Avgiftsfri vidarekoppling av samtal: Hur det fungerar och hur man ställer in det

Avgiftsfri vidarekoppling dirigerar samtal till ett 800, 855, 833 eller annat avgiftsfritt nummer till valfritt destinationstelefonnummer eller enhet som du anger. En uppringare ringer ditt avgiftsfria nummer. Molnplattformen tar emot samtalet och vidarekopplar det omedelbart - till en mobiltelefon, en fast telefon på kontoret, en VoIP-programtelefonapp, en callcenterkö eller en IVR-meny. Den som ringer upplever en normal anslutning. Ditt team tar emot samtalet på vilken enhet som helst som är konfigurerad.

Avgiftsfri vidarekoppling är en av de mest använda funktionerna inom affärstelekommunikation. Det låter företag annonsera ett enda minnesvärt avgiftsfritt nummer samtidigt som de dirigerar samtal intelligent till rätt person eller team – oavsett var de befinner sig. Den här guiden förklarar hur avgiftsfri vidarekoppling fungerar, vilka vidarekopplingsalternativ som finns, hur prissättningen är uppbyggd och hur du konfigurerar avgiftsfri vidarekoppling för ditt företag idag.

Utforska MeraTalk's Telefonnummer lösningar – byggda för operatörer, återförsäljare och företag.

När en uppringare ringer ett avgiftsfritt nummer går deras samtal till det offentliga telefonnätet (PSTN) och ruttar till det avgiftsfria numrets ansvariga organisation (RespOrg) – operatören som äger numret på företagets vägnar. RespOrgs plattform letar upp routinginstruktionerna som är registrerade för det numret och vidarekopplar samtalet till den konfigurerade destinationen.

I en molnbaserad avgiftsfri vidarebefordran är RespOrg en VoIP-plattform som MeraTalk. Dirigeringsinstruktionerna finns i en mjukvaruinstrumentpanel, inte i hårdvaran. När samtalet kommer, tillämpar plattformen reglerna i realtid: vidarebefordra till anknytning 101 under kontorstid, vidarebefordra till jourcellen under öppettider, spela en IVR-meny om huvudlinjen är upptagen.

Vidarekopplingsdestinationen kan vara vilket telefonnummer eller SIP-adress som helst: ett amerikanskt mobilnummer, en VoIP-anknytning, ett internationellt nummer, en callcenter kö eller en grupp nummer som ringer samtidigt. Moderna plattformar stöder villkorlig vidarekoppling – olika regler gäller baserat på tid på dygnet, veckodag, uppringarens plats eller om det primära numret är upptaget.

Molnavgiftsfria plattformar stöder flera vidarekopplingslägen, var och en anpassad för olika affärsbehov:

Ovillkorlig vidarebefordran

Varje samtal till det avgiftsfria numret vidarekopplas omedelbart till destinationen. Enkelt och snabbt. Används när en enskild person eller enhet hanterar alla samtal.

Villkorlig (schemalagd) vidarebefordran

Samtal vidarebefordras till olika destinationer baserat på öppettider, veckodag eller helgdagar. Öppettiderna går till säljteamet. Efter timmar gå till röstbrevlåda eller telefonsvarare. Helgerna går till en akutcell.

Sekventiell vidarebefordran

Plattformen provar en rad destinationer i ordning. Om den första destinationen inte svarar, försöker den den andra, sedan den tredje. Säkerställer att samtal alltid når en liveperson innan de går till röstbrevlådan.

Samtidig ring (ringgrupp)

Samtalet ringer flera destinationer samtidigt. Den första personen som tar emot samtalet. Används av säljteam där den som är tillgänglig först ska ta samtalet.

IVR-baserad routing

Uppringare hör en meny (tryck på 1 för försäljning, tryck på 2 för support) och plattformen leder till lämpligt team eller kö baserat på val. Det mest sofistikerade alternativet för företag med flera avdelningar.

Avgiftsfritt Prissättning för vidarekoppling har två huvudkomponenter: den månatliga nummeravgiften och minutpriset för inkommande samtal. Till skillnad från lokala nummer där den som ringer betalar för samtal, fakturerar avgiftsfria nummer den uppringda parten – ditt företag betalar för varje minut av inkommande trafik.

Månatliga nummeravgifter för avgiftsfria vidarekopplingsnummer är vanligtvis några dollar per nummer. Inkommande priser per minut varierar avsevärt beroende på leverantör. VoIP-leverantörer i detaljhandeln tar vanligtvis mer betalt per minut än leverantörer på grossistnivå. För företag med höga inkommande samtalsvolymer – kundsupportlinjer, nationella försäljningslinjer – är minutpriset den dominerande kostnadsfaktorn.

Vissa leverantörer tar ut extra avgifter för avancerade vidarekopplingsfunktioner: schemalagd routing, IVR-menyer, samtalsinspelning, röstbrevlåda-till-e-post. MeraTalk inkluderar dessa funktioner i standardplaner utan tilläggsavgifter. Företag som jämför avgiftsfria speditionsleverantörer bör beräkna den totala kostnaden på deras förväntade månadsminutvolym, inte bara jämföra basmånadsavgifter.

Få virtuella telefonnummer med transparent grossistprissättning.

