6 функцій VoIP, які можуть змінити малий бізнес

Досліджуйте MeraTalk VoIP рішення — створені для перевізників, торгових посередників і підприємств.

Малі підприємства завжди стикалися з недоліками комунікацій порівняно з більшими конкурентами. Корпоративні компанії могли дозволити собі спеціалізовані АТС з адміністраторами, чергами викликів і складною маршрутизацією викликів. Малі підприємства обходилися простими мобільними телефонами або простими стаціонарними телефонами.

VoIP повністю змінив це рівняння. Малий бізнес із п’ятьма працівниками тепер може працювати з тими ж комунікаційними функціями, що й підприємство з 500 співробітниками — за невелику частку вартості. Функції також не є розбавленими версіями; це одна й та сама технологія, яка надається через програмне забезпечення та хмару.

Проблема для власників малого бізнесу полягає в тому, щоб знати, яким функціям віддати перевагу. Цей посібник охоплює шість функцій VoIP, які забезпечують найбільш відчутний вплив на роботу малого бізнесу.

Автосекретар – це автоматизована система, яка відповідає на вхідні дзвінки та надає абонентам меню опцій. Це професійне голосове привітання, яке говорить: «Дякуємо, що зателефонували в Acme Corp. Натисніть 1 для продажу, натисніть 2 для підтримки, натисніть 3 для виставлення рахунків».

Чому це важливо для малого бізнесу

Добре налаштований автосекретар робить малий бізнес відомим і професійним із першого дзвінка. Клієнти, які дзвонять у компанію та чують чітке, організоване меню, одразу відчувають більшу впевненість щодо компанії, з якою вони мають справу.

Окрім перших вражень, автосекретар направляє дзвінки до потрібної особи, не потребуючи присутності секретаря. Підприємство з двох осіб може обробляти запити щодо продажів, підтримки та виставлення рахунків за одним телефонним номером — автосекретар виконує сортування.

• Обробляє дзвінки в неробочий час із спеціальним повідомленням у неробочий час.
• Перенаправляє термінові дзвінки служби підтримки на мобільні пристрої, навіть коли офіс закритий.
• Зменшує кількість пропущених викликів, спрямовуючи абонентів на голосову пошту, коли лінії зайняті.
• Виключає витрати на спеціалізованого секретаря для базової маршрутизації викликів.

Запис розмов записує звук вхідних і вихідних дзвінків і зберігає їх для подальшого перегляду. Сучасні системи VoIP автоматично записують дзвінки на основі встановлених вами правил — усі дзвінки, дзвінки на певні номери або дзвінки конкретних членів команди.

Чому це важливо для малого бізнесу

Запис дзвінків є потужним інструментом навчання та перевірки якості. Коли новий співробітник приєднується до вашої команди, записані дзвінки дозволяють їм почути, як досвідчені колеги розглядають заперечення клієнтів, пояснюють ціни чи розглядають скарги. Немає кращого навчального ресурсу, ніж справжні дзвінки.

Для відділів продажів записані дзвінки є сировиною для тренінгових розмов. Менеджери можуть слухати дзвінки разом зі своєю командою та визначати, де саме втрачаються можливості.

• Вирішуйте суперечки, переглядаючи, що саме було сказано під час дзвінка.
• Навчайте нових співробітників, використовуючи реальні взаємодії з клієнтами замість рольових ігор.
• Ведення записів щодо відповідності галузей нормативним вимогам.
• Визначте типові заперечення клієнтів і вдосконаліть повідомлення про продажі.

отримати віртуальні телефонні номери з прозорою оптовою ціною.

Голосова пошта на електронну пошту перетворює голосові повідомлення в аудіофайли (або текстові транскрипції) і доставляє їх безпосередньо до вашої скриньки електронної пошти. Замість того, щоб телефонувати для перевірки голосової пошти, ви отримуєте електронний лист із вкладеним записом.

Чому це важливо для малого бізнесу

Власники малого бізнесу рідко сидять за столом в очікуванні голосової пошти. Вони під час зустрічей, на клієнтських сайтах або в дорозі. Голосова пошта до електронної пошти гарантує, що жодне повідомлення не буде пропущено — термінові голосові повідомлення розглядаються з таким же пріоритетом, як і електронні листи, а не залишаються годинами без перевірки.

Якщо включено транскрипцію, ви можете прочитати вміст голосової пошти за лічені секунди, не натискаючи кнопку відтворення — це корисно під час зустрічей або в шумному середовищі, де прослуховування аудіо непрактично.

Найкращі методи налаштування

• Перенаправляйте голосові повідомлення до спільної папки "Вхідні" команди, щоб кілька людей могли переглядати їх і виконувати з ними дії.
• Використовуйте транскрипцію, щоб зробити повідомлення голосової пошти доступними для пошуку — корисно для перегляду запитів клієнтів через кілька тижнів.
• Налаштуйте сповіщення, щоб термінові голосові повідомлення викликали негайне сповіщення.

Інтеграція CRM підключає вашу систему VoIP до програмного забезпечення для керування взаємовідносинами з клієнтами, наприклад HubSpot, Zoho CRM, Salesforce або Pipedrive. Коли клієнт телефонує, його контактна інформація, історія покупок і попередні нотатки автоматично з’являються на екрані.

Чому це важливо для малого бізнесу

Інтеграція CRM усуває незручну проміжок між надходженням дзвінка та пошуком інформації про клієнта. Агенти вітають абонентів на ім’я, посилаються на їхні попередні замовлення та вирішують їхню проблему, не просячи їх повторити інформацію, яку вони вже надали раніше.

