Wirtualny numer telefonu dla małych firm: kompletny przewodnik konfiguracji

Wirtualny numer telefonu dla małych firm to linia biznesowa działająca całkowicie przez Internet — nie jest wymagana fizyczna linia telefoniczna, żadna karta SIM ani żaden sprzęt do telefonu stacjonarnego. Połączenia są kierowane przez platformę chmurową do dowolnego urządzenia: smartfona, laptopa, tabletu lub słuchawki VoIP. Dla małej firmy lub właściciela jednoosobowego zapewnia profesjonalną, oddzielną linię biznesową za ułamek kosztów tradycyjnego systemu telefonicznego i pozwala na wykonywanie połączeń służbowych poza Twoim osobistym numerem.

Wirtualne numery telefonów są obecnie domyślnym wyborem dla małych firm. Nowe przedsięwzięcie zapewnia numer lokalnego miasta już pierwszego dnia bez podpisywania umowy najmu. Dwuosobowy zespół ma jeden numer służbowy, który dzwoni na oba telefony. Freelancer utrzymuje profesjonalną linię, która przekazuje do jego komórki. W tym przewodniku omówiono działanie wirtualnych numerów telefonów, dostępne typy, koszt i sposób, w jaki mała firma może je założyć już dziś.

Poznaj MeraTalk Numery telefonów rozwiązania — stworzone dla przewoźników, sprzedawców i przedsiębiorstw.

A wirtualny numer telefonu to numer telefonu, który nie jest powiązany z konkretną linią telefoniczną ani lokalizacją fizyczną. Gdy ktoś zadzwoni pod numer wirtualny, platforma w chmurze przekierowuje połączenie przez Internet do dowolnego urządzenia lub aplikacji, do której dzwoni ten numer, jest skonfigurowany – do smartfona, stacjonarnego telefonu programowego, karty przeglądarki lub tradycyjnego telefonu stacjonarnego VoIP.

W przeciwieństwie do tradycyjnych telefonów stacjonarnych, wirtualne numery telefonów nie mają zakotwiczenia geograficznego. Firma w Austin może udostępnić numer kierunkowy 212 Nowego Jorku, który będzie wyświetlany osobom dzwoniącym do Nowego Jorku jako lokalny. Indywidualny konsultant może mieć profesjonalny, bezpłatny numer 800, który przekazuje informacje na jego prywatną komórkę. 10-osobowy zespół może dzielić jeden numer służbowy z automatyczną sekretarką, która kieruje dzwoniących do właściwej osoby.

• Nie jest wymagany żaden sprzęt fizyczny — połączenia dzwonią na smartfonach, komputerach i telefonach programowych
• Elastyczność geograficzna — podawaj dowolny numer kierunkowy w USA, niezależnie od lokalizacji firmy
• Natychmiastowe udostępnianie — nowe numery stają się dostępne w ciągu kilku minut, a nie dni
• Pełne funkcje PBX — poczta głosowa, przekazywanie połączeń, automatyczna sekretarka, IVR, nagrywanie rozmów
• Natychmiastowe skalowanie — dodawaj lub usuwaj numery i użytkowników bez konieczności wizyty technika

Wirtualne numery telefonów dla firm są dostępne w kilku typach, każdy dostosowany do różnych celów. Wybór odpowiedniego typu wpływa na to, jak rozmówcy postrzegają Twoją firmę i na to, ile płacisz miesięcznie.

Lokalne numery wirtualne

Lokalne numery wirtualne korzystają z numeru kierunkowego geograficznego — 212 dla Nowego Jorku, 415 dla San Francisco, 312 dla Chicago. Sygnalizują lokalną obecność dzwoniącym na tym rynku. Badania konsekwentnie wykazują wyższy odsetek odpowiedzi w przypadku numerów lokalnych w porównaniu z nieznanymi numerami kierunkowymi. Idealny dla firm kierujących reklamy na określone miasto lub region.

Bezpłatne numery wirtualne

Bezpłatne numery wirtualne (800, 888, 877, 866, 855, 844, 833) umożliwiają dzwoniącym bezpłatne dotarcie do Ciebie. Sygnalizują obecność na poziomie krajowym lub przedsiębiorstwa. Idealny dla linii obsługi klienta, sprzedaży krajowej i firm, które chcą wyglądać na ugruntowane.

Liczby próżności

Liczby próżności oznaczają słowo lub frazę: 1-800-KWIATY, 1-800-LEKARZY. Są bezpłatny liczby z zapadającymi w pamięć wzorami cyfr. Idealny do rozpoznawania marki i kampanii reklamowych, w których dzwoniący muszą zapamiętać numer.