Att ställa in avgiftsfri vidarekoppling av samtal via en molntelefonplattform tar under 15 minuter. Här är stegen:

1. 1Registrera dig hos en molntelefonleverantör och sök efter tillgängliga avgiftsfria nummer (800, 888, 877, 866, 855, 844 eller 833)
2. 2Ange ditt valda avgiftsfria nummer – det aktiveras på några minuter
3. 3I plattformens instrumentpanel navigerar du till inställningar för vidarekoppling av samtal för numret
4. 4Ange din destination för vidarebefordran: ett mobiltelefonnummer, VoIP-anknytning eller SIP-adress
5. 5Konfigurera öppettidersregler om du vill ha olika destinationer vid olika tidpunkter
6. 6Ställ in en failover-destination (röstbrevlåda eller svarstjänst) för när den primära destinationen inte är tillgänglig
7. 7Testa konfigurationen genom att slå ditt avgiftsfria nummer från en mobiltelefon

Om du porterar ett befintligt avgiftsfritt nummer från en annan operatör är vidarekopplingsinställningarna identiska - den enda skillnaden är att vänta 2–5 arbetsdagar på att porten ska slutföras. Under portering stannar numret på den gamla bäraren. När porten har slutförts aktiveras dina nya vidarebefordransregler automatiskt.

För att maximera värdet av din avgiftsfria vidarebefordran, följ dessa bästa metoder:

• Konfigurera alltid en failover-destination — en upptagetsignal eller obesvarad ringsignal förlorar kunder
• Använd samtalsinspelning för att fånga inkommande konversationer för kvalitetssäkring och tvistlösning
• Ställ in röstbrevlåda-till-e-post så att missade samtal aldrig riktigt missas
• Använd olika avgiftsfria nummer för olika annonskampanjer för att spåra vilka kanaler som driver samtal
• Granska vidarebefordransregler kvartalsvis – lagstrukturändringar och din routing bör hålla jämna steg
• Aktivera nummerpresentation så att ditt team ser uppringarens faktiska nummer, inte ditt avgiftsfria nummer

MeraTalks avgiftsfria vidarekopplingsplattform stöder alla dessa funktioner med en instrumentpanel i realtid för regelhantering. Konfigurera avgiftsfri vidarekoppling för ditt företag på meratalk.com/products/phone-number/toll-free-forwarding.

A avgiftsfritt nummer gör mer än att dirigera samtal – det formar hur uppringare uppfattar verksamheten i andra änden. Eftersom den som ringer inte betalar något för att koppla upp sig känns uppringningen riskfritt, vilket sänker barriären för förstagångsförfrågningar, supportförfrågningar och frågor före försäljning. Årtionden av nationell reklam har också tränat konsumenter att associera 800-familjens prefix med etablerade företag som förväntar sig och välkomnar inkommande samtal.

Vidarebefordran förstärker det förtroendet snarare än att undergräva det. Den som ringer upplever en konsekvent, professionell ingångspunkt, medan samtalet bakom kulisserna kan nå ett hemmakontor, en mobiltelefon eller ett distribuerat supportteam. Det som är viktigt för den som ringer är att linjen besvaras snabbt och konsekvent - så koppla ihop den avgiftsfria ytterdörren med routingregler som gör ett livesvar till normen, inte undantaget.

• Svara med en konsekvent affärshälsning oavsett vilken enhet som tar emot det vidarekopplade samtalet
• Håll vänttiderna korta – ett gratissamtal som är tyst frustrerar fortfarande den som ringer
• Skicka röstmeddelanden samma arbetsdag för att förstärka den professionella image numret skapar

Reklampåslag, produktlanseringar, säsongstoppar och serviceincidenter kan alla skicka en plötslig ökning av samtal till en avgiftsfri linje. Eftersom företaget betalar för varje inkommande minut är en topp både en operationell och en budgethändelse – och en vidarekopplingsinställning som fungerar bra på en lugn tisdag kan spännas när samtalsvolymen multipliceras över natten.

Svaret är skiktad routing. Samtidig ring sprider en våg över flera teammedlemmar samtidigt. Samtalsköer håller uppringare med ett meddelande istället för en upptagetsignal. Failover-regler skickar överskottstrafik till röstbrevlådan, en telefonsvarare eller ett sekundärt team innan de som ringer hör död luft. Granskning av trafikrapporter efter varje kampanj visar var ruttplanen höll i sig och var den behöver ytterligare ett lager.

• Meddela förväntade väntetider i köhälsningen så att de som ringer kan bestämma om de ska vänta
• Lägg till en destination utanför platsen eller efter arbetstid innan du startar en större kampanj
• Titta på instrumentpaneler i realtid under lanseringar så att ruttreglerna kan justeras på plats

Avgiftsfria linjer regleras av samma telemarketing- och konsumentskyddsregler som gäller för alla affärssamtal i USA. Inkommande vidarebefordran i sig väcker få problem, men i det ögonblick som ett företag använder sitt avgiftsfria nummer som utgående nummerpresentation – för återuppringningar, påminnelser om möten eller försäljningsuppföljningar – gäller vanliga uppsökande regler. Det inkluderar att uppfylla inte-ring-förfrågningar, ringa inom tillåtna timmar och att tydligt identifiera företaget i början av varje samtal.

Nummerpresentationens noggrannhet spelar också roll. Regler mot sändning av vilseledande nummerpresentation innebär att det avgiftsfria numret som visas vid utgående samtal verkligen måste tillhöra företaget och måste ansluta tillbaka till det vid återuppringning. En uppringare som ringer tillbaka bör nå en fungerande hälsning, inte en deadline. Att hålla ordning på samtalsinspelningar, samtyckesposter och routingloggar gör det mycket lättare att visa god praxis om ett klagomål någonsin uppstår.

Redo att börja med avgiftsfri vidarekoppling av samtal?

Gå med i tusentals företag som använder MeraTalk för grossisttjänster för röst-, VoIP- och telefonnummer.

Vanliga frågor