Віртуальний номер телефону для малого бізнесу: повний посібник із налаштування

Віртуальний номер телефону для малого бізнесу — це бізнес-лінія, яка повністю працює через Інтернет — ні фізичної телефонної лінії, ні SIM-картки, ні апаратного забезпечення стаціонарного телефону. Дзвінки направляються через хмарну платформу на будь-який пристрій: смартфон, ноутбук, планшет або телефон VoIP. Для малого бізнесу або індивідуального власника він надає професійну окрему бізнес-лінію за невелику частку вартості традиційної телефонної системи — і не дозволяє робочим дзвінкам використовувати ваш особистий номер.

Віртуальні телефонні номери тепер є вибором за умовчанням для малого бізнесу. Нове підприємство надає місцевий міський номер у перший день без підписання договору оренди. Команда з двох осіб має спільний бізнес-номер, який дзвонить на обидва телефони. Фрілансер підтримує професійну лінію, яка пересилає на його мобільний. У цьому посібнику описано, як працюють віртуальні телефонні номери, які доступні типи, скільки вони коштують і як малий бізнес може створити їх сьогодні.

Потрібен робочий номер телефону? Отримайте номер MeraTalk за лічені хвилини, контракт не потрібен.

A віртуальний номер телефону – це номер телефону, який не прив’язаний до конкретної телефонної лінії чи фізичного розташування. Коли хтось дзвонить на віртуальний номер, хмарна платформа направляє виклик через Інтернет на будь-який пристрій або програму, налаштовану для дзвінка, — смартфон, настільний програмний телефон, вкладку браузера або традиційний настільний телефон VoIP.

На відміну від традиційних стаціонарних телефонів, віртуальні телефонні номери не мають географічної прив’язки. Підприємство в Остіні може надати номер коду міста Нью-Йорк 212, щоб абоненти, що телефонують у Нью-Йорку, відображалися як місцеві. Індивідуальний консультант може мати професійний безкоштовний номер 800, який переадресовує на його особистий мобільний телефон. Команда з 10 осіб може поділитися одним бізнес-номером з автосекретарем, який направляє абонентів до потрібної особи.

• Фізичне обладнання не потрібне — дзвінки надходять на смартфони, комп’ютери чи програмні телефони
• Географічна гнучкість — надання будь-якого коду міста США незалежно від місцезнаходження підприємства
• Миттєве надання — нові номери стають активними за хвилини, а не за дні
• Повні функції АТС — голосова пошта, переадресація, автосекретар, IVR, запис розмов
• Ваги миттєво — додавайте або видаляйте номери та користувачів без відвідування технічного спеціаліста

Віртуальні телефонні номери для бізнесу бувають кількох типів, кожен з яких підходить для різних цілей. Вибір правильного типу впливає на те, як абоненти сприймають ваш бізнес і щомісяця ви платите.

Локальні віртуальні номери

Місцеві віртуальні номери використовують код географічного регіону — 212 для Нью-Йорка, 415 для Сан-Франциско, 312 для Чикаго. Вони сигналізують про місцеву присутність абонентам на цьому ринку. Дослідження незмінно показують вищу частоту відповідей для місцевих номерів порівняно з незнайомими кодами регіонів. Ідеально підходить для підприємств, орієнтованих на конкретне місто чи регіон.

Безкоштовні віртуальні номери

Безкоштовні віртуальні номери (800, 888, 877, 866, 855, 844, 833) дозволяють абонентам зв’язатися з вами безкоштовно. Вони сигналізують про присутність на національному чи корпоративному рівні. Ідеально підходить для ліній підтримки клієнтів, національних продажів і компаній, які хочуть виглядати відомими.

Марнославні номери

Марнославні номери означають слово або фразу: 1-800-КВІТИ, 1-800-ЛІКАРИ. Вони є безкоштовний дзвінок числа з запам'ятовуваним малюнком цифр. Ідеально підходить для впізнаваності бренду та рекламних кампаній, коли абоненти повинні запам’ятати номер.

