Küçük İşletmeleri Dönüştürebilecek 6 VoIP Özelliği

İşletme telefon numarasına mı ihtiyacınız var? Dakikalar içinde bir MeraTalk numarası alın, sözleşmeye gerek yok.

Küçük işletmeler, daha büyük rakiplere karşı her zaman bir iletişim dezavantajıyla karşı karşıya kalmıştır. Kurumsal şirketler, resepsiyonistlere, çağrı kuyruklarına ve gelişmiş çağrı yönlendirmeye sahip özel PBX sistemlerini karşılayabilir. Küçük işletmeler basit cep telefonları veya basit sabit hatlarla yetindi.

VoIP bu denklemi tamamen değiştirdi. Beş çalışanı olan küçük bir işletme artık 500 kişilik bir işletmeyle aynı iletişim özellikleriyle çok daha düşük bir maliyetle çalışabiliyor. Özellikler sulandırılmış versiyonlar da değildir; bunlar yazılım ve bulut aracılığıyla sağlanan aynı teknolojidir.

Küçük işletme sahipleri için zorluk, hangi özelliklere öncelik verilmesi gerektiğini bilmektir. Bu kılavuz, küçük işletme operasyonları üzerinde en ölçülebilir etkiyi sağlayan altı VoIP özelliğini kapsamaktadır.

Otomatik operatör, gelen aramaları yanıtlayan ve arayanlara bir seçenekler menüsü sunan otomatik bir sistemdir. Bu profesyonel sesli selamlamadır: 'Acme Corp.'u aradığınız için teşekkür ederiz. Satış için 1'e, Destek için 2'ye, Faturalandırma için 3'e basın.'

Küçük İşletmeler İçin Neden Önemlidir?

İyi yapılandırılmış bir otomatik operatör, küçük bir işletmenin daha ilk çağrıdan itibaren yerleşik ve profesyonel görünmesini sağlar. Bir işletmeyi arayan ve anlaşılır, düzenli bir menü duyan müşteriler, çalıştıkları şirkete karşı anında daha güvende hissederler.

Otomatik operatör, ilk izlenimlerin ötesinde, bir resepsiyonist gerektirmeden aramaları doğru kişiye yönlendirir. İki kişilik bir işletme, satış, destek ve faturalandırma sorgularını tek bir telefon numarası aracılığıyla gerçekleştirebilir; otomatik operatör sıralamayı yapar.

• Mesai saatleri dışındaki aramaları özel bir mesai sonrası mesajıyla yönetir.
• Ofis kapalıyken bile acil destek çağrılarını mobil cihazlara yönlendirir.
• Hatlar meşgul olduğunda arayanları sesli mesaja yönlendirerek cevapsız çağrıları azaltır.
• Temel çağrı yönlendirme için özel bir resepsiyon görevlisinin maliyetini ortadan kaldırır.

Çağrı kaydı gelen ve giden aramaların sesini yakalar ve daha sonra incelenmek üzere saklar. Modern VoIP sistemleri, belirlediğiniz kurallara (tüm aramalar, belirli numaralara yapılan aramalar veya belirli ekip üyeleri tarafından yapılan aramalar) göre otomatik olarak aramaları kaydeder.

Küçük İşletmeler İçin Neden Önemlidir?

Çağrı kaydı güçlü bir eğitim ve kalite güvence aracıdır. Ekibinize yeni bir çalışan katıldığında kaydedilen çağrılar, deneyimli iş arkadaşlarının müşteri itirazlarını nasıl ele aldığını, fiyatlandırmayı nasıl açıkladığını veya şikayetleri nasıl çözdüğünü öğrenmesine olanak tanır. Gerçek aramalardan daha iyi bir eğitim kaynağı yoktur.

Satış ekipleri için kaydedilen görüşmeler, koçluk görüşmelerinin hammaddesini sağlar. Yöneticiler çağrıları ekipleriyle birlikte dinleyebilir ve fırsatların tam olarak nerede kaybolduğunu belirleyebilir.

• Görüşme sırasında söylenenleri tam olarak gözden geçirerek anlaşmazlıkları çözün.
• Rol oyunları yerine gerçek müşteri etkileşimlerini kullanarak yeni personeli eğitin.
• Mevzuat gerekliliklerine sahip sektörler için uyumluluk kayıtlarını tutun.
• Yaygın müşteri itirazlarını belirleyin ve satış mesajlarını hassaslaştırın.