Після дзвінка взаємодія автоматично реєструється в CRM — без введення даних вручну, без пропущених додаткових приміток. Для малих підприємств, де кожен клієнт має значення, система CRM забезпечує такий рівень організації, створюючи справжню конкурентну перевагу.

• Автоматична реєстрація дзвінків: кожен дзвінок записується в часову шкалу CRM клієнта.
• Click-to-call: наберіть будь-який CRM-контакт безпосередньо з його запису, не вводячи номер.
• Спливаючий екран: відомості про клієнта з’являються миттєво, коли надходить вхідний дзвінок.
• Нотатки після дзвінків: додавайте підсумки дзвінків безпосередньо з інтерфейсу телефону.

Черга викликів розміщує абонентів у віртуальній черзі очікування, коли всі агенти зайняті. Замість того, щоб отримати сигнал «зайнято» та передзвонити, абоненти чують музику утримування або повідомлення про приблизний час очікування.

Чому це важливо для малого бізнесу

Пропущені дзвінки через зайняті лінії є одним із найпоширеніших способів втрати малими підприємствами клієнтів. Клієнт, який чує сигнал «зайнято», часто дзвонить конкуренту. Черга викликів утримує цього клієнта в системі, доки хтось не стане доступним.

Професійна музика утримання з періодичними повідомленнями — «Ти другий у черзі». Очікуваний час очікування становить дві хвилини. — повідомляє, що бізнес організований і цінує час клієнта, навіть якщо він чекає.

Більшість сучасних платформ VoIP дозволяють надсилати й отримувати текстові повідомлення (SMS) і мультимедійні повідомлення (MMS) за допомогою службовий телефон номер. Клієнти можуть надсилати текстові повідомлення на ваш основний робочий номер і отримувати відповіді з того самого номера, на який вони телефонують.

Чому це важливо для малого бізнесу

Текстові повідомлення стали улюбленим каналом спілкування для багатьох клієнтів, особливо для підтвердження записів, оновлення замовлень і швидких запитань. Пропонуючи SMS на ваш бізнес-номер, ви усуваєте проблеми: клієнтам не потрібно шукати окремий номер мобільного телефону чи використовувати інший додаток.

Службові SMS також розділяють робочі та особисті повідомлення. Співробітники відповідають на текстові повідомлення клієнтів із номера компанії через додаток VoIP, не повідомляючи свій особистий номер мобільного телефону.

Практичне використання SMS для бізнесу

• Нагадування про зустріч, щоб зменшити кількість неявок.
• Підтвердження замовлень і оновлення доставки для компаній електронної комерції.
• Швидкі відповіді служби підтримки клієнтів на прості запити.
• Подальші повідомлення після дзвінка з продажу.

Самі функції є зрілою технологією; більшість проблем розгортання виникають через вибір конфігурації, а не програмне забезпечення. Кілька помилок виникають знову і знову, коли невеликі команди вмикають свою нову телефонну систему.

• Надбудовані телефонні меню: автосекретар із сімома параметрами та вкладеними підменю розчаровує абонентів. Два чи три чітких варіанти перевершують складне дерево.
• Запис без розголошення: правила запису розмов залежать від штату, а деякі вимагають сповіщення обох сторін. Увімкніть вбудоване оголошення, а не вгадування.
• Голосова пошта направляється в одну скриньку «Вхідні»: якщо повідомлення надходять лише на електронну пошту власника, вони зупиняються щоразу, коли ця особа зайнята. Спільні папки "Вхідні" забезпечують передачу відповідей.
• Пропуск кроку зіставлення CRM: інтеграції сяють лише тоді, коли записи контактів чисті. Дедуплікуйте CRM перед підключенням до телефонної системи.
• Немає плану відновлення після відмови: трапляються збої в Інтернеті. Налаштуйте мобільну переадресацію в перший день, а не після першого пропущеного ранкового дзвінка.

Для кожного з них потрібні хвилини, щоб виправити під час налаштування, і години, щоб виправити їх після того, як клієнти вже зіткнулися з проблемами. Більше див CRM система.

Одночасне ввімкнення всіх шести функцій звучить ефективно, але поетапне розгортання забезпечує кращу адаптацію. Правильний порядок залежить від того, де бізнес відчуває біль в першу чергу. Компанія, яка пропускає дзвінки, повинна починатися з автосекретаря та черги викликів, оскільки ці два напряму рятують дохід, який зараз надходить. Бізнес, який потопає в подальшому хаосі, отримує більше від інтеграції CRM і голосової пошти до електронної пошти, які організовують наслідки кожної розмови.

Практичний підхід полягає в тому, щоб вибрати одну функцію на тиждень: налаштувати її, поінформувати команду та спостерігати за реакцією клієнтів, перш ніж додавати наступну. Це зберігає легкість у навчанні та робить очевидним, яка зміна призвела до покращення. Запис дзвінків і бізнес-SMS добре працюють разом із пізнішими доповненнями — запис стає більш цінним, коли кількість дзвінків протікає через належну маршрутизацію, а надсиланням текстових повідомлень найпростіше керувати після того, як команда освоїться зі спільними звички нової системи вхідних повідомлень.

Готовий почати роботу VoIP є особливостями малого бізнесу?

Приєднуйтесь до тисяч компаній, які використовують MeraTalk для оптових послуг голосового зв’язку, VoIP і телефонних номерів.

Часті запитання