Міжнародні віртуальні номери

Міжнародні віртуальні номери дають підприємствам локальну присутність в інших країнах. Американська компанія може мати британський номер 020 у Лондоні, канадський номер 416 у Торонто або номери в 50+ інших країнах — усі вони дзвонять своїй команді в США через хмару.

Віртуальні телефонні номери використовують технологію Voice over IP (VoIP) для передачі голосових дзвінків у вигляді пакетів даних через Інтернет. Коли абонент набирає ваш віртуальний номер, його виклик надходить у комутовану телефонну мережу загального користування (PSTN), направляється на сервери вашої платформи хмарного телефону, а потім доставляється через Інтернет на ваш зареєстрований пристрій.

Весь процес відбувається менше ніж за секунду. Абонент чує звичайний дзвінок. Ви отримуєте звичайний вхідний дзвінок на свій смартфон або комп’ютер. Єдина відмінність від традиційного дзвінка полягає в тому, що голосові дані передаються як інтернет-пакети, а не аналогові сигнали по мідному дроту.

Сучасні хмарні платформи додають інтелект на додаток до цієї базової маршрутизації. Автосекретарі відтворюють вітальні меню. Системи IVR маршрутизують абонентів за відділами. Черги викликів утримують абонентів, доки агент не буде доступний. Правила робочого часу спрямовують дзвінки в неробочий час на голосову пошту. Усе це працює в хмарі — локальне обладнання не потрібне.

Отримайте віртуальні номери телефонів для свого бізнесу — налаштуйте їх за лічені хвилини.

Не всі постачальники віртуальних телефонних номерів однакові. Оцінюючи варіанти для вашого бізнесу, віддайте пріоритет таким характеристикам:

• Перенесення номерів — перенесіть наявний бізнес-номер на нову платформу
• Якість голосу HD — підтримка кодека G.722 або Opus для кристально чистих дзвінків
• Автосекретар та IVR — професійна маршрутизація викликів без адміністратора
• Мобільні та настільні програми — дзвоніть на смартфони та комп’ютери одним номером
• Голосова пошта на електронну пошту — отримуйте транскрипції голосової пошти у свою папку "Вхідні".
• Запис дзвінків — для відповідності, навчання та гарантії якості
• Можливість SMS/тексту — ділові текстові повідомлення з того самого номера, з якого ви телефонуєте
• 99,9% безвідмовної роботи за угодою про рівень обслуговування — надійність корпоративного рівня з резервною інфраструктурою
• Прозорі тарифи за хвилину — особливо якщо ваша команда здійснює велику кількість дзвінків

MeraTalk надає всі ці функції з прозорим оптовим ціноутворенням, наданням номерів у всіх кодах регіонів США та підтримкою місцевих номерів у понад 50 країнах. Плани починаються без довгострокових контрактів.

Ціни на віртуальний номер телефону значно відрізняються залежно від постачальника та структури плану. Більшість провайдерів стягують щомісячну плату за номер плюс тарифи за хвилину вихідних дзвінків. Деякі об’єднують необмежену кількість дзвінків у фіксовану місячну ціну за місце.

Місцеві віртуальні номери зазвичай коштують від кількох доларів на місяць. Безкоштовні номери мають дещо вищі тарифи за хвилину, оскільки провайдер покриває вартість вхідних дзвінків. За приватні номери може бути одноразова вартість придбання, якщо номер уже використовується іншою компанією.

Для компаній із великою кількістю дзвінків — відділів продажів, центрів підтримки, центрів вихідного виклику — постачальники оптових тарифів, такі як MeraTalk, пропонують значно нижчі ціни за хвилину, ніж роздрібні постачальники VoIP. Економія швидко зростає в масштабі. Команда, яка робить 10 000 хвилин на місяць за оптовими тарифами порівняно з роздрібними тарифами, щомісяця суттєво економить.