Międzynarodowe numery wirtualne

Międzynarodowe numery wirtualne umożliwiają firmom lokalną obecność w innych krajach. Firma z USA może mieć numer 020 w Wielkiej Brytanii w Londynie, kanadyjski numer 416 w Toronto lub numery w ponad 50 innych krajach — wszystkie mogą dzwonić do swojego zespołu z USA za pośrednictwem chmury.

Wirtualne numery telefonów wykorzystują technologię Voice over IP (VoIP) do przesyłania połączeń głosowych w postaci pakietów danych przez Internet. Gdy osoba dzwoniąca wybierze Twój numer wirtualny, jej połączenie przejdzie do publicznej komutowanej sieci telefonicznej (PSTN), zostanie przekierowane do serwerów Twojej platformy telefonicznej w chmurze, a następnie zostanie dostarczone przez Internet do zarejestrowanego urządzenia.

Cały proces trwa mniej niż sekundę. Rozmówca słyszy normalny dzwonek. Odbierasz normalne połączenie przychodzące na swoim smartfonie lub komputerze. Jedyna różnica w porównaniu z tradycyjnym połączeniem polega na tym, że dane głosowe przesyłane są w postaci pakietów internetowych, a nie sygnałów analogowych kablem miedzianym.

Nowoczesne platformy chmurowe dodają inteligencję do tego podstawowego routingu. Automatyczne sekretarki odtwarzają menu powitalne. Systemy IVR kierują rozmówców według działów. Kolejki połączeń wstrzymują rozmówców do czasu dostępności agenta. Reguły dotyczące godzin pracy kierują połączenia po godzinach pracy do poczty głosowej. Wszystko to działa w chmurze — nie jest potrzebny żaden sprzęt lokalny.

Dostawać wirtualne numery telefonów z przejrzystymi cenami hurtowymi.

Nie wszyscy dostawcy wirtualnych numerów telefonów są sobie równi. Oceniając opcje dla swojej firmy, nadaj priorytet następującym funkcjom:

• Przenoszenie numeru — przenieś swój dotychczasowy numer firmowy na nową platformę
• Jakość głosu HD — obsługa kodeków G.722 lub Opus dla krystalicznie czystych połączeń
• Automatyczna sekretarka i IVR — profesjonalne kierowanie połączeń bez recepcjonisty
• Aplikacje mobilne i stacjonarne — dzwoń na smartfonach i komputerach za pomocą jednego numeru
• Poczta głosowa na e-mail — otrzymuj transkrypcje poczty głosowej w swojej skrzynce odbiorczej
• Nagrywanie rozmów — w celu zapewnienia zgodności, szkoleń i zapewnienia jakości
• Możliwość wysyłania wiadomości SMS/SMS — biznesowe wysyłanie SMS-ów z tego samego numeru, z którego dzwonisz
• Umowa SLA zapewniająca dostępność na poziomie 99,9% — niezawodność klasy korporacyjnej z nadmiarową infrastrukturą
• Przejrzyste stawki za minutę — zwłaszcza jeśli Twój zespół wykonuje dużą liczbę połączeń

MeraTalk zapewnia wszystkie te funkcje z przejrzystymi cenami hurtowymi, udostępnianiem numerów dla wszystkich numerów kierunkowych w USA i obsługą numerów lokalnych w ponad 50 krajach. Plany zaczynają się od nie wymaganych umów długoterminowych.

Ceny wirtualnego numeru telefonu różnią się znacznie w zależności od dostawcy i struktury planu. Większość dostawców pobiera miesięczną opłatę za numer plus stawki za minutę połączeń wychodzących. Niektóre łączą nieograniczone rozmowy w ramach stałej miesięcznej ceny za miejsce.

Lokalne numery wirtualne zazwyczaj kosztują od kilku dolarów miesięcznie. W przypadku numerów bezpłatnych stawki za minutę są nieco wyższe, ponieważ operator pokrywa koszty połączeń przychodzących. Numery próżne mogą wiązać się z jednorazowym kosztem nabycia, jeśli numer jest już używany przez inną firmę.

W przypadku firm o dużej liczbie połączeń — zespołów sprzedaży, centrów wsparcia, centrów obsługi połączeń wychodzących — dostawcy hurtowi, tacy jak MeraTalk, oferują znacznie niższe koszty za minutę niż detaliczni dostawcy VoIP. Oszczędności szybko się sumują. Zespół zarabiający 10 000 minut miesięcznie po stawkach hurtowych w porównaniu ze stawkami detalicznymi znacznie oszczędza co miesiąc.