İşletmeniz için sanal telefon numaraları alın; birkaç dakika içinde kurun.

Sesli postadan e-postaya, sesli mesajları ses dosyalarına (veya metin transkripsiyonlarına) dönüştürür ve bunları doğrudan e-posta gelen kutunuza iletir. Sesli mesajı kontrol etmek için aramak yerine kaydın eklendiği bir e-posta alırsınız.

Küçük İşletmeler İçin Neden Önemlidir?

Küçük işletme sahipleri nadiren masalarında oturup sesli mesajları beklerler. Toplantılarda, müşteri tesislerinde veya hareket halindedirler. Sesli postadan e-postaya geçiş, hiçbir mesajın kaçırılmamasını sağlar; acil sesli postalar, saatlerce kontrol edilmeden beklemek yerine, e-postalarla aynı öncelik ile ele alınır.

Transkripsiyon dahil edildiğinde, sesli mesajın içeriğini oynat tuşuna basmadan saniyeler içinde okuyabilirsiniz; bu, ses dinlemenin pratik olmadığı toplantılarda veya gürültülü ortamlarda faydalıdır.

Kurulum için En İyi Uygulamalar

• Sesli mesajları, birden fazla kişinin görebilmesi ve üzerinde işlem yapabilmesi için paylaşılan bir ekip gelen kutusuna yönlendirin.
• Sesli posta mesajlarını aranabilir hale getirmek için transkripsiyon kullanın; haftalar sonra müşteri sorgularını incelemek için kullanışlıdır.
• Acil sesli mesajların anında uyarı tetiklemesi için bildirimleri ayarlayın.

CRM entegrasyonu, VoIP sisteminizi HubSpot, Zoho CRM, Salesforce veya Pipedrive gibi müşteri ilişkileri yönetimi yazılımlarına bağlar. Bir müşteri aradığında iletişim kaydı, satın alma geçmişi ve önceki notları otomatik olarak ekranda görünür.

Küçük İşletmeler İçin Neden Önemlidir?

CRM entegrasyonu, bir çağrının gelmesi ile müşterinin ayrıntılarının bulunması arasındaki garip boşluğu ortadan kaldırır. Temsilciler, arayanları isimleriyle karşılıyor, önceki siparişlerine atıfta bulunuyor ve daha önce vermiş oldukları bilgileri tekrarlamalarını istemeden sorunlarını çözüyor.

Bir çağrının ardından etkileşim otomatik olarak CRM'ye kaydedilir; manuel veri girişi veya kaçırılan takip notları yoktur. Her müşteri ilişkisinin önemli olduğu küçük işletmeler için bir CRM sistemi bu düzeyde bir organizasyon sağlayarak gerçek bir rekabet avantajı yaratır.

• Otomatik çağrı kaydı: Her çağrı müşterinin CRM zaman çizelgesine kaydedilir.
• Tıkla ve ara: numarayı yazmadan herhangi bir CRM kişisini doğrudan kayıtlarından arayın.
• Açılan ekran: gelen bir çağrı geldiğinde müşteri ayrıntıları anında görünür.
• Arama sonrası notlar: Arama özetlerini doğrudan telefon arayüzünden ekleyin.

Çağrı kuyruğu, tüm temsilciler meşgulken arayanları sanal bir bekleme hattına yerleştirir. Arayanlar meşgul sinyali alıp geri aramak yerine, bekleme müziği veya tahmini bekleme sürelerini bildiren bir mesaj duyarlar.

Küçük İşletmeler İçin Neden Önemlidir?

Hatların meşgul olması nedeniyle çağrıları kaçırmak, küçük işletmelerin müşteri kaybetmesinin en yaygın yollarından biridir. Meşgul sinyali duyan bir müşteri genellikle onun yerine bir rakibi arar. Bir çağrı kuyruğu, biri müsait olana kadar o müşteriyi sistemde tutar.

Periyodik mesajlarla profesyonel bekleme müziği - 'Sırada ikinci sıradasınız. Beklenen bekleme süreniz iki dakikadır.' — işin organize olduğunu ve bekliyor olsalar bile müşterinin zamanına değer verdiğini iletir.

Çoğu modern VoIP platformu, telefonunuzu kullanarak kısa mesaj (SMS) ve multimedya mesajları (MMS) gönderip almanıza olanak tanır. iş telefonu sayı. Müşteriler ana işletme numaranıza mesaj gönderebilir ve aradıkları numaradan yanıt alabilirler.