Порівнюючи провайдерів, розрахуйте загальну вартість: щомісячна плата за номер плюс очікувані хвилини за вихідною ціною. Не порівнюйте лише базові ціни — для більшості активних компаній тарифи за хвилину важливіші, ніж місячна плата за номер.

Налаштування віртуального номера телефону для бізнесу займає менше 10 хвилин із сучасною хмарною телефонною платформою. Кроки такі:

1. 1Виберіть тип номера (місцевий код міста, безкоштовний або марний) і знайдіть доступні номери
2. 2Виберіть план, який відповідає вашим вимогам до обсягу викликів і функцій
3. 3Налаштуйте маршрутизацію викликів: який пристрій або учасник команди приймає виклики та в якому порядку
4. 4Налаштуйте привітання автосекретаря та правила робочого часу
5. 5Завантажте програму для мобільного або настільного комп’ютера та протестуйте вхідний дзвінок
6. 6У разі перенесення існуючого номера надішліть запит на перенесення з даними поточного облікового запису оператора

Перенесення номера — перенесення наявного корпоративного номера до нового постачальника — зазвичай займає 2–5 робочих днів. Під час перенесення ваш номер залишається активним у старого оператора. У день завершення перенесення виклики починають маршрутизуватися через нову платформу без простою. Шукайте доступні віртуальні телефонні номери для вашого бізнесу на meratalk.com.

Кожен дзвінок, який стосується хмарного номера, залишає слід даних, і цей слід є однією з найбільш маловикористаних переваг відходу від традиційних телефонних ліній. Інформаційна панель платформи записує, коли надходять дзвінки, як довго чекають абоненти, хто відповів, скільки тривали розмови та, що важливо, на які дзвінки взагалі не відповідали. Традиційний стаціонарний телефон не пропонує нічого з цього.

Регулярно переглядаючи ці звіти перетворюються на оперативні рішення. Група пропущених дзвінків в обідню перерву є аргументом для перерв у шаховому порядку або переповнення групи виклику. Довгий час дзвінка на ринковій лінії може означати, що її скеровують занадто мало людей. Повторні дзвінки протягом дня часто сигналізують про проблему, яку не вдалося вирішити з першого разу. Корисні показники, які слід спостерігати, включають: Додаткову інформацію див Голос через IP (VoIP).

• Answer rate — частка вхідних дзвінків, що доходять до живої людини
• Середній час для відповіді, що відстежується за годинами та днями тижня
• Пропущені та покинуті виклики з реєстрацією зворотних викликів
• Тенденції тривалості розмов за членами команди або відділами

Надання хмарного номера займає кілька хвилин, тому етапи налаштування пропускаються. Найпоширенішим недоглядом є залишення маршрутизації в стані за замовчуванням — кожен дзвінок надходить на один пристрій без перемикання — тому один телефон із вимкненим звуком означає втрату клієнтів. На другому місці – вітання голосової пошти-заповнювача, яке тихо підриває професійну присутність.

• Налаштуйте ланцюг відновлення після відмови: основний пристрій, потім колега або група виклику, а потім голосова пошта
• Запишіть правильне привітання з назвою компанії та встановіть окреме повідомлення в неробочий час
• Установіть правильний часовий пояс, перш ніж правила робочого часу запрацюють — неправильний пояс надсилає абонентів, що дзвонять, на голосову пошту
• Зареєструйте точну адресу для вимог щодо розташування екстреного виклику
• Здійснюйте тестовий виклик із зовнішнього телефону після кожної зміни маршруту, а не лише під час початкового налаштування

П’ятнадцять хвилин навмисної конфігурації в перший день запобігає більшості проблем із підтримкою, про які нові користувачі повідомляють у перший місяць.

Готовий почати роботу віртуальний номер телефону для малого бізнесу?

Приєднуйтесь до тисяч компаній, які використовують MeraTalk для оптових послуг голосового зв’язку, VoIP і телефонних номерів.

Часті запитання