Porównując dostawców, oblicz całkowity koszt: miesięczną opłatę za numer plus oczekiwane minuty według stawki za połączenie wychodzące. Nie porównuj samych cen podstawowych – stawki za minutę mają większe znaczenie niż miesięczna opłata za numer w przypadku większości aktywnych firm.

Założenie wirtualnego numeru telefonu dla firmy zajmuje mniej niż 10 minut dzięki nowoczesnej platformie telefonicznej w chmurze. Kroki są następujące:

1. 1Wybierz typ numeru (lokalny numer kierunkowy, numer bezpłatny lub numer prywatny) i wyszukaj dostępne numery
2. 2Wybierz plan odpowiadający liczbie połączeń i wymaganiom dotyczącym funkcji
3. 3Skonfiguruj przekierowywanie połączeń: które urządzenie lub członek zespołu odbiera połączenia i w jakiej kolejności
4. 4Skonfiguruj zasady powitania automatycznej sekretarki i godzin pracy
5. 5Pobierz aplikację mobilną lub komputerową i przetestuj połączenie przychodzące
6. 6Jeśli przenosisz istniejący numer, prześlij prośbę o przeniesienie, podając aktualne informacje o koncie operatora

Przenoszenie numeru — przeniesienie istniejącego numeru firmowego do nowego dostawcy — trwa zazwyczaj od 2 do 5 dni roboczych. Podczas przenoszenia Twój numer pozostanie aktywny u starego operatora. W dniu zakończenia portu połączenia zaczynają być kierowane przez nową platformę bez przestojów. Wyszukaj dostępne wirtualne numery telefonów dla swojej firmy na stronie meratalk.com.

Każde połączenie, które dotyka numeru w chmurze, pozostawia ślad danych, a ślad ten jest jedną z najrzadziej wykorzystywanych zalet rezygnacji z tradycyjnych linii telefonicznych. Panel platformy rejestruje, kiedy przychodzą połączenia, jak długo dzwoniący czekają, kto odebrał, jak długo trwają rozmowy i – co najważniejsze – które połączenia w ogóle nie zostały odebrane. Tradycyjny telefon stacjonarny nie zapewnia takiej widoczności.

Regularnie przeglądane raporty zamieniają się w decyzje operacyjne. Skupisko nieodebranych połączeń w porze lunchu przemawia za rozłożonymi w czasie przerwami lub przepełnieniem grupy dzwoniącej. Długi czas dzwonienia na linii specyficznej dla danego rynku może oznaczać, że jest ona kierowana do zbyt małej liczby osób. Osoby dzwoniące wielokrotnie w ciągu jednego dnia często sygnalizują problem, który nie został rozwiązany za pierwszym razem. Przydatne wskaźniki do obejrzenia to: Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Głos przez IP (VoIP).

• Wskaźnik odpowiedzi — udział połączeń przychodzących docierających do żywej osoby
• Średni czas odpowiedzi, śledzony według godziny i dnia tygodnia
• Nieodebrane i porzucone połączenia, z zarejestrowanymi oddzwonieniami
• Trendy czasu trwania połączeń według członków zespołu lub działu

Udostępnienie numeru chmury zajmuje kilka minut i właśnie dlatego pomijane są kroki konfiguracji. Najczęstszym niedopatrzeniem jest pozostawienie routingu w stanie domyślnym – każde połączenie dzwoni na jedno urządzenie bez przełączania awaryjnego – więc pojedynczy wyciszony telefon oznacza nieodebranych klientów. Zaraz obok znajduje się zastępcze powitanie w poczcie głosowej, które po cichu podważa profesjonalną obecność.

• Skonfiguruj łańcuch przełączania awaryjnego: urządzenie główne, następnie współpracownik lub grupa kontaktowa, a następnie poczta głosowa
• Nagraj odpowiednie powitanie, podając nazwę firmy i ustaw osobną wiadomość po godzinach pracy
• Ustaw prawidłową strefę czasową, zanim reguły dotyczące godzin pracy zaczną obowiązywać — niewłaściwa strefa powoduje przekierowanie osób dzwoniących w ciągu dnia na pocztę głosową
• Zarejestruj dokładny adres na potrzeby lokalizacji połączeń alarmowych
• Nawiązuj połączenie testowe z telefonu zewnętrznego po każdej zmianie routingu, a nie tylko przy początkowej konfiguracji

Piętnaście minut przemyślanej konfiguracji pierwszego dnia pozwala uniknąć większości problemów zgłaszanych przez nowych użytkowników w pierwszym miesiącu.

Gotowy do rozpoczęcia wirtualny numer telefonu dla małych firm?

Dołącz do tysięcy firm korzystających z MeraTalk do hurtowych usług głosowych, VoIP i numerów telefonicznych.

Często zadawane pytania