Küçük İşletmeler İçin Neden Önemlidir?

Kısa mesaj, birçok müşteri için özellikle randevu onayları, sipariş güncellemeleri ve hızlı sorular için tercih edilen bir iletişim kanalı haline geldi. İşletme numaranıza SMS göndermek anlaşmazlıkları ortadan kaldırır: Müşterilerin ayrı bir cep telefonu numarası bulmasına veya farklı bir uygulama kullanmasına gerek yoktur.

İş SMS'i ayrıca iş ve kişisel mesajları ayrı tutar. Çalışanlar, kişisel cep telefonu numaralarını vermeden VoIP uygulaması aracılığıyla şirket numarasından gelen müşteri mesajlarına yanıt veriyor.

İş SMS'inin Pratik Kullanımları

• Rezervasyona gelmeme oranlarını azaltmak için randevu hatırlatıcıları.
• E-ticaret işletmeleri için sipariş onayı ve gönderim güncellemeleri.
• Basit sorular için hızlı müşteri hizmetleri yanıtları.
• Satış aramalarından sonra takip mesajları.

Özelliklerin kendisi olgun teknolojidir; kullanıma sunma sorunlarının çoğu yazılımdan değil, yapılandırma seçimlerinden kaynaklanır. Küçük ekipler yeni telefon sistemlerini devreye soktuklarında birkaç hata tekrar tekrar ortaya çıkıyor.

• Aşırı oluşturulmuş telefon menüleri: Yedi seçenekli ve iç içe alt menülü bir otomatik operatör, arayanları sinirlendiriyor. İki veya üç net seçim, ayrıntılı bir ağaçtan daha iyi performans gösterir.
• Açıklamadan kaydetme: Arama kaydetme kuralları eyaletlere göre değişir ve bazılarında her iki tarafın da bilgilendirilmesi gerekir. Tahmin etmek yerine yerleşik duyuruyu etkinleştirin.
• Sesli posta tek bir gelen kutusuna yönlendirilir: Mesajlar yalnızca sahibinin e-postasına ulaşırsa, o kişi meşgul olduğunda duraklar. Paylaşılan gelen kutuları yanıtların ilerlemesini sağlar.
• CRM eşleme adımını atlamak: Entegrasyonlar yalnızca ilgili kişi kayıtları temiz olduğunda parlar. Telefon sistemine bağlamadan önce CRM'yi tekilleştirin.
• Yük devretme planı yok: İnternet kesintileri oluyor. Mobil yönlendirmeyi ilk cevapsız çağrı sabahından sonra değil, birinci günde yapılandırın.

Bunların her birinin kurulum sırasında düzeltilmesi dakikalar alır ve müşteriler zaten zorlu noktalara geldikten sonra da saatlerce süren temizlik yapılır. Daha fazlası için bkz. CRM sistemi.

Altı özelliğin tamamını aynı anda açmak verimli gibi görünse de aşamalı olarak kullanıma sunma, daha iyi bir benimseme sağlar. Doğru sıralama, işletmenin acıyı ilk olarak nerede hissettiğine bağlıdır. Çağrıları kaçıran bir şirket, otomatik operatör ve çağrı kuyruğu ile başlamalıdır, çünkü bu ikisi doğrudan şu anda çalmakta olan geliri kurtarır. Takip kaosu içinde boğulan bir işletme, her konuşmanın sonrasını organize eden CRM entegrasyonundan ve sesli mesajdan e-postaya daha fazlasını alır.

Pratik bir yaklaşım, haftada bir özellik seçmektir: onu yapılandırın, ekibe bilgi verin ve bir sonrakini eklemeden önce müşterilerin nasıl tepki verdiğini izleyin. Bu, eğitimi hafif tutar ve hangi değişikliğin hangi gelişmeyi ürettiğini açıkça ortaya koyar. Çağrı kaydı ve iş SMS'i, daha sonraki eklemeler kadar iyi çalışır; çağrı hacmi uygun yönlendirme yoluyla aktığında kayıt daha değerli hale gelir ve ekip yeni sistemin paylaşılan gelen kutusu alışkanlıklarına alıştıktan sonra mesaj göndermenin yönetimi en kolay hale gelir.

Başlamaya hazır voip'in küçük işletme özellikleri?

Toptan Ses, VoIP ve telefon numarası hizmetleri için MeraTalk'u kullanan binlerce işletmeye katılın.

Sıkça Sorulan Sorular