Poczta głosowa kierowana do jednej skrzynki odbiorczej: jeśli wiadomości trafiają tylko na adres e-mail właściciela, zatrzymują się, gdy osoba ta jest zajęta. Udostępnione skrzynki odbiorcze zapewniają ciągłość odpowiedzi.
• Pomijanie etapu mapowania CRM: integracje świecą tylko wtedy, gdy dane kontaktowe są czyste. Deduplikuj CRM przed podłączeniem go do systemu telefonicznego.
• Brak planu awaryjnego: zdarzają się przerwy w dostępie do Internetu. Skonfiguruj przekierowanie mobilne już pierwszego dnia, a nie po pierwszym nieodebranym poranku połączeń.

Naprawienie każdego z nich zajmuje kilka minut podczas konfiguracji i godziny czyszczenia, gdy klienci dotarli już do trudnych krawędzi. Więcej informacji znajdziesz w artykule systemu CRM.

Włączenie wszystkich sześciu funkcji jednocześnie wydaje się efektywne, ale wdrażanie etapowe zapewnia lepsze przyjęcie. Właściwa kolejność zależy od tego, gdzie firma odczuwa ból jako pierwsza. Firma, która nie odbiera połączeń, powinna zacząć od automatycznej sekretarki i kolejkowania połączeń, ponieważ te dwie usługi bezpośrednio ratują przychody, które obecnie dzwonią. Firma pogrążona w chaosie kontrolnym czerpie więcej z integracji CRM i poczty głosowej na e-mail, które porządkują następstwa każdej rozmowy.

Praktycznym podejściem jest wybieranie jednej funkcji tygodniowo: konfigurowanie jej, informowanie zespołu i obserwowanie reakcji klientów przed dodaniem kolejnej. Dzięki temu trening jest lekki i staje się jasne, która zmiana przyniosła jaką poprawę. Nagrywanie rozmów i biznesowe SMS-y sprawdzają się dobrze z późniejszymi dodatkami — nagrywanie staje się bardziej wartościowe, gdy liczba połączeń przepływa przez odpowiednią trasę, a wysyłanie SMS-ów jest najłatwiejsze do zarządzania, gdy zespół przyzwyczai się do nawyków współdzielonej skrzynki odbiorczej nowego systemu.

Gotowy do rozpoczęcia VoIP oferuje małym firmom?

Dołącz do tysięcy firm korzystających z MeraTalk do hurtowych usług głosowych, VoIP i numerów telefonicznych.

Często zadawane